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用Excel制作学生成绩汇总及等级评价模板


用 Excel 制作学生成绩汇总及等级评价模板

每当学期结束,需要汇总学生的各科考试成绩,教务处和班主任都会忙得头晕脑涨。而 这一工作总是每个学校、每个年级乃至每个班级都要做的事情,成为对学校、班主任、任课教师、 学生进行考核评定的重要参考资料。在这个过程中,不但要计算每名学生的考试成绩的总分,并 排出名次,还要统计每一学科的最高分、最低分、平均分、优秀率、

及格率等,在给学生填写成 绩报告单时,只填等级(A、B、C、D、E 等) ,不填分数。用手工计算起来,甚是麻烦。不过这 些工作都可以让 Excel 替我们自动完成,我们所要做的,只是输入学生的各科考试分数。输入成绩 时,还可以让多位教师同时进行,协同操作,因而,复杂繁重的工作也可以变得轻松起来。具体 步骤如下(这里仅以某校七年级两个班为例) :? 1.成绩分析表雏形 ? 新建一个工作薄,插入工作表,使工作表个数要比班级数多出两张,其中一张是“年级汇总” , 一张是“成绩分析” ,把各工作表标签依次改为 1 班、2 班、年级汇总、成绩分析。成绩分析表雏 形如图 1 所示,并将其保存为“通用模板” ,方法是在“另存为?”对话框中,单击保存类型下拉 按钮,选择“通用模板” ,输入文件名(学生成绩汇总)后单击“保存”即可。以后用的时候,只 需打开“Excel” ,单击“文件”菜单,选择“新建” ,单击“本机上的模板(Excel 2003)” ,选择“学 生成绩汇总”即可。? 2.班级汇总工作表的制作 ? 2.1 将 1 班第一行分别复制到“2 班”及“年级汇总”工作表中的第一行。单击 1 班工作表标 签,假设各班人数为 50 人,单击 j2 单元格,输入公式:? =IF(D2:I2<>"",SUM(D2:I2),"")? IF 函数功能介绍:执行真假值判断,根据你指定的条件进行逻辑判断的真假而返回不同的结 果。函数格式:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),其中 logical_test 表示任何一个可评价为 true 或 false 的数值或表达式;value_if_true 表示当 logical_test 为 true 时的返回值,如果忽略则返 回 true,if 函数最多可以嵌套七层;value_if_false 表示当 logical_test 为 false 时的返回值,如果忽 略则返回 false。该公式说明 IF 函数先判断条件 D2:I2<>” ”的真假,为真时返回 sum(d2:i2),即计 算出各科成绩的总分,为假时返回为“空” ,即缺考的学生成绩在总分栏显示为“空” ,下同。? 输入完成后按下 Shift+Ctrl+Enter 组合键, Excel 会自动在公式两端添加 “{}” 选中 j2 单元格, 。 将鼠标移到填充柄(活动单元格右下角的小方块)上,待鼠标指针变成黑色十字箭头时,按下鼠 标左键拖动鼠标向下填充到 j51(下文中有关单元格填充都指此方法) 。? 2.2 再单击 K2 单元格,输入公式:? =IF(D2:I2<>"",AVERAGE(D2:I2),"")? 按下 Shift+Ctrl+Enter 组合键,这里,函数 AVERAGE 是计算各科的算术平均值。这样,就得 到了第一个学生的平均分了,再向下填充至 K51 单元格。? 2.3 单击 L2 单元格,输入如下公式:? =if(j2<>"",RANK(J2,$J$2:$J$51,0),"")? 按下 Shift+Ctrl+Enter 组合键,这里,函数 RANK 是返回某数字在一列数字中相对于其它数字 的大小排位,数字区域要使用“绝对引用” 。再向下填充至 L51 单元格。至此,班级汇总结束,将 “1 班”工作表复制到“2 班”工作表中去即可。?
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3.年级汇总工作表的制作? 3.1 单击年级汇总工作表标签,单击 A2 单元格,输入“=IF('1 班'!A2<>“",'1 班'!A2,"")” ,按 下 Shift+Ctrl+Enter 组合键,再向右填充到 K2 单元格,选中 A2 到 K2 单元格,按住填充柄向下填 充到 K51 单元格。单击 A52 单元格,输入“=IF('2 班'!A2<>"",'2 班'!A2,"")” ,按下 Shift+Ctrl+Enter 组合键,用同样的填充方法,一直填充到 K101。? 3.2 单击 L2 单元格,输入? =if(j2<>"",RANK(J2,$J$2:$J$101,0),"")? 同样,按下 Shift+Ctrl+Enter 组合键,再向下填充至 L101 即可。? 3.3 下面进行各科等级公式的编写,分 A、B、C、D、E 五个等级,A 级为 15%,B 级为 25%, C 级为 30%,D 级为 25%,E 级为 5%。利用“IF、LARGE、COUNTIF、COUNTA”等函数进行 嵌套,可以完成这个要求。 “COUNTA”是计数函数,也就是班级人数; “COUNTIF”是计算某个 区域中满足给定条件的单元格数目; “LARGE”的本意是返回数据区域里第 K 个最大值,而“IF” 函数进行逻辑判断,当条件为 true(真)时,返回第二个参数条件,当条件为 false(假)时,返 回下一个条件继续判断,直至结束。在“年级汇总”工作表中的 M1∶R1 单元格中依次输入“语 文等级”“数学等级”“英语等级”“科学等级”“社会等级”“政治等级” 、 、 、 、 、 。单击 M2 单元格, 输入:? =IF(D2<>" ",IF(D2>=LARGE(D$2:D$101,COUNT(D$2:D$101)*15%),"A",IF(D2>=LARGE(D$2:D$101,COUNT (D$2:D$101)*40%),"B",IF(D2>=LARGE(D$2:D$101,COUNT(D$2:D$101)*70%),"C",IF(D2>=LARG E(D$2:D$101,COUNT(D$2:D$101)*95%),"D",IF(D2>=LARGE(D$2:D$101,COUNT(D$2:D$101)*10 0%),"E")))))," ")? 按下 Shift+Ctrl+Enter 组合键,将 M2 单元格中的公式向右填充至 R2,选中 M2∶R2 区域,拖 动填充柄向下填充至 R101。至此,年级汇总工作表制作完毕。如图 2 所示:? 4.成绩分析工作表的制作 ? 年级成绩分析主要内容有:最高分、最低分、平均分、优秀率、及格率、E 级率等内容。格式 如图 3:? 4.1 最高分统计:在各科相应的单元格内分别输入(这里仅以“1 班”为例,下同) :? =IF(′年级汇总′!$D$2:$D$101<>"",MAX(′年级汇总′!$D$2:$D$101),"")? =IF(′年级汇总′!$E$2:$E$101<>"",MAX(′年级汇总′!$E$2:$E$101),"")? =IF(′年级汇总′!$F$2:$F$101<>"",MAX(′年级汇总′!$F$2:$F$101),"")? ??? 4.2 最低分统计:复制最高分项目的相应单元格,只需将其中的“MAX”换成“MIN”即可 (可使用“替换?”命令) 。? 4.3 平均分统计:在各科相应的单元格内分别输入:? =IF(年级汇总!D$2:D$101<>"",AVERAGE(年级汇总!D$2:D$101),"")? =IF(年级汇总!E$2:E$101<>"",AVERAGE(年级汇总!E$2:E$101),"")? =IF(年级汇总!E$2:E$101<>"",AVERAGE(年级汇总!E$2:E$101),"")? ??? 4.4 优秀率统计:在各科相应的单元格内分别输入:? =IF( 年 级 汇 总 !D$2:D$101<>"",COUNTIF( 年 级 汇 总 !D$2:D$101,">=90")/COUNTA( 年 级 汇
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总!D$2:D$101)*100,"")? =IF( 年 级 汇 总 !E$2:E$101<>"",COUNTIF( 年 级 汇 总 !E$2:E$101,">=90")/COUNTA( 年 级 汇 总!E$2:E$101)*100,"")? =IF( 年 级 汇 总 !F$2:F$101<>"",COUNTIF( 年 级 汇 总 !F$2:F$101,">=90")/COUNTA( 年 级 汇 总!F$2:F$101)*100,"")? ??? 4.5 及格率统计:在各科相应的单元格内分别输入:? =IF( 年 级 汇 总 !D$2:D$101<>"",COUNTIF( 年 级 汇 总 !D$2:D$101,">=60")/COUNTA( 年 级 汇 总!D$2:D$101)*100,"")? =IF( 年 级 汇 总 !E$2:E$101<>"",COUNTIF( 年 级 汇 总 !E$2:E$101,">=60")/COUNTA( 年 级 汇 总!E$2:E$101)*100,"")? =IF( 年 级 汇 总 !F$2:F$101<>"",COUNTIF( 年 级 汇 总 !F$2:F$101,">=60")/COUNTA( 年 级 汇 总!F$2:F$101)*100,"")? ??? 4.6 A 级率统计:在相应的单元格内分别输入: ? =IF(年 级 汇 总 !M$2:M$101<>"",COUNTIF( 年 级 汇 总 !M$2:M$101,"A")/COUNTA( 年 级 汇 总!M$2:M$101)*100,"")? =IF( 年 级 汇 总 !N$2:N$101<>"",COUNTIF( 年 级 汇 总 !N$2:N$101,"A")/COUNTA( 年 级 汇 总!N$2:N$101)*100,"")? =IF( 年 级 汇 总 !O$2:O$101<>"",COUNTIF( 年 级 汇 总 !O$2:O$101,"A")/COUNTA( 年 级 汇 总!O$2:O$101)*100,"")? ??? 4.7 E 级率统计:只需将 A 级率单元格中的内容复制到 E 级率相应的单元格中,将“A”改为 “E”即可。 ? 这样,整个工作簿函数的编辑工作已经完成。? 5.后续工作 ? 现在我们可以测试一下,将 1 班、2 班以往成绩复制到相应班级中去,看一下“年级汇总”和 “成绩分析”工作表中的数据生成是否正确,如有问题,可追综错误,查出原因,进行修改。若 无问题,单击保存即可。结果如图 4 所示。? 由于此工作簿用到了许多公式,稍不注意,可能造成误删或其他老师不注意弄错,就很麻烦, 因此,要对此工作表进行保护。选定 1 班、2 班的 A2:H51 单元格区域,单击格式菜单中的“单 元格?”命令,单击“保护”选项卡,把“锁定”前面的“√”去掉。再选定 J、K、L 三列,单 击格式菜单中的“单元格?”命令,再单击“保护”选项卡,选中“锁定”和“隐藏”两项,单 击“确定”退出。选定“年级汇总”和“成绩分析”两张工作表的全部单元格,同样打开“保护” 选项卡,选中“锁定”和“隐藏”两项,单击“确定” 。最后单击“工具”菜单,选择“保护” , 单击“保护工作表” ,可以输入密码,或直接单击“确定” ,对每张工作表进行保护。单击“保存” 。 经过一番努力,以后考试结束,只需将各班成绩直接输入相应班级的工作表中,其它的事情 就交给 Excel 了, 再也不用感到头痛了, 一劳永逸, 轻松自如。 若是某个学区对每个学校进行评价, 只需将“1 班”“2 班”改成某学校的名字就可以了,这里当然要注意人数的变化,对里面涉及到 、 的参数要注意修改。
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