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不用编程也能实现WORD在一张A4纸上打印多个准考证


不用编程也能实现 WORD 在一张 A4 纸上打印多个准考证 邵士海 前两年的数学联赛的准考证都是我和几个同事在打好的空准考 证上手写上去的,当时手都累酸了。当时西藏数学学会给我们提供了 现成的准考证表格,也就没有去思考好的解决方法。今年的物理竞赛 的名单交给了我,必须找到好的解决方法。 昨天上午,学习了一上午,在网上查了很多资料,有《Word 技 巧:实战准考证打印》 、 《一张 A4 纸上要打印 4 个准考证,怎么办?》 , 浏览了一些 WORD、 EXCEL 的打印技巧等, 也读了一些 PDF 电子书, 有《Word.VBA 高效排版范例应用》和《Word 排版艺术》 。直到中午 12 点左右才找到解决方法,网上和书中介绍的方法,有的需要 VBA 编程,太麻烦,有的不能实现的 WORD 中打多个准考证,都不能轻 松实现我要的功能,但有一点是共同的,用 WORD 调用 EXCEL 中 的数据,都用到了邮件合并的功能,但这个功能只能在一张纸上打印 EXCEL 中的一条记录,不能打印多条记录,于是我想到了我们可以 把几条记录手动合为一条,不就可以了么。 这次物理竞赛我校报名人数为 366 人,安排了 9 个考场,准考 证上要填入的数据有 4 种,分别是“姓名”、“班级”、“考场号”、“准考 证号”,以一张 A4 纸上打印 9 个准考证为例,操作步骤如下: 1.将准备好的 EXCEL 数据文件另存为一个新的 EXCEL 文件, 文件中的数据尽量分成平均的 9 部分, 然后将后面的 8 部分依次剪切 复制到第 1 部分的后面,第 1 部分的字段名该为“姓名 1”、“班级 1”、
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“考场号 1”、“准考证号 1”,后面的各部分的字段名分别为“姓名 2”、 “班级 2”、“考场号 2”、“准考证号 2”,“姓名 3”、“班级 3”、“考场号 3”、“准考证号 3”,· · · ,“姓名 9”、“班级 9”、“考场号 9”、“准考证号 9”,如此,将原来的 366 条记录改成了 41 条记录,每条记录包含了 9 各学生的准考证信息。修改后的 EXCEL 文件只用作打印,不适合 对每一个学生的排序、 统计等操作, 因此要保存好 EXCEL 原始文件。

2.新建一个 WORD 文档,在一个页面中打印好 9 个空白的准 考证。

3.打开[视图]-[工具栏]-[邮件合并],在邮件合并工具栏中点第 二个按钮“打开数据源”连接到第 1 步中处理好的 EXCEL 文件。 4.在工具栏中点第 6 个按钮“插入域”,依次在每个准考证中的
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相应位置插入字段“姓名 1”、 “班级 1”、 “考场号 1”、 “准考证号 1”, “姓 名 2”、 “班级 2”、 “考场号 2”、 “准考证号 2”, · · · , “姓名 9”、“班级 9”、 “考场号 9”、“准考证号 9”。

5.在工具栏中点第 8 个按钮“查看并合并数据”, 可以看到数据合 并以后的效果。 6.在工具栏中点倒数第 4 个按钮“合并到新文档”或倒数第 3 个按 钮“合并到打印机”,就可以把所有的准考证打印出来了。 这种方法第 1 步麻烦一些,但比编程、调试程序要轻松多了。

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