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《如何掌控自己的时间和生活》学习版松榕整理


美国前总统克林顿特别推荐

如何掌控 自己的时间和生活

By 阿兰·拉金

阿兰·拉金,哈佛大学MBA, 世界顶级个人时间管理专家。到 目前为止,《如何掌控自己的时 间和生活》是时间管理领域最为 著名的一本著作,其主要内容曾 先后为《读者文摘》、《纽约》 杂志以及《大都会》杂志选载刊 登。

如何

掌控自己的时间和生活?精典博维

美国前总统比尔·克林顿的感言
“读这本书,是最有价值的时间投资”
法学院刚毕业那会儿,我还是个小伙子,十分期待着马上开始自己 的生活。这时,我突发奇想,把本来想要看的小说和历史书暂时束之高 阁,出去买了本“如何做”一类的书:《如何掌控自己的时间和生活》, 作者是阿兰·拉金。该书的主要观点是,我们必须开列出自己短期、中 期和长期的生活目标,按其重要程度进行分类,例如A组最为重要,B 组次之,C组第三等等。然后,在每一个目标下列出实现这些目标的具 体行动。这本简装本我依然保留着,距今已近30个年头。我敢肯定,这 个单子准还埋藏在某个故纸堆中,尽管一时无从查找。然而,那个A组 的单子我还真没忘记。“我要当个好人,娶个好老婆,养几个好孩子, 交几个好朋友,做个成功的政治家,写一本了不起的书。” ——摘自美国前总统比尔·克林顿的回忆录《我的生活》
如何掌控自己的时间和生活?精典博维

读完本书,你将换来的是
学会区分重要和不重要的事务 摆脱毫无成就的生活 更好地在压力下工作,并准确及时地完成计划 更好地赚钱,更好地利用时间为企业获得更多的 利润 最为重要的是它将教会你如何更加聪明(而不是更 加努力地)工作—— ?有更多的时间与家人在一起 ?有更多的时间去完成你以前因为“没有时间”而推迟的梦想 ?不再受制于外界因素,学会控制这些因素,使其配合你的个 性、人生目标及对于未来的规划。 ? ? ? ?

如何掌控自己的时间和生活?精典博维

Get Ready?

Go!

如何掌控自己的时间和生活?精典博维

一、为什么要学会控制时间
? 浪费时间就是浪费生命——它不可逆转, 也无法取代。时间就是生命!

?更聪明地工作,更多享受生活!
? 有效地利用时间是一种人人都可以掌握的

技巧——就像开汽车一样。无数人已经从
这套方法中受益,你也能!

如何掌控自己的时间和生活?精典博维

一、你将得到的回报:控制你的生活
“控制”

时间的利用是一件非常私人、 非常个人化的事情。不同的技巧 适合于不同的人群。

留意“时间狂”: ? 执着于“井井有条”的人; ? “做得太多”的人; ? 过于关心时间的人。

回报:控制你的时间以及生活
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二 1、人是如何做出决定的
决策的复杂性:每个人每天都要做出各种各样的决定; 决策的困难性:感性与理性的冲突、短期收益与长期目标的 冲突……

有些要求必须得到满足。我们必须 学会让自己利用时间的方式更加符合自 己当前的角色。
What’s important

你是最终的决策者!其他人只能对你利用时间的方式提
出建议,却并不能替你做决定——真正的决定者是你自己。

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2、影响决策的因素
? 习惯 ? 他人的要求 ? 逃避心理 ? 一时冲动 ? 等待

? 理性的决定

Remember:
一时冲动的决定并没有什么不好。因为习惯、其他人的要求, 或者是逃避心理而做出决定并不是一件错事。但如果你不喜欢自己 的某项决定所带来的结果,建议你在下次做决定的时候更加理性一 些。你完全可以自己做出决定。

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3、决策的困难性

马丁先生手头上积压了很多工作。要想把这些工作处理完,他至少需要 一个月时间,可管理层却要求工作积压量不得超过一个星期。与此同时,马 丁想出了一套更加先进的流程,可以使处理工作的时间缩短一半,可问题是, 实施这套流程需要花费两个月的时间。他的部门很可能会在这两个月的时间 里遇到大麻烦。新流程不仅可以节约时间,而且马丁的上司每天都可以看到 工作的进展情况,然而如果马丁现在就着手实施新流程的话,他就不可能同 时抽出时间像以前那样每天完成同样的工作量。

短期目标 优点:保证每天都完成一定 的工作量 缺点:牺牲长期收益

长期收益 优点:从长期着眼实施新的 工作流程,一劳永逸 缺点:失去眼前的业绩

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三 1、控制始于规划
控制始于规划。规划的本质是将未来带到现在, 这样就可以通过现在的行为对未来产生控制。
“要是我能够……的话”

规划永远不嫌多。偶然的、为满足某个特殊目的而进行的规划
是很有价值的,但也有一定的局限性。在被迫的情况下进行的规划, 很可能并不能发挥出真正价值。

“要是我能够像迈克那样就好了,他似乎总是有时间 来 处理所有的工作,而且还能够保持放松,保持开心。 ” “要是我能够去做那些自己真正想做的事情就好了 ……” “要是我能够控制……”

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2、向专业人士学习
? 认真规划时间的人会反复斟酌自己的计划,逐渐形成

一个比较集中的目标 ? 对计划中的重要部分进行不断修改,使内涵更丰富; ? 按时检查计划的执行情况…… 这一过程中,他们会主动找出其中的问题、错误的假 设及遇到的困难等,并必要时随时修整,越做越好。

专业的摄影师首先会用掉几卷胶片去进行拍摄。 胶片冲洗出来后他会进行仔细研究,由于拍了很多张 ,他最终总能找出一些能够让自己满意的照片。接着 他就会走进暗房,考虑如何改进那些效果不错的照片 。他会用很多方法进行试验,比如剪辑、曝光等,并 最终挑选出几十张令自己特别满意的照片。接着他会 对这些照片进行进一步检查,并从中挑选出一张能够 让自己获奖的摄影作品。

范 例

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3、为工作排序

在所有的规划中,无论长、 中、短期,都必须:

(1)列出一张清单
(2)确定优先次序

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4、ABC排序系统(简洁有重要) 1) 列出清单之后,在最为重要的条目左侧写上A 2) 在一般重要的条目左侧写上B 3) 在最不重要的条目左侧写上C
Tips:
A级条目应该是那些最为重要的活动。所以应该把大部分时间花 在A级活动上,然后才是B级和C级活动。 考虑到每天的时间有限,而且不同条目的紧迫性也不相同,所以 你可以对所有级别的条目做进一步细分。 ABC只是相对的,完全取决于你的价值标准;你还可以根据清单上 的内容来调整次序安排;优先次序还会跟着时间的推移而变化。
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四、1 你到底想从生活中得到什么?
怎样发现自己真正想做的事情?

人生目标陈述——来自于15000个人的经验
? 立即写出人生目标。将会帮助发现自己真正想从生

活中得到什么,并向着自己的目标前进,使人生更有 意义
? 使生活更有方向。让你感觉可以控制自己的命运 ? 提供明确的测量手段。更好衡量哪些活动才真正有

意义,从而更好平衡生活各个方面,减少时间分配的
冲突
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2、你的人生目标
分解回答下列几个问题:

Q1.我的人生目标是? Q2.我准备今后三年做好那三件事? Q3.如果我知道自己六个后将被雷电劈死,我将会怎么做? Q4.假如明天我将与乔布斯“吃苹果”了,今天我一定要做的事是?
怎样看待自己的答案?

仔细斟酌并修改你对以上四个问题的回答 ,根据 自己的实际情况做出自己的选择。

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3、目标排序及修订

目标发生冲突时,确定哪些事情是真正重要 的,并相应地设定优先次序。

在人生目标清单上,用一分钟时间选出三个最 重要的人生目标——A级目标,分别为A—1、 A—2、A—3。在三年和六个月目标清单中进行 同样的筛选。

人生目标陈述并不是静态的,应该被阶段性 地不断加以更新。

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五(一)1、现在开始——千里之行始于足下
长期规划和目标设定必须首先进行一系列 短期规划,确定具体活动。 根据A级目标列出相应的活动清单:
1)针对每个A级目标列出所有可能的活动 2)确立相应的优先次序,以便选择当前最有效 的活动

Tips:
? ? ? ? 尽量展开想象,快速写出尽可能多的答案 不要试图去对自己的想法进行任何评价 不要因为担心不能完成某项活动而限制自己 不要因为怕承担责任而不敢列出某些活动 ? 不要把目标和活动混淆
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2、短期规划的修订
一:“在接下来的七天之内,我是否准备要在此项活动 上投入至少五分钟?” 二:删除不重要的任务,立即停止它们! 在勾掉某项活动的时候,你不一定要给出具体的原因 不要因为某件事情很重要而不愿意删掉它 三:把清单上的结果总结为一张任务列表。 1、为所有的活动设定先后次序。 2、在最重要的活动后面写上A—1,然后依次在其他活动 后面写上A—2,A—3,A—4……。 3、确定完次序之后,为每项活动确定最后期限,着手安 排完成该活动的具体时间,并立即记录下来。

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3、挑选优先事项,立即动手

选出至少一件你的A级活动,立即动手!

刚开始选择A级活动的时候,注意选择那些内 容较短,而且比较容易实现的; 如果选择一项难度较大的活动,建议将其分解 为更小的部分,从最简单或涉及问题最少、最重视 的那一部分开始。

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4、日程安排的作用
“谁有时间来进行规划?” ? 正是因为没有时间进行规划,才应该抽出时间进行规划, 这样才能抽出时间去做自己想做的和真正重要的事情

在每天的早晨和晚上进行规划。 利用每个星期五下午的时间对本周的活动进行回顾,并大 致规划好下个星期的活动。

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(二)1、为A级活动挤出时间
最主要的规划工具之一:

日程安排——给真正重要的活动排出时间
? 为A级活动安排出足够的时间。每个星期都安排出固定的

时间段来完成那些大型的项目
? 横向来安排A级活动的时间

? 要有选择性地记录自己的时间分配方式,从而最终改变时

间管理习惯

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2、改变时间管理方式

培养规划的习惯, 每天在同样的时间里做同样的事情。 习惯的力量是巨大的!!!实践证明,人们在
做那些习惯性的事情的时候,效率总是很高。

通过详细地规划自己的时间为自己找到 更多的空闲。你总是可以找到时间来做那些 对自己重要的事情!

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3、黄金时间
内部黄金时间 是一个人精神最为集中的时候。建议把这段时间用来处理自 己最为重要的工作。 外部黄金时间 是指外部资源(通常是人)最为齐备,最能帮助你做出决定, 回答你的问题,或者为你提供信息的时候。

每个人都会遇到一些意外的情况,所以在安排日程的时候,一 定要给自己留出足够的弹性。每天至少为自己留出一个小时的空闲 时间。

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4、如何挤时间

不要一味追求在工作上投 入更多时间,要注重效率,尽 量养成在固定时间内把工作完 成的习惯。

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5、挤时间的诀窍
? 少干活,多得结果 ? 最大限度地利用过渡时间

? ? ? ? ?

利用上下班时间 利用午餐时间 利用等待时间 利用睡眠时间 最大限度地利用每一分空闲时间

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六、1 事务清单(本书的核心内容)
坚持每天列清单

一:要想在有限的时间里完成尽可能多的工作,列出 清单放在身边,让它指导每一天的具体工作。 二:清单上的基本内容:在纸的顶端写上“今日事 务”,在下面列出当天想要完成的工作; 每当完成一件事情,勾掉清单上相应的内容,并随 时补充上新的任务。 三:只列出非常重要、需要得到特殊提醒的工作。当 然,别忘了把长期目标中的A级活动列到“事务清单”上

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2、如何最大限度地利用排序
不要为无法完成所有任务而焦虑 记住,“事务清单” 的目的在于帮助你更好地利用自己的时间,而非做完清 单上所有的事情。 “如何做更多重要的事情?” 工作次序的设定尤为重要,它可以: 1) 确保不会遗忘某些工作 2) 帮助确认自己已经完成了所有重要的工作 3) 激励勾掉并不需要的工作 4) 提醒还有哪些工作需要完成 通过完成更多的A级活动,并尽量减少C级活动的时间, 你所取得的成就会发生结构上的变化!
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3、有些事做了不如不做
80/20法则 “如果把所有的工作内容按照实际价值列举出来的话,我 们会发现80%的价值都是由20%的工作产生的,而剩下的80% 的工作只能产生20%的价值。”
Attention:
?

要想保证有足够的时间完成A级活动,一个最好的方式是尽量

减少那些C级活动的时间。许多C级活动都可能变成Z活动——即 便放弃也不会带来任何不利后果的活动。
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4、如何管理C级活动

? 在办公桌上准备一个C级抽屉 ? 开发一套有效的系统来规范文件管理 ? 每件事情只做一次

? 信息过量时根据自己的兴趣做出决定并坚持 ? 像读报纸一样读书 ? 更加聪明的阅读,尝试速读

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5、调整你自己以及你周围的人
你不可能满足所有人的所有要求—— 你根本没有足够的时间。当有人向你提出请求的时候,你 必须学会根据对方在你心目中的重要性;以及你不做这件事情所产生的
后果来安排次序。

? 最好的解决办法就是学会说“不”

? 如果不忍心拒绝,不妨和他们沟通进行有效的折衷
? 当几个人同时需要你付出时间和精力的时候考虑时间 共享

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6、给自己一些安静时间

人类一思考,上帝就发笑。 怎样为自己留出整段时间考虑重要问题?
? 记录来访客人和电话,了解 干扰因素,据此安排自己的 时间 ? 区分联络、接待和思考时间

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7、拉金式问题

“拉金式问题”——我现在最应该做什么?
提出拉金问题的时机: 被电话或访客打断的时候 ? 感到自己走神的时候 ? 当你的直觉告诉你并没有很好地利用时间的时候,或当你发现 自己 很可能会拖延某件工作、自己中途停止一件A-1任务的时候 ? 同时应付两个不同项目的时候,忙得不可开交的时候,或要转 向其他工作的时候……
?

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8、学学瑞士奶酪师
你确定了自己的A-1任务,可是你却发现自己懒得去做。 此时有两种情形: 1)重新审视自己的选择。懒惰可能是因为该任务无法让时间发挥 出最大价值。此时不执行A-1任务是正确的,可以把从前的A-1降 级,确定另一项A-1任务 2)A-1任务本身没有问题,很多人推迟A-1任务是因为它太复杂、 太耗费时间 ? 前提:用5分钟或更少时间就可以解决的任务; ?越简单越好,跟A-1相关,立即开始做。

速成任务只需要5分钟或者更少的时间,却能在A-1任务上开启突破口。
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七 1、如何找一些短期内可以完成的任务
?计划越是详细,执行起来的可能性就越大。拿张纸,花 5分钟时间确定速成任务,关于A-1任务不管想到了什么都 写下来

?把桌上的所有分神的东西统统搬走,或选择正确的渠道
?尽量在这项A-1任务中找到一些符合你现在心情的成分 ? “跟自己对话”,如果你认为自己 会成功,你会加倍 努力的进行你的A-1任务 ? 对他人做出承诺是有力的激励要素,规定最后期限也 很有效

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2、尝试新的方式,保持对工作的热情
在重复同样的工作一段时间之后,你会感到 厌倦、烦躁,甚至是筋疲力尽。该怎样重新投入 进去呢?答案是:不停地规定下一个步骤。
?在A级活动范围内,不断为自己制造一些新的刺激, 并不断对工作产生新的兴趣 ? 信息量太多或太少都很容易降低一个人对工作的兴 趣或参与热情。当对搜集信息和创意的工作感到厌倦 之后,你可以开始处理这些信息和创意

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3、有时候慢些比快些好
意识到自己应该做A-1,但却又非常 想把注意力转向其他事情时,怎么办?
告诫自己先慢下来, 用下面三种方法来帮助自己克服拖拉的倾向:

1) 直接面对那些让你感到不快的因素 2) 告诉自己,拖拉只会导致更大的不快 3) 培养自己的热情,并以此来抵消做这 件事情时产生的不快心理

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八 1、不要让恐惧挡了你的路

许多人迟迟不 愿意去完成那些真正重要的任务, 是因为在潜意识当中,他们害 怕失败,或者是不喜 欢成功后所带来的结果 不要让恐惧挡了你的路,采取引导的方式解决 这些引起你恐惧的问题。人们能够通过有意识地努 力来改变处境,恐惧将会逐渐变成一种推动性的力 量

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2、拖拉的真正代价

在接到一件任务之后,你应该 考虑的并不是 ——“是否做?”

而是“什么时候做?”
与“怎么做 ”?
Suggestion:

尽早处理手头的工作,给自己留下富余时间, 尽量在压力没有完全形成之前工作。
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3、学会奖励自己
学会利用“强调收益”的技巧,它将帮助你对那 些即便自己不感兴趣的A-1工作产生热情:

?分解复杂工作,奖励每一阶段 ?工作 人生目标 ?工作 游戏

只要能够提高对工作的兴趣,你可以尝试任何方法。
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4、如何克服逃避心理
7种常见的逃避方式: 1) 放纵自己 2) 社交活动 3) 阅读 4) 过度做某些事情 5) 做白日梦

如何克服逃避心理?

? 承认你在浪费时间 ? 切断逃避路线 ? 积极地应对

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5、下次怎样做得更好
要想真正利用好上面提出的建议和技巧,你必须有一定的意志力,能够: 做好规划 让自己始终在做某件事情,即便最终未必能够成功 克制自己的逃避欲望,尤其是在要处理一件A-1任务的时候 始终对自己充满信心,即便有过无数次失败 每天都向着自己的人生目标前进一步 克服恐惧心理 克制自己的冲动,不要去做那些简单却并不重要的工作

? ? ? ? ? ? ?

进行意志力培养练习的时候,你可以首先从一些比较简单的 任务开始,然后逐渐增加任务的难度,直到你能够完成比较困难 的任务。关键是循序渐进地取得进步。记住:不要对自己要求过 高,在开始的时候要给自己设定符合实际的目标。
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八、尽力而为与全力以赴
尝试与成功的价值 ?不要因为“错误”而灰心丧气。 “犯错误” 有时是一种 有效的节约时间方式。只有通过 不断尝试,你才能知道哪些方法是行不通的; ?过程比结果重要。进步就是成功!

一个人很难在几天之内改变自己的习惯。养成或者是 改变习惯都需要时间——有时候甚至会需要一两年时间。 但即便如此,你还是可以让自己每天都向着最终的人生目 标靠近一步。
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谢谢!
那些勇敢尝试过本书技巧的人都取得了惊人的效果。 你的人生随时可能会发生新的变化…… 读完这本书之后请立即开始!

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