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第7章


第7章 使用数据透视表 和图表
数据透视表是从Excel数据库中产 生的一个动态汇总表格,它具有强大的 透视和筛选功能,在分析数据信息时经 常使用;而利用Excel图表可以直观地 反映工作表中的数据,方便用户进行数 据的比较和预测。

本章内容提要

数据透视表 图表应用

7.1 数据透视表

据透视表是一种对大量数据快速汇总 和建立交叉列表的交互式表格,用户可以旋 转其行或列以查看对源数据的不同汇总,还 可以通过显示不同的行标签来筛选数据,或 者显示所关注区域的明细数据,它是Excel 强大数据处理能力的具体体现。

7.1.1 创建数据透视表
要创建数据透视表,首先要在工作表中创建数 据源,然后指定创建位置,最后设置字段布局。 为确保数据可用于数据透视表,在创建数据源时需 要做到如下几个方面: ?删除所有空行或空列。 ?删除所有自动小计。 ?确保第一行包含各列的描述性标题,即列标签。 ?确保各列只包含一种类型的数据(例如,一列中 是文本,另一列中是数值),而不能是文本与数字 的混合。

下面创建一个按产品分类的数据透视表。

7.1.2 编辑数据透视表
1.交换数据透视表行、列字段
下面来交换按产品分类查看的数据透视表的 行、列字段位置。

2.向数据透视表添加或删除字段
下面在列区再添加一个字段“产量”。

按住鼠标左键将 “产量”拖到列区 域 若要删除字段,只需将 字段拖出工作表即可。

3.显示或隐藏数据

只显示负责人 “胡海”和 “刘琼”的数 据

只显示“产 品A”和“产 品B”的数据 信息

选中汇总行的 任意单元格

隐藏汇总 行信息

4.移动数据透视表
移动数据透视表是将数据透视表从一个工作 簿移动到另一个工作簿中,或从一个工作表移动 到另一个工作表中。
单击“常用”工 具栏中“剪切” 按钮,然后切换 到其他工作簿或 工作表中,单击 要放置数据透视 表的位置,再单 击“常用”工具 栏中的“粘贴” 按钮。

7.1.3 设置数据透视表报告格式

若要取消数据透视表的 报告格式,可再次打开 “自动套用格式”对话 框,然后单击“传统数 据透视表”项并确定即 可

7.1.4 更改数据透视表的数据源
建立数据透视表后,它并不是一成不变的,用户可以 修改其中的数据,但是不能直接在数据透视表中修改。因 为数据透视表是基于数据清单的,它和数据清单是链接关 系,如果要改变数据还要回到数据清单中进行。例如,要 将“王明”第一季度产品A的产量修改为“350”,然后将 修改后的数据反映到数据透视表中,操作步骤如下。

综合实例——对销售报表中的 数据进行透视分析
下面我们通过创建 如图所示的数据透视表, 来熟悉一下数据透视表 的创建和编辑方法。先 创建按部门查看各书号 销售数量的数据透视表, 然后对其进行编辑,如 进行行、列字段位置互 换,将其变为按书号查 看的数据透视表,再将 “折扣”字段添加到 “行”区域,并将“折 扣”大于或等于0.7的数 据显示。
具体操作步骤见视频7-1

7.2 图表应用
7.2.1 图表类型与组成元素
Excel 2003的图表类型从大类上可以分为标准类型和自 定义类型。标准类型包括柱形图、条形图、折线图、饼图、 XY散点图和面积图等14种;自定义类型则有彩色堆积图、 彩色折线图、带深度的柱形图和对数图等20种。

1.标准图表类型
?柱形图:用于显示一段时间内的数据变化或显 示各项之间的比较情况。在柱形图中,通常沿水 平轴组织类别,而沿垂直轴组织数值。 ?条形图:显示各个项目之间的比较情况。 ?折线图:可以显示随时间而变化的连续数据, 非常适用于显示在相等时间间隔下数据的趋势。 在折线图中,类别数据沿水平轴均匀分布,所有 值数据沿垂直轴均匀分布。 ?饼图:显示一个数据系列中各项的大小与各项 总和的比例。饼图中的数据点显示为整个饼图的 百分比。

?XY散点图:显示若干数据系列中各数值之间的 关系,或者将两组数绘制为xy坐标的一个系列。 ?面积图:强调数量随时间而变化的程度,也可用 于引起人们对总值趋势的注意。 ?圆环图:像饼图一样,圆环图显示各个部分与整 体之间的关系,但是它可以包含多个数据系列。 ?雷达图:比较若干数据系列的聚合值。 ?曲面图:显示两组数据之间的最佳组合。 ?股价图:经常用来显示股价的波动。 ?气泡图:排列在工作表列中的数据可以绘制在气 泡图中。
对于大多数图表,如柱形图和条形图,可以将工作 表的行或列中排列的数据绘制在图表中,而有些图形类 型,如饼图和气泡图,则需要特定的数据排列方式。

2.自定义图表类型
自定义图表类型与标准图表类型很相近,但 包含了许多附加的格式和图表的内容。它们主要 是通过图表的颜色、形状等方面的变化来对图表 做进一步的修饰。当选择某个自定义类型图表时, 对话框右侧会直接显示出相应的图表预览效果。 此外,用户也可以将自己创建的图表设置为自定 义图表类型,以便日后使用。

3.图表组成元素

7.2.2 创建图表
要创建图表,首先要在工作表中输入用于创 建图表的数据,然后使用“图表”工具栏或“图 表向导”创建。

1.使用“图表”工具栏创建

2.使用“图表向导”创建
下面使用“图表向导”创建一个包含图表标 题等信息的独立销售柱形图表。

7.2.3 编辑图表
1.移动图表
?工作表内的移动
在工作表内移动图表(此图表必须是嵌入式图表) 的操作非常简单,将鼠标指针指向图表区的空白处,按 下鼠标左键轻轻移动,此时鼠标指针变成十字箭头 形 状,将图表拖到工作表合适的位置后松开鼠标左键。

?工作表间的移动 要在工作表间移动图表,可右击图表,在弹出的快 捷菜单中单击“位置”命令,打开“图表位置”对话框, 在“作为其中的对象插入”下拉列表中选择目标工作表, 然后单击“确定”按钮,即可将图表移动到目标工作表 中。

也可以在选中图表后,利用 “剪切”和“粘贴”命令, 将图表移动到目标工作表中。

2.向图表中添加新的数据
?向图表工作表中添加数据 若要向图表工作表中添加数据,直接将工作表 中的数据复制并粘贴到图表中即可。

?向嵌入式图表中添加数据 要将数据添加到嵌入式图表中,一般情况下使 用拖动方式。如果嵌入式图表是从非相邻选定区域 生成的,则使用复制和粘贴命令。

3.删除图表中的数据
对于没必要在图表中出现的数据,可以将其从图 表中删除。删除图表中的数据可以同时删除工作表中 对应的数据,也可以保留工作表中的数据。 要同时删除工作表和图表中的数据,可在工作表 中直接删除不需要的数据,图表就会自动更新。

若要删除图表中的数据,而不改变工作表中的 数据,操作步骤如下。
选中要删除的数据系 列,按【Delete】键 或选择“编辑”>“清 除”>“系列”菜单

图表中的数据被 删除,工作表中 的数据保持不变

4.设置组合图表
在Excel中,组合图表指的是在一个图表中 包含两种或两种以上的图表类型。下面我们为创 建好的图表设置组合图表。

7.2.4 格式化图表
1.设置图表区格式

右击选择

2.设置绘图区格式

右击选择

3.设置图例项格式

右击选择

4.设置坐标轴格式

双击

双击

7.2.5 添加趋势线
所谓趋势线是指穿过数据点的直线或曲线,其中数 据点由分析相关资料得来。通过添加趋势线可以揭示数 据背后的规律,弄清其中的关系和趋势,以便及时指导 实际工作。

1.为数据系列添加趋势线

2.格式化趋势线

右击选择

综合实例——创建业绩统计图表
下面以创建业绩统计图表为例,练习图表的创建、 编辑与格式化方法。首先创建一个独立式带图表标题的 分离型三维饼图,然后再对图表区、图表标题和数值系 列进行格式化操作。
具体操作步骤 见视频7-2


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