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综合材料写作课件


综合材料写作
二○一二年五月

综合材料写作

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(一)综合材料写作的重要性

(二)了解综合材料的类型

(三)综合材料写作检验四种能力

(四)常用综合材料的基本写法

5

(五)公文及综

合材料写作中的常见问题

公文写作

综合材料写作 (一)综合材料写作的重要性

在办公室,文秘工作起着参与综合管理和领导参谋助手的作用。比如, 所有领导的决策、指示和要求,都要通过文秘工作来传达贯彻,所有情况 反馈、工作督办、经验交流、对外宣传等,也都要通过文秘工作来体现。 在机关,推动工作的主要方式有三种:一是开会,二是发文件,三是考察 调研。这就是常说的“文山会海”,但开会也要发通知,写讲话,写会议 纪要。可以说,机关工作的日常运转、日常管理,以及与其他单位的日常 沟通,主要靠“文来文往”实现。综合材料写作作为办公室文秘工作的重 要组成部分,是领导进行宏观决策的重要参考,加强统筹管理的重要工具, 了解情况、协调关系、沟通信息的重要渠道,汇报工作、部署任务、推动 工作的重要手段。

综合材料写作不同于文学创作,甚至与报刊电台的宣传信息和通讯报 道稿件也不一样,它属于一种应用文体,是在写实的基础上,按照一定的 格式或者比较定型的写法,进行适当概括、提练、拔高的过程,便于在各 单位间沟通情况、商讨解决问题、提出意见和建议,便于让领导了解信息, 作出决策,推动工作开展或问题的解决,等等。每一类材料,它应用的目 的不一样,服务的对象不一样。要写好一个材料,首先要想清楚这个材料 是给谁看的,是拿来做什么用的,然后再下笔,才能符合基本要求。
公文写作

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(二)了解综合材料的类型

1.工作计划、工作方案。 是有计划地推进工作,提高工作预见性和执行力而拟定的具体推进思路、措施和办 法,等等。 2.考察报告、调研报告。 是为了有针对性地解决某一个问题或某一方面的问题,学习借鉴先进经验,服务领 导决策而撰写的研究报告。 3.工作总结。 主要是为了总结一个时期或某一方面的工作,包括措施与成效,存在的主要问题, 明确今后的计划和任务,以积累经验教训,指导推进下一步工作。 4.经验介绍。 主要是为了把本单位的成熟经验提供给其它部门或单位学习,重点讲做法和成效, 以起到互相学习借鉴、共同提高的目的。 5.领导讲话。 主要是为了部署今后一个时期的工作,提出新的要求,鼓舞士气、明确方向和目标, 推动工作开展。

公文写作

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6.汇报材料。 主要是便于上级领导了解工作进展情况和下一步的推进思路和措施,协调解 决当前工作中存在的问题。 7.述职报告。 主要是对本人履行职责的情况进行系统梳理,作出客观评价,指出存在问题, 明确下一步努力方向。 8.行动方案(实施方案)。 主要是对开展某项工作或行动作出具体安排,重点要讲目标任务、责任分工、 保障措施、时间安排,等等。 9.宣传信息稿件。 宣传信息稿件有特有的写作要求,与公文和综合材料是截然不同的文体。它 主要是宣传本单位的工作成绩,反映问题和有关情况,树立正面良好形象, 扩大知名度和影响力。实践中,熟悉公文写作的同志,不一定擅长写宣传类 文章,有的同志写得好调研文章或者宣传文章,但不一定写得好公文。

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(三)综合材料写作检验四种能力
人们常说“功夫在诗外”,“台上一分钟,台下十年功。”综合 材料写作不仅仅是一项简单的文字工作,它是对写作者综合素质和能 力的检验,特别是对一个人认识能力、悟性和宏观把握能力的检验。 1.是对政策水平的检验。只有吃透上情,熟悉下情,全面了解大政 方针,把握水务工作重大部署、重要政策和重点工作,全面领会领导 意图,掌握工作难点和群众反映的热点问题,才能站位高,眼界宽, 看得准,写得深,讲得透。 2.是对综合知识的检验。写作者需要具备政治、经济、法律、科技、 水利等多方面的知识。要知道一篇文章需要哪些方面的材料,在哪里 能够找到这些材料。综合知识不是一日之功,要靠长期积累。 3.是对逻辑思维能力的检验。文章的布局谋篇,起承转合,详略安 排,段落过渡,前后照应,等等,都有内在的逻辑规律,不能信马由 缰,写到哪里是哪里。 4.是对文字水平的检验。文章写作要因人因时因地制宜,今天的情 况与昨天不同,不能拿昨天来套今天;向上级汇报工作与对下级部署 任务不同,不能拿对下的语气来套用对上的语气。遣词造句的功夫、 文法修辞的功夫,都需要经过长期的锻炼。
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(四)常用综合材料的基本写法。

领导讲话。 领导讲话是反映的是讲话者的水平,代表的是本单位的形象。为此必须超越撰写者自身 知识、参与活动范围、掌握材料多寡以及资历阅历的局限性,想领导之所想、之所需、之所 急,甚至想领导所未想,才能达到较高境界。现实中,不同的领导有不同的风格,在表达方 式和风格可能有所差异,但对领导讲话却有共同的要求:简明、准确、有文彩、有新意。 要写好领导讲话,首先要认识领导讲话的特点: 一是层次高、站位高。要有战略眼光和广阔视野,理论表述性很强。二是全局性强。讲 话预示着下一步管理的信号,揭示着今后工作的重点和努力的方向。三是个性突出。有的领 导喜欢直率,有的领导喜欢含蓄,有的喜欢平实,有的讲究对称和格式。因此,一定要根据 领导的意图,及时调整写作思路。四是指导性强。讲话一定要有实际的指导意义,空喊口号 解决不了问题。 写领导讲话的注意事项: 1.要思路清晰,框架合理。部分之间、段落之间、层次之间要环环相扣,过渡要自然顺畅。 2.要主旨鲜明,观点明确。必须精心提炼主题,反复琢磨研究,力求以最恰当的话表达出 来。 3.忘记自我,符合讲话者身份。要不在其位而谋其政,换位思考,把自己“提拔”到讲话 者的地位。 4.材料要新鲜,符合时代潮流。既要有理论性又要有生动性。 5.有的放矢,符合听众需求。看菜吃饭,量体裁衣,到什么山上唱什么歌。不能上下一般 粗,把一个基层党支部书记的讲话等同于胡锦涛的讲话。要吃透上头,吃透下头,找到最佳 结合点。
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工作总结。 工作总结的主要目的是总结经验,发现问题、不足和薄弱环节,以便掌握总 体情况,完善相关措施,推动下一步工作。 总结的开头一般有个“帽子”,必须高度概括全貌,包括所做的主要工作和 取得的最突出成效,并用一两句话客观评价所做的工作。 正文第一部分要按照一定的条理分层次论述,各层次之间必须是并列关系, 不能是包容关系,也就是说在逻辑上不能犯低级错误。各层次的观点要高度提炼, 能够概括反映本层次的内容,标题不宜过长,且要用“过去时”的语气表达,因 为这是已做的工作。各层次的梳理一般是根据本单位的主要职责,按照业务类型 分类,或者按工作性质分类。文中内容主要包括所采取的主要措施、取得的成效、 重要工作的进展状况,且要用数据和事实说话,既不能无中生有,也不能夸大其 辞;有的内容也需要简单交待背景,并用一两句话说明下一步的努力方向。 正文第二部分一般是讲存在的问题和不足,或者讲一些体会和认识。 正文第三部分一般要讲下一步的工作计划、拟采取的措施或努力的方向。

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汇报材料。 汇报材料分为综合性和专题性两大类。 综合性汇报材料包含的内容较多。开头一般要概括性讲出背景和工作进展 情况总体评价,用“现将有关情况汇报如下:”转入正文。 正文要根据上级领导的要求,分若干层次进行表达。在上级领导无明确要 求的情况下,要站在上级领导的角度,揣摩他想了解的内容和所要达到的目的, 然后再分几个方面进行汇报。实践中可根据具体情况对相关内容作不同的剪裁 取舍,但要主次分明,重点突出,条理清晰。一般而言,正文第一块要讲基本 情况或一段时间以来所做的主要工作;第二块要讲当前工作中存在的主要困难 或问题(有时要详细分析原因);第三大块要讲下一步拟采取的主要措施和计 划;第四大块要讲具体的意见或建议。最后用“专此汇报,请指示”或“以上 汇报不当之处,请批评指正”等类似谦恭语句结尾。 专题性汇报材料相对比较集中,可从更细的层面作深入论述,层次上一般 有基本情况、原因分析、存在问题、拟采取措施、相关建议等内容,可根据具 体情况有所侧重。

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述职报告。
述职报告实际上是一种个人总结,主要对个人履行岗位职责的情况进行评述,其作用跟工 作总结大体一样,也是为总结经验教训,强化职责观念,提高思想觉悟和业务水平,以利于今 后更好地做好工作。 述职报告的格式与写法,大体上与总结相同。只是有些述职报告要多一个主送机关,因为 要向有关主管部门或有关领导呈送。 正文一般要叙述四个方面的内容,即:德(包括政治立场、思想觉悟、道德修养等)、能 (包括政策水平、学识水平、业务能力等)、勤(包括工作成效、主要成绩、客观评价等)。 正文可按引言、主体、结语三个层次安排。 引言,主要概述述职者的基本情况,如现任职务、任职时间、分管部门和业务、岗位职责 等,用简明扼要的语言,从总体上评价在职尽责的情况,确立述职范围和基调。 主体,具体叙述任职期间的主要工作成绩(包括所作的主要工作、基本经验和体会),存 在的主要问题(缺点、失误、教训等),以及对今后工作的设想和建议。这部分要写得具体、 充实、条理清楚。 结语,用习惯用语,如“以上报告,请批评指正”等结尾。 总之,综合材料属于应用文范畴,主要检验一个人的抽象思维和逻辑思维能力(很多时候 既需要发散思维,也需要集中思维),文学作品主要讲形象思维和发散思维。应用文实际上也 是一种议论文,提出一个观点,就要有相应的论据来证明,能旁征博引,引经据典,自圆其说, 以理服人。这就要求一个人具有一定的逻辑思辩能力,就是说想问题能想得到、想得透,有条 理,有层次。实际上,无论什么应用文体,都是围绕三方面的内容来布局或剪裁的,即“为什 么、干什么、怎么干”。要写清楚这三个方面,必须做到能预见、善归纳;能分析、善综合; 能比较、善鉴别;能抽象、善概括。实际上,写应用文,很大程度上是检验一个人扩写、缩写、 仿写、概括提炼和条分缕析的能力,只要有扎实的高中基础,特别是高中时以议论文见长的人, 写好应用文应该不难。
公文写作

综合材料写作
(五)公文及综合材料写作中的常见问题
1.针对性不强,行文目的不明确。 主要表现:写回复类文件不看对方要求,答非所问,文不对题。写请求、商洽类文件没有 写明请求具体事项,表明倾向性意见,对方不了解你的意图,没法及时作出处理或答复。 写要求类文件没有清楚罗列要求事项,受文者无法了解全貌,不明就里,无所适从。 2.逻辑混乱,篇章结构或段落安排不合理。 主要表现:正文层次不清,随意分段,但每个段落要说明什么问题不清楚;原因与结果颠 倒,背景与要求互换,总体与单项并列,已做的工作和拟采取的措施混淆;许多事情或问 题随便放在一起,没有中心,没有层次,逐段读时尚可,读完后一片模糊。 3.语言重复罗嗦,长句子使用过多。 主要表现:摹仿翻译文字造长句子,想把天下的事情一口气说完,一直是逗点到底。前面 讲过的话,后面再拿出来讲;写到下句不管上句,写到后面不管前面。对别人知道的事情 讲得太多,生怕自己知道别人不知道;对别人不知道的事情讲得太少,以为自己知道别人 也知道。 4.用词不当,喜欢生造词头,乱用术语。 主要表现:用词用语不准确,词义重复,疙里疙瘩,词不达意,乱用时髦词(如“加强水 土保持宣传也是市水务局善待水土保持工作不曾忽悠的切面”),随便用大字眼,生造除 自己之外谁也不懂的名词和形容词,是文章的大忌。 5、学生腔太浓,官话、大话、空话、抒情类语言多。 主要表现:讲背景,扣的“帽子”过大;讲要求,官话太多;讲表态,大话过多;讲措施, 空话太多,概念性语言多,华而不实,装腔作势;在总结工作时用感情色彩的话,等等。
公文写作

几点体会
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(一)高度重视、深刻认识是前提

(二)善于学习、虚心学习是关键

(三)善于积累、勤于梳理是基础

(四)磨砺思想、锤炼语言是根本

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(五)朴实自然、明白顺畅是目的

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(六)加强修养、甘于吃苦是保证
公文写作

几点体会
(一)高度重视、深刻认识是前提
现实社会中,知书识字的许多人是要写文章的,只是体裁不同而已。在政 府机关工作,天天都要跟文字打交道,写好文章是一项基本功。语言是思想的 直接现实。语言的丰富多彩,往往就是思想的丰富多彩的反映。一个思想僵化、 粗枝大叶的人,很难写出生动活泼、严密周到的文章。古人讲“文以载道”、 “文以明道”,写文章就是表达思想。文字表达水平是业务能力高低的重要方 面。 文章写得好,至少说明你有思想,对工作有认识、有思考,思维比较缜密, 有较强的综合分析能力和宏观把握能力。同时,写文章对个人的成长也十分重 要,许多领导或是因为一篇文章有见地,或是因一次汇报出色,从而引起领导 的注意。所以,写文章虽苦,但比较锻炼人,可以全过程地训练你的逻辑思维 能力、抽象思维能力、概括提炼、综合分析能力、认识理解能力和统筹把握能 力,甚至训练你的思想、性格和性情,对个人来说,有百益而无一害。

公文写作

几点体会
(二)善于学习、虚心学习是关键
虽然人们常说文无定法,但公文和综合材料有一定的规律可循,有没有 指导和借鉴大不一样。平时要多看、多记、多练,多对比、多揣摩、多思考, 多总结;特别要钻研业务,熟悉本职工作;一个人对情况不熟悉,很难写出 东西。要做个有心人,处处留心皆学问。古人讲“三人行,必有我师”。要 向同事学习,向领导学习,向外单位的同行学习。要容得别人改自己的文章。 好文章是改出来的。但有的同志偏爱自己的文章,就像偏爱自己的孩子一样, 认为文章是自己的好,老婆是别人的好,不够虚心。 局系统的专业技术人员很多,很多时候就技术论技术,就工程论工程, 难以从专业限制中跳出来,视野、思维必然狭隘。“不识庐山真面目,只缘 身在此山中。”光专不行,要专博结合,要博览群书,哲学、经济学、历史、 法律、文学等方面的书都要读一些。“读书破万卷,下笔如有神。”在学习 的过程中,要特别注重培养分析、概括、提炼能力,要善于透过现象看到本 质,从现状中看到趋势,从数字中发现问题。这是一个必须经历的过程;否 则,就事论事,平铺直叙,看到什么写什么,不作深入思考,永远也无法提 高。
公文写作

几点体会
(三)善于积累、勤于梳理是基础
“书到用时方恨少。”写文章也一样,材料到用时才知道太少、太单薄。 ”巧妇难为无米之炊。”不占有大量的材料,要想写好文章是不可能的 。自己 所了解的东西一定要比写出来的东西多得多,才有条件把文章写好。因此, 一定要多积累素材,包括事实材料的积累、 前沿性观点的积累、新思维新提 法的积累,等等。同时,要定期对所积累的素材分门别类地进行整理,时不 时要拿出来看一看,消化消化 。

积累的手段和内容多种多样,比如市政府和局里发的一些有代表的文件、 讲话、汇报、总结、方案等,报纸上登的带有理论性和分析性的重要文章, 兄弟单位的交换材料,下级单位的总结报告,领导的谈话、言论、观点,自 己通过网络或其他渠道了解到的权威信息,等等,均可作为素材积累,关键 是平时要有这种意识和敏锐性。积累素材不是为了束之高阁,而是要看、要 用的,只有这样,积累的过程才能成为了解、学习的过程。久而久之,“厚 积薄发”,渠到自然成,对写好文章将大有好处。

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几点体会
(四)磨砺思想、锤炼语言是根本
从写文章的角度看,磨砺思想的意义特别重要。因为思想方法正确,认 识上就不会有偏差;思想方法不对头,观点就会背离实际。为什么有的文章 从字面上看也通顺,但却显得平平、一般化,读起来感不到有所触动?其重 要原因是观点有问题,缺乏深度和力度。观点就是思想,是文章的灵魂。如 果基本立场、观点不正确,写得再深、讲得再透也不能挽救这篇文章。有些 人在很多时候之所以写不出来,那是因为没有想清楚的原因,是思想境界、 思想认识达不到要求。解决这个问题不能单纯在文字上想办法,而要在提高 认识能力和政策水平上下苦功夫。
有人调侃说“公文姓公,言不由衷”。写公文和综合材料时就是要忘了 “自我”,站在全局高度,代表全局说话,但写不出来的时候不要勉强下手。 同时,要认真锤炼语言,特别要在遣词造句上下功夫,学会基本技巧,会使 用专业术语。如为了、为、鉴于、由于、特请、但是等介词和转折词;还要 会用其它一些高度概括的词语、成语、熟语,等。比如,表达比较紧急意思 的当务之急、迫在眉睫,表达一件事情必须做的大势所趋,势在必行。要通 过尽可能多地掌握词汇和文字方面的基本知识(包括语法、修辞、逻辑等), 掌握较过硬的文字基本功,具备一定的分析概括能力。如果不熟悉语法知识, 语句不通顺,语言不简炼,词句不达意,逻辑混乱,概念不清,关系颠倒, 不仅会闹出笑话,而且影响文章的质量。
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几点体会
(五)朴实自然、明白顺畅是目的
古语说:“文如其人”,这是说什么样的人,就写什么样的文章。写文 章是给别人看的,正像与朋友谈话一样,不能只是自己懂,也要别人懂,否 则就是失败,因为别人看不懂,怎么能打动人、说服人?作家王梦奎说文章 有四种境界:深入浅出,深入深出,浅入浅出,浅入深出。其中,深入浅出 为最高境界,是成熟的标志;浅入深出属故弄玄虚,为文章大忌。 因此,写文章要老实一点,朴素一点,特别是在选择词句、字眼上要用 一点心。句法结构要合乎中国话的一般规律,不要效仿深奥的外国式的词句。 用字要选用现成的概念明确的字,不要找太偏僻的别人不懂的字。字义含糊 的,可以这样解释也可以那样解释的字不用,容易引起歧义的话不讲,语句 不能光顾自己明白,也要让领导认可,让绝大多数人理解;要尽量避免使用 长句子,尽可能用短句,让人看着明白,看着不累,一句话就能让人明白的 不要用两句语来说;文章的段节也不宜太长,看起来一目了然,便于分析把 握。不要写有损于本单位形象的话,或给人留下把炳的话、难以自圆其说的 话;不要用抒情表意的文学语言,或者枯涩难懂“之乎者也”一类的古汉语。

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几点体会
(六)加强修养、甘于吃苦是保证
写文章是个苦差事,要比别人想得多、担心多,精神压力大;要比别人 忧虑多、痛苦多,心里受煎熬;别人座得多、熬夜多,身体受摧残。因此有 人说,文秘工作不是人干的,干好了就不是人。也有人说,在办公室干文秘 工作,要像狗一样的忠诚,像羊一样的温顺,像牛一样的卖力,像猪一样的 听话,像王八一样的憋气。这样的笑谈,充分说明写文章是非常痛苦的事, 必须有毅力、有耐心,能座下来,静下心,淡泊名利,修炼品性,有一定的 奉献精神;同时要勇于吃苦,甘于吃亏,以苦为乐,守得住清贫,耐得住寂 寞,受得起委屈,经得起挫折,经得起表扬。 “宝剑锋从磨砺出,梅花香自苦寒来。” “平静的湖面,练不出精悍的 水手; 安逸的环境,造不出时代的伟人。”这是我小时候读书时比较喜欢的 两句话。我们不奢望成为伟人、圣人,但我认为,无论干什么工作,干得好, 让领导满意、让大家满意,让自己满意应该是一个基本的追求。在公文和材 料写作方面,有付出就肯定有收获,有努力就有把握成功。只要大家心里有 公文,思进求进,常写常练,就一定能成为本单位的行家里手!

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