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Excel2003培训教案


Excel2003 培训教案
(一) Excel 2003 操作基础
1. Excel2003 的启动和退出 2. Excel2003 的窗口组成 编辑栏:名称框 工具钮 编辑框 工作簿窗口:工作簿标题栏 工作表标签
工作簿标题 栏

工作表工作区
菜单栏 工具栏

全选框

名称



编辑栏

列号 垂直滚动条

行号

工作表编辑区

水平滚动条 当前工作表 工作表标签 状态栏

3.工作簿、工作表和单元格 工作簿:即 Excel 文件,包括若干个工作表。 (最多 255 个) 工作表:可以同时在几个工作表中处理数据。不同的工作表可通过单击靠近 窗口下边的工作表标签 Sheet1、 Sheet2、 Sheet3 等来转换。 缺省的工作表是 Sheet1。 一般在处理不很复杂的数据时,只用 Sheet1 就行了。对工作表的插入、删除、 改名等操作都可在工作表标签上用鼠标右键菜来完成。 当前单元格与选定框:某个单元格被选定时,这一个单元格即成为当前单元 格, 此时若敲键则输入的内容进入当前单元格。当前单元格总被一个粗黑线的矩 形框围住,这个框称为选定框。 单元格、工作表和工作簿之间的关系
单元格 <=32000 个字符 组成 工作表 <=65536 行 <=256 列 组成 工作簿 <=255 个 工作表

4. 单元格引用名 字母代表列,数字代表行,列号在前,行号在后。

引用多个单元格时, 不连续的单元格用逗号隔开, 连续的单元格用冒号隔开。 如: “B3:E4”“a3,e6” 、 。 5. 保存文件 法一:单击常用工具栏上的“保存”按钮——对话框:选定保存位置、输 入文件名、 “保存类型”选“Microsoft Excel 工作簿”——单击“保存”按钮。 法二: “文件”菜单——“保存” (换名存储时选“另存为” )命令——??。 在实际应用中,更应注意随时存储表格,以免意外丢失数据。 6. 打开文件 法一:单击常用工具栏上的“打开”按钮——对话框:选定查找位置、选 定文件名——单击“打开”按钮。 法二: “文件”菜单——“打开”——??。

(二) 数据输入与修改
“数据” :泛指填入单元格中的文字、数值、日期等。

1. 选定单元格
在对单元格的数据进行操作之前,必须先选定要涉及到的单元格。 选定一个单元格: 法一:单击单元格;法二:用↑、↓、←、→、Tab(前进) 、Shift-Tab(后 退) 、Home(行首) 、回车(下移)等键移动选定框。 选定一行:单击工作区左边的行号。 选定一列:单击工作区上边的列号。 选定一个矩形区域: 法一: 在矩形区域的左上角单元格按下鼠标左键不松手并拖动鼠标到矩形区 域的右下角单元格; 法二:单击矩形区域的左上角单元格——按住 Shift 键并单击矩形区域的右 下角单元格。 选定连续多行: 法一:在工作区左边的行号上拖动,从欲选定范围的首行拖动到末行(反方 向拖动也可) ; 法二: 单击欲选定范围的首行——按住 Shift 键并单击欲选定范围的末行 (先 末行后首行也可) 。 选定连续多列:方法与选定连续多行类似,只不过是在列号上操作。 选定不连续的多个单元格: 单击首单元格——按住 Ctrl 键依次选定 (单击或 拖动)其它单元格。 选定不连续的行:单击首行号——按住 Ctrl 键依次单击其它行号。 选定不连续的列:单击首列号——按住 Ctrl 键依次单击其它列号。 选定整张表格:单击左上角行号与列号相交处的空白按钮。

2. 数据输入
在一个单元格中输入数据:选定单元格——输入数据(数值、日期、文字、 公式均可) 。 在多个单元格中输入相同数据: 选定多个不同的单元格——在当前单元格中 输入数据——Ctrl+Enter

单元格内换行:Alt+Enter 设置自动换行: 选定单元格——右键——设置单元格格式——对齐——选中 “自动换行” (注意区别)

3. 自动填充
法一:输入序列中的相邻两个数据(如“1,2”“3,6”“一”“9 月 1 日, 、 、 、 9 月 2 日等”——选中这两个单元格——拖动右下角的填充柄。 注:汉字数字只需一个即可。 法二:输入序列中的第一个数据——“编辑”菜单——填充——序列——对 话框。

4. 数据修改
覆盖原单元格数据:选定单元格——重新输入数据; 修改单元格中部分数据: 法一: 双击单元格, 插入点进入单元格——按通常修改文字的方法修改单元 格中的数据; 法二:选定单元格(此时编辑栏中出现该单元格的内容)——单击编辑栏, 插入点进入编辑栏——按通常修改文字的方法修改编辑栏中的内容 (对应单元格 中的内容会相应变化)——敲回车键确认。

5. 删除单元格中的内容:选定单元格(一个或多个、连续范围或不
连续范围均可)——删除键 Delete。

6. 移动单元格数据:选定要移动数据的单元格(一个或连续范围多个
均可)——拖动选定框边界到目的地。

7. 复制单元格数据:
①复制到不相邻的单元格中:选定要复制的数据单元格(一个或连续范围多 个均可)——按住 Ctrl 键并拖动选定框边界到目的地。 ②复制到相邻的单元格中: 选定要复制的数据单元格(一个或连续范围多个 均可)——拖动选定框右下角的填充柄经过获得数据的单元格。

8. 插入行/列:
单击行号(或列号)选定插入位置——“插入”菜单——行/列。

9. 删除行/列:
选定行/列(一行/列或多行/列)——“编辑”菜单——删除。

(三) 计算
1. 建立计算公式 Excel 规定,在欲得到结算结果的单元格应填入一个计算公式。计算公式以 等号“=”打头,后面跟计算表达式,例: “=c2+d2” 说明: ①输入计算公式时要在英文状态下进行,小心别在式子中误输入中文的括

号等; ②公式中的单元格引用名中的字母大小写均可。 2. 修改计算公式 法一: 选定要修改的已有计算结果的单元格——在上方的编辑栏对式子进行 修改——敲回车键确认。 法二:单击单元格——重新输入。 法三:双击单元格——进入单元格式进行修改。 3. 复制计算公式 对于相同的计算, 可采用复制计算公式的方法快捷计算出相应的结果。复制 方法与复制普通数据相同。 注意: 一般情况下被复制的公式中的单元格引用名要使用相对引用名, 这样, 当公式被复制到其它单元格中时,单元格会自动进行调整。 4. 求和的简便方法 方法:选定包含数值的单元格——单击工具栏上的“自动求和”按钮∑。 用此法时, 如果选定的是一行中连续的单元格,则结果在选定范围的右边一 格出现; 如果选定的是一列中连续的单元格, 则结果在选定范围的下边一行出现; 如果选定的是一个矩形区域, 则各列的和在选定范围的下边一行各列所对应的单 元格中出现。 5. 用函数进行计算 ①求和与平均值 下面是用于求和与求平均值的函数: SUM(单元格范围)——求参数选定的所有单元格中的数值的和; AVERAGE(单元格范围) ——求参数选定的所有单元格中的数值的平均值。 例如: “=SUM(C2:E3)”表示求 C2 到 E3 共六个单元格数值的和。 “=sum(c2,e2,d5)”表示求 C2、E2、D5 三个单元格数值的和。 使用函数时如果函数名和格式记不清楚,也可按如下方法操作: 方法:选定要填公式的单元格——单击工具栏上的“粘贴函数”按钮 fx ,出现对话框——在对话框左边窗口选函数类(如“常用函数” )——在右边窗 口选要用的函数(如 AVERAGE) ,出现对话框——在输入单元格范围(也可在 表格上方的编辑栏中输入,另外,如果显示的范围值本来就正确则可省此步)— —确定。 以上我们学到两种填写计算公式的方法: 第一种方法:选定单元格后直接从键盘输入“=”和计算表达式; 第二种方法:选定单元格后,单击工具栏上的“粘贴函数”按钮 fx,然后根 据对话框进行操作。 ②求最大值和最小值 MAX(单元格范围)——的数值的最大值; MIN(单元格范围)——求指定单元格范围中的数值的最小值。 (四) 表格修饰 1. 字体修饰与对齐方式 Excel 中的字体修饰、对齐方式等操作与 Word 97 中的操作方法类似,可用 格式工具栏上的工具按钮操作。 例:将表的第一行的标题文字改为“黑体、加粗、居中”方式,操作如下:

单击行号 1 选定第一行——在格式工具栏的“字体”列表中选择“黑体”— —单击格式工具栏上的“加粗”按钮——单击格式工具栏上的“居中”按钮。 2. 增减小数位 格式工具栏上的“增加小数位数”按钮和“减少小数位数”按钮的作用是增 加和减少小数位数。 3. 数值格式 法一. 用工具按钮设置数值格式 在格式工具栏上有三个按钮, 它们分别是货币符号、 百分比、 千分位分隔符。 使用方法:选定单元格——单击相应按钮。 法二. 用格式菜单设置数值格式 方法:选定单元格——“格式”菜单——单元格——数字——在对话框中选 相应参数——确定。 4. 行高、列宽 法一(鼠标拖动操作) :将鼠标指针移到行(列)号之间的间隔线上,指针 变为带双向箭头的形状——垂直(水平)方向拖动鼠标即可。 法二(菜单操作) ,下面以设置列宽为例: 步骤:选定列——“格式”菜单——列(显示出设置列的子菜单,如图 4-36 所示)——此时可选“列宽”“最合适的列宽”等选项(若选前者,则还将出现 、 设置列宽的对话框) 。 5. 合并单元格 合并单元格的作用是把多个连续的单元格合并成一个单元格。 方法: 选定连续的多个单元格——单击格式工具栏上的 “合并及居中” 按钮。 6. 垂直对齐方式 当行的高度大于单元格中数据和文字的高度时可选择在垂直方向上数据或 文字的位置。 方法:选定单元格——“格式”菜单——单元格——对齐——“对齐”对话 框中出现下拉列表,在列表中选一种对齐方式即可。 7. 框线、自动套用格式 到现在为止, 上面举出的所有例子中的表格都还没有设置表格的框线。虽然 我们在工作区看得见灰色的表格线,但那只是给我们操作时作位置参考的,实际 上并没有那些灰色的线。用常用工具栏上的“打印预览”按钮预览一下输出结果 便知。 下面介绍三种方法来设置表格的框线。 法一:选定单元格范围——单击格式工具栏上的“边框”按钮打开边框选单 ——选择“田”字型的边框(所选范围的所有框线均画黑实线) 。 法二:选定单元格范围——右键菜单(或“格式”菜单)——设置单元格格 式——边框——在“边框”对话框中选择线的样式、颜色、线的方位等。 法三:选定单元格范围——“格式”菜单——自动套用格式——在“格式” 列表中选择一种格式——确定。 上述三种方法,第一种较简单,而且在大多数情况下已够用;第二种可以自 己设置复杂的框线,初学者可暂不掌握;第三种是选现成的格式,方便快速。 8. 加标题 如果要在表格前面加上一个标题,可如下操作。 第一步:在第 1 行前面插入一空白行(预先将第 1 行留出也可) ;

第二步:对该行某些单元格进行“合并及居中”操作; 第三步:在合并的单元格中输入表格标题; 第四步:对标题文字和格式进行修饰。 9. 每页打印标题: “文件”菜单——页面设置——工作表——顶端标题行— —输入标题所在的绝对行号(例如$1:$3)——确定。 10. 插入页码: “文件”菜单——页面设置——页眉/页脚——在“页眉”或 “页脚”下拉列表中选择页码形式(或在“自定义页眉/页脚”中设置) 。 11. 隐藏零值 全部表中隐藏 0: “工具”菜单——选项——视图——取消“零值”前的勾 ——确定。 局部表中隐藏 0: “格式”菜单——单元格——数字——自定义——在“类 型”框内输入“0;-0;;@”——确定。 12. 背景颜色 为使表格样式更活泼一些,或为了突出一些单元格,可以对 Excel 的单元格 填充底色,方法如下: 方法:选定要填色的单元格——单击格式工具栏上的“填充色”按钮右边的 下箭头,弹出色板——在色板上选一种颜色(单击) 。

(五)数据的处理
数据的筛选和分类汇总

(六) 图表
图表是直观地表现数据变化和数据对比的常用的方式。在 Excel 中,可由表 格单元格中的数据自动生成各种样式的图表。步骤如下: 在表上选定图表的数据区域——单击常用工具栏上的“图表向导”按钮—— 在对话框中选一种图表类型(如“三维簇状柱形图)——单击“完成”按钮。 窗口的图表是一个浮动的对象,可以象修饰一般图形对象那样对它进行缩 放、移动等处理。图表内部的图形部分、图例部分亦可独立处理。


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