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各部门职责和基本管理制度


湖南中铭置业有限公司

各部门职责和基本管理制度
公司“章程”和股东会“决议”授权公司经理层实施项目的开发 建设和经营管理,根据公司实际情况,制定各部门工作职责和基本管 理制度。

一、公司工作部门及岗位设置
(一)经理室 2 人,其中总经理 1 人,副总经理(常务)1 人; (二)综合部 4 人,其中部门负责人(兼文秘

)1 名,内勤管 理员 1 名,文员 1 名,炊事员 1 名; (三)财务部 2 人,其中部门负责人(兼会计)1 名,出纳员 1 名; (四)工程部 3 人,其中部门负责人(兼总工)1 名,工程技 术员 2 名; (五)营销(招商)部 部门负责人 1 名,策划及销售员根据需 要另行招聘。

二、总经理及各部门工作职责
(一)总经理工作职责
总经理负责主持公司全面工作,副总经理(常务)协助总经理工 作。具体职责: 1、组织实施公司股东会批准的经营决策方案,主持项目的开发、 建设和经营管理; 2、组织实施项目的开发计划和投资方案; 3、拟订公司内部管理机构和岗位设置方案; 4、拟订公司的基本管理制度; 5、制定公司的具体规章; 6、公司股东会授予的其他职责。

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(二)综合部工作职责
1、负责公司印鉴、公文、合同、劳动、人事、财产、档案、后 勤等内勤、内务管理和服务工作; 2、负责公司与政府及职能部门的工作联系,协调公司与相关单 位之间的关系; 3、负责公司文秘和会议、活动、仪式等组织工作; 4、负责办理项目立项、报建、工程综合验收和产权初始登记等 开发建设的相关手续; 5、公司经理交办的其他工作。

(三)财务部工作职责
1、执行国家财务会计制度和公司财务管理制度,遵守财经纪律; 2、审核各项费用,降低工程成本,提高公司经济效益; 3、统筹合理安排资金,进行销售跟踪管理,确保销售资金按时、 足额回笼; 4、按公司财务审批程序,搞好会计核算,按时编制会计报表, 为股东会提供各种财务数据; 5、协调银行关系,做好融资工作; 6、协调税务关系,做好税收申报和缴纳工作; 7、公司经理交办的其他工作。

(四)工程部工作职责
1、负责工程合同和工程预决算、进度款拨付方案等的制定和初 审工作; 2、负责施工现场的监督管理,随时掌握工程质量和工程进度, 发现问题及时解决; 3、协调项目参建各方之间以及相邻单位之间的关系,为项目创 造文明和谐的施工环境; 4、搞好工程资料的收集整理,做好施工日志和隐蔽记录,按程 序及时完善相关经济签证, 随时向领导和相关部门提供各项数据和资 料; 5、督促施工单位牢固树立安全防范意识,严格操作规程,消除 各类安全隐患,确保施工安全; 6、公司经理交办的其他工作。
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(五)营销(招商)部门工作职责 营销(招商)
1、组织实施公司确定的营销策划和招商方案; 2、负责项目营销广告宣传,树立公司对外形象; 3、负责市场调查,随时掌握政策变化和市场动态,对营销策划 和招商提出合理化建议; 4、负责项目产权面积的销售、租赁和招商,会同财务部门办理 银行按揭等相关手续,确保销售资金按时、足额回笼; 5、负责办理销售、租赁、招商合同和分户产权转移登记; 6、公司经理交办的其他工作。

三、基本管理制度
(一)行政管理制度
1、印鉴管理 、 (1)公司印鉴由综合部管理,其管理的印鉴包括:公司行政章、 合同专用章、财务专用章、发票专用章、执行董事和总经理职章。 (2)公司的行政印鉴按审批程序使用。未经公司执行董事、总 经理或授权副总经理最终签署的公文、 函件一律不得使用公司行政印 章和执行董事、 总经理职章。 凡盖有公司印章的公文、 函件须留原件, 一般公文、函件留 1 份,重要文件、函件留 2 份。 (3)公司的“合同专用章”只对公司执行董事或授权总经理、 副总经理签字后的“合同”“协议”使用。 、 (4)公司的“财务专用章”只对预支、结算、办理转帐与支现、 财务会计报表、资信证明、信贷申请、财务公函使用。凡担保性质的 文函不得使用“财务专用章” ,特殊情况须经公司全体股东签字后方 可使用。 (5)公司的“发票专用章”只限结算票据和税务统一的收款收 据使用。 (6)公司的行政印章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、 执行董事和总经理职章必须在公司申请注册登记的工商行政管理部 门备案,未经公司许可和备案刻制的印章均属非法。 2、公文管理 、
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(1)本制度所指“公文”范围: (1)以公司名义发出、加盖公 司行政印章和执行董事、 总经理职章的行政文书; 外来行政文书, (2) 包括各级政府 (含房地产协会) 发出的文件、 公函和相关业务部门 (单 位)的信函、传真、电报、电子邮件等。 (2)以公司名义发出的行政公文由经办部门起草,综合部核稿、 打印和填写《公文签发单》 ,报公司总经理或授权常务副总经理签发。 一般公文由公司授权常务副总经理签发, 重要公文由公司总经理审阅 后签发。 (3)外来公文由综合部负责签收,填写《公文签收批阅单》后 呈送领导阅批,一般公文呈常务副总经理阅批,重要公文呈送总经理 阅批。 (4)总经理因故出差或请假期间,公司公文由总经理授权常务 副总经理签发和批阅,重要公文须通过通讯、通话或传真等方式报总 经理同意后由常务副总经理签发。 (5)以公司名义发出的公文和外来公文,由档案管理员分别作 “发文”和“来文”登记,连同《公文签发单》和《公文签收批阅单》 统一编号和存档。 (6)领导阅批后的公文凡须公司职能部门承办的事项,档案管 理员做好“来文”登记后,将公文送至承办部门,并作“发文”登记, 有关事项办理完毕后,将公文退还档案室存档。 (7)凡调阅存档公文,须经综合部负责人同意,并办理临时借 阅手续,注明借阅人姓名、公文名称、文号和归还日期等。 3、 合同》管理规定 、 合同》 《合同 《 (1)本制度所指“合同”包括项目开发建设和经营管理过程中 以公司名义对外签订的业务“合同”及“补充合同” (含“协议”“意 、 向协议”“补充协议”。 、 ) (2)公司签订的所有合同必须符合《合同法》 。 (3)公司签订“合同” ,由相关部门负责协商和起草, “格式合 同”由相关部门负责协商和填写,经办部门负责人签字,综合部审核 后报公司领导审批,公司执行董事授权总经理、常务副总经理签字后 加盖公司“合同专用章” ,留存正本一式 2 份。 (4) “合同”签订后,经办人应随即将留存的“合同”正本 1 份 交档案室存档,1 份交财务部。因部门工作需要使用存档“合同” ,
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经综合部负责人同意后制作复印件。 (5)存档“合同”原则不外借,确须借用经常务副总经理审查 同意,并办理借用登记手续,注明借用人和批准借用人姓名、 “合同” 名称、用途及归还日期,用后及时归档。

4、员工食堂管理 、员工食堂管理 (1)员工食堂只限公司员工和业务往来客人用餐,每天供应早、 中、晚三餐。 (2)员工就餐实行登记制,由食堂工作人员负责在《员工就餐 登记表》上打“√” ;客人用餐实行餐票制,由综合部发给盖有公司 印章的“客餐票” 。 (3) 员工伙食费标准按每人每天 10 元计收, 其中公司补贴 6 元, 员工个人出资 4 元(煤、气、水、电费由公司额外补贴) 。早餐 2 元, 中、晚餐各 4 元。每月终了由综合部管理员会同食堂工作人员汇总, 并与用餐员工核实,综合部负责人审核签字后,财务部报销员工补贴 和客餐费,员工个人应承担的餐费从其次月工资中扣除。 (4)食堂开餐时间,5 月 1 日至 10 月 31 日:早餐 7:30,中餐 12:00,晚餐 18:00;11 月 1 日至来年 4 月 30 日:早餐 7:30,中 餐 12:00,晚餐 17:30. (5)食堂工作人员要牢固树立“以人为本”的思想和对工作高 度负责的精神办好员工食堂,尽可能让员工吃饱、吃好,注意饮食卫 生和饮食质量, 保持食堂及餐桌、 餐具清洁, 餐具每餐消毒并使用 “公 筷” ,不得烹饪、供应霉烂变质和有毒食物,如发生食物中毒事故将 追究有关人员责任。 5、公共卫生管理 、 (1)公共卫生区包括办公室、会议室、接待室、员工食堂。 (2)各部门办公室卫生由各部门自行负责,指挥部、执行董事、 总经理、常务副总经理办公室、公司会议室和接待室的日常卫生由综 合部负责,员工食堂卫生由食堂工作人员负责。 (3) 星期一至星期五上午 8: 00——8: 为各办公室清扫时间, 10 下午上班之前 10 分钟为各办公室清理时间, 周末下午为大扫除时间。 (4)员工要养成良好的生活习惯和卫生习惯,不随地吐痰,不
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乱丢果皮纸屑杂物,不乱堆乱放,要求办公设施及用具摆设划一,办 公用品放置整齐,文件、资料随时入屉(柜) ,地板、门窗、墙壁及 办公室桌椅保持清洁明亮。 6、考勤及请假和销假 、 (1)各部门工作人员(工程部除外)实行坐班制。员工应自觉 遵守劳动纪律,按时上下班,不无故缺勤。凡无故缺勤者,每缺勤一 天扣发当事人一天的基本工资。 特殊情况加班经公司认定补发当事人 一天基本工资的加班费。 (2)员工在本市范围内办事,应告知本部门负责人,部门负责 人外出办事,应告知总经理或综合部。 (3)员工离开本市或去外地出差办事,应打开手机,或将住处 电话告知本部门人员,以便进行工作联系。 (4)因公、因事人员返回岗位后应及时销假并汇报有关情况。 (5)员工因私事请假,一天之内由部门负责人批准,超过一天 者由公司领导批准。 (6)员工申请长假的假期以病假 15 天,婚、丧假 7 天,事假 5 天(以上假期不含法定假日)为限,在此期限内留岗并发给本人基本 工资,超过上述期限予以辞退。 (7)员工请假离岗期间,其岗位工作由部门负责人安排人员顶 替,不得影响部门工作的正常运转。 (8)考勤以月为单位。考勤时间为每天上午 8:00,下午 2:30 分。各部门负责考勤,综合部汇总。

(二)财务管理制度
1、资产管理 、 (1)货币资金的控制原则:严格职责分工,形成严密的内部牵 制制度,不得由一人办理货币资金的全过程,银行预留印鉴和与货币 相关的票据必须分开管理。交易分开,防止将现金收入直接用于现金 支出的坐支行为。 (2)现金管理。借支及结算 1000 元以下的可支付现金,除此外 一般不得支付现金。 坚持收支两条线, 收到的现金必须及时送存银行, 不得坐支。现金收支依据合法的原始凭证办理。每日终了,出纳必须
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登记有关现金日记账并清点核对现金, 做到帐实相符, 不得白条抵库。 财务部定期或不定期对现金进行盘点,编制现金盘点报告,如有盈亏 及时查明原因并报告领导妥善处理。 (3)银行存款管理。按国家有关规定开设基本存款帐户和一般 存款帐户, 基本存款帐户提取现金, 一般存款帐户办理转帐结算业务。 对银行存款日清月结, 掌握存款余额, 不得开具空头支票和远期支票。 每月终了,根据银行存款帐与银行对帐单相核对,及时清理未达帐, 编制银行存款额调节表。 (4)备用金管理。 “备用金”是指零星采购费和需要随身携带的 业务招待费及其他临时支出等用来周转的资金。借支备用金,由申请 人填写“借支单” ,部门负责人签字,常务副总经理、总经理批准, 到财务部办理借支手续。负责零星办公用品、材料采购的部门可借支 备用金 2000 元,招待应酬较多的部门可借支备用金 3000 元,员工食 堂可借支备用金 2000 元——3000 元。备用金使用完后,凭审核批准 的费用报销单据到财务部办理报账手续。如借支人工作单位(岗位) 未发生变化,其借支的备用金可连续使用至每年 12 月 20 日前归还, 借支员工离职、离岗必须归还备用金,否则,从其工资中扣除。为保 证备用金的安全,借支备用金批准人负担保连带责任,部门负责人为 第一责任人,备用金不能归还时,从第一责任人开始依次追索,直至 扣完为止。 (5)应收账款管理。应收账款主要指因销售形成的债权,如应 收合同款、按揭贷款(已办按揭客户不能按期交纳按揭款而由公司代 付按揭款项) 。营销部应建立销售合同管理登记台帐,及时准确地反 映应收款情况。对营销人员建立成交合同按期收款责任制,如该营销 员离职,营销部另指定他人接管,相应的权利和义务一同转移。财务 部接到银行转来的拖欠按揭款人员名单时, 应及时通知并配合营销部 催收按揭欠款。对多次催收欠款无效的客户,营销部提出名单,财务 部核准后交公司研究处理。 (6)开发产品管理。开发项目达到预售状态时,营销部将应销 房屋平面图和编号、面积、销售价格等资料交财务部进行财产登记。 每月最后一天财务部与营销部核对销售情况。每月 10 日前财务部编 制空置房清单(已签“购房合同”视为销售) 。已按合同约定交清全 部款项的客户方可办理房屋交付使用手续。 (7)固定资产管理。购置生产经营设备、器具、办公设备等固
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定资产必须签订合同。固定资产到货后,由综合部与使用部门组织验 收,综合部编制“验收单”验收签字,同时编制“出库单” ,由使用 部门负责人签字, 经常务副总经理、 总经理审批后办理费用报销手续。 综合部对财产进行编号、登记,建立实物台帐。固定资产在公司内部 转移,由综合部统一调整,填写固定资产内部“转移单” ,转移和被 转移部门负责人认可, 并将其中一联 “转移单” 交给财务调整财务帐。 每年 12 月 1 日,由综合部牵头,对公司固定资产进行全面清理。12 月 10 前将清查表交给财务部。在清查过程中发现盘盈、盘亏情况, 应查明原因,作出处理,并将处理意见交财务部作相关账务处理。 2、资金管理 、 (1)资金管理原则。公司股东会审定开发项目各项资金的收支 预算、使用计划,监督资金的使用情况,决定公司的借贷及其他方面 的重大决策。公司总经理组织实施项目开发计划和投资方案。财务部 履行资金管理职能,负责办理资金使用和审查的日常工作。 (2)资金支出的审批与管理。资金支出由使用部门提出,部门 负责人审核,经常务副总经理、总经理审批,重大事项支出,报执行 董事同意。 (3)付款程序。各部门发生的日常费用,经办人按实填写“费 用报销单” ,部门负责人审核,经常务副总经理审核批准、签字后报 销;预付工程款及工程进度款由工程部根据“合同”及工程进度填写 “付款通知单” ,工程监理人员和工程部负责人审核,由常务副总经 理审核批准、总经理签字同意后付款;工程结算款根据“合同”及验 收合格手续填写“汇款通知单” ,工程监理人员和工程部负责人审核, 财务和审计部门会审后报常务副总经理和总经理审批。 (4)借贷与担保。公司对外借贷及担保必须经股东会同意并形 成“股东会决议” ,否则,借贷、担保无效,公司不承担其法律责任。 (5)销售资金管理。销售资金必须存入财务部指定的银行帐户, 开具税务收据(严禁白条) ,任何部门和个人不得挪作他用,不得坐 支,否则将严厉查处,重者追究法律责任。每天下班前财务部核对销 售款项,营销部每月编制当月销售统计表,于当月最后一天报财务部 核对。 3、费用管理 、费用管理
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(1)费用借支。各项费用借支,经办人填写“借款单,经办人 所在部门负责人签署请款意见后报常务副总经理审核、总经理批准。 (2)费用报销。各项管理费用报销填写“费用报销单” ,填写内 容必须真实、准确,按类别整理粘贴有关票据,所附发票必须是盖有 税务局监制印章的合法票据,部门负责人审核,常务副总经理审核批 准、总经理签字后到财务部报销。 (3)办公费用。办公用品统一由综合部采购、保管和发放。建 立办公用品购、领、存台帐,登记各部门办公用品使用情况。各部门 电话费限额使用和报销;员工差旅费由部门负责人审核,常务副总经 理审核批准总经理签字后按实报销。 4、票据管理 、 (1)外来票据。外来票据必须盖有当地税务局监制专用章和收 款单位收款专用章或财务专用章,要求内容完整,字迹清晰,真实准 确,手续完备。工程票据必须是当地税务部门规定的“建安发票” , 外来发票一律不予认可。外来收据只能作往来收据使用,不得作为费 用报销和工程款支付依据。 (2)自购发票。公司所有票据由财务部统一申购、管理。开具 发票必须严格按要求填写,加盖公司“发票专用章”方可生效。由于 填写错误等原因造成发票作废,必须在票面上注明“作废”字样,不 得撕毁任何一联,保持其完整性。 5、会计档案管理 、 (1) 对会计凭证和会计报表的保管, 既要做到安全和完整无缺, 又要便于事后调阅和查找。 (2)会计档案由财务部负责整理立卷,专人负责集中保管。 (3)对重要的原始凭证,如合同、契约、押金收据以及需要随 时查阅的收据等在需要单独保管时,应编制目录,并在原始凭证记账 凭证上注明,另行保管,以便查阅。 (4)查阅会计档案,须经财务部负责人同意,所查阅的各项数 据和资料不得外传。会计档案原则上不得借出,如有特殊情况,须征 得财务部负责人同意并办理完整的借阅手续。 (5)会计档案的保管期限和销毁手续,必须严格执行会计制度 的规定,任何人无权擅自销毁。
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(三)工程管理制度
1、质量管理 、 (1)工程材料及时报审,在监理督促下采样送检并在规定时间 内上报试验结果,试验合格后方可使用。 (2)模板工程保证结构和构件各部分形状、尺寸和相互间位置 的准确性,接缝严密不得漏浆。 (3)封模前必须对钢筋工程进行复查,在甲方、监理、设计院 复查合格后方可封模。 (4)砼的配料、拌制、运输、浇注须在监理旁站下执行,要求 准确留置试块送检,精心养护,在试验报告允许下拆模。 (5)分部、分项工程在完工自检合格后由甲方、监理进行复查, 凡未达到工程质量要求的项目必须在监理、甲方、设计院指导下返工 或补救。 2、测绘管理 、 (1)认真熟识图纸,做好图纸会审记录,对含糊不清位置及时 询问。 (2)在熟读图纸的基础上方可对工程进行放线、测量并设置固 定点(高程点) 。 (3)测量过程要求准确,甲方、监理共同参与,并做好测量记 录,提交测量成果报告。 (4)施工过程中应及时复核,甲方、监理应对其测量过程进行 监督。 3、工程变更管理 、 (1)施工方不得随便更改图纸,甲方、监理方对工程全过程严 密监督,防止施工错误。 (2)如对工程设计需作修改,或因施工不便需要修改,应事先 通知监理,由监理、设计院、建设方联合下达变更通知方能有效。 4、分部、分项工程施工报审管理 、分部、 (1)分部、分项工程施工报审,旨在对工程质量、施工过程及
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程序的控制,施工方应严格执行。 (2)在分部、分项工程施工前,施工方应向甲方、监理方报审, 甲方、监理方应在报审后对施工前的准备工作进行检查。 (3)在分部、分项工程施工完成后,施工方应向监理方和甲方 上报施工情况,审查合格后再进入下一个施工程序。 (4)如某分部、分项工程报审未通过,应及时处理并再次报审, 如未报审直接进入下一个施工程序,可责令施工方停工处理。 5、工程安全管理 、 (1)工程质量事故、人身安全事故不得隐瞒,应及时逐级上报, 便于处理和善后责任追究,工程建设中尽力避免和防止事故的发生。 (2)施工方应有专职安全员,对各工种进行安全教育,组织安 全知识和班前知识学习。 (3)安全员应熟悉工地、工程各个部位,提出完整、详细的安 全施工方案。 (4)对特殊工种人员上岗证进行审查,架子工、电工、起重设 备操作人员必须持证上岗。 (5)各电器设备的验收,特别是起重设备和电器开关的验收必 须证书齐全。 (6)临时用电须按《安全法》规定,结合施工场地实际组织架 设。 6、工程技术资料、图纸及相关证件管理 、工程技术资料、 (1)本制度所指“资料”“图纸”“证件”包括下列范围: 、 、 工程技术资料:规划要点、地质勘探报告、放线通知单、设计方 案说明、施工日志、隐蔽工程记录、变更通知、质监报告、分部、分 项工程、主体工程验收和项目竣工验收的全套资料以及建筑面积预 测、实测报告,等等; 图纸: 现状地形图、 国有土地使用红线图、 规划设计图、 报建图、 施工图、竣工图等; 证件:国有土地使用证、建设用地规划许可证(含审批单) 、建 设工程规划许可证(含审批单) 、项目施工许可证(含审批单) 、商品 房预售许可证、房屋所有权证以及建设工程选址(定点)意见书等。 (2)建立资料、图纸、证件管理责任制。开发项目所有技术资
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料、图纸、证件原件由综合部统一管理,谁经办的事项谁负责资料、 图纸、证件归档,事项完毕后三日内将经办事项的资料、图纸、证件 收集整理完备移交档案管理员,谁丢失谁负责追索补齐,丢失重要资 料、图纸和证件将追究当事人责任。 (3)因项目开发建设需要使用归档资料、图纸、证件,经综合 部负责人同意后制作复印件。 (4)借用存档资料、图纸、证件,须经综合部负责人同意,并 办理借用手续,注明借用人姓名、资料或图纸和证件名称以及归还日 期,用后及时归档。

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