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英文排版


第一单元
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英文信函与公文排版

大小规格 用途

点数制(又称“磅”) 计量拉丁字母(包括俄 文字母)字形大小

号数制(或级数制) 计算汉字活字字形大小 (用于在手动照排机中计算字形大小)

字号
初号 小初号 一号 小一号 二号

小二号 三号 四号 小四号 五号 小五号

磅数/p(点数) 级数/k或j(很少用) 59 42 50 36 27.5 24 21 18 15.7 13.5 12 10.5 9

主要用途

38 34
28 26 22 20 18 15 13

标 题

标 公

题 文

图书、期刊杂志正文
报刊、工具书正文、注文、表格文

印刷品种类 图书

幅面 32开本 大32开本 16开本 16开本 A4 16开本 32开本 16开本、A4 少量32开

字体 宋体

字号
五号字排正文 小五号或六号排注文 小五号排书眉、图注 七号排公式中的上下角标

说明
小学教科书或儿童 读物常用四号或小 四号楷体

公文 工具书 期刊杂志

仿宋、宋体、 楷体、排正文 宋体 注意不同文章 字体上的变化 及搭配

三号字或四号字
小五号字排正文 六号排正文注文、角标

用做中、小标 题

用字比较灵活,重要文章 用五号字,长文章用六号 字

报纸

大报4开 小报8开

正文用报宋体, 正文以小五号字 该 体横竖笔画 为主 粗细一致

?

1.印刷品用纸的两种基本尺寸

标准开本(1092mm×787mm)
大开本 (1168mm×850mm) 2.纸张开本的国际标准及规格

用于裁切成开纸

?

A系列全纸(1230mm×880mm) B系列全纸(1400mm×1000mm)

用于裁切成 A/B系列纸

开本:是指拿整张印书纸裁开的若干等分的数目做 标准来表明书刊本子的大小(P7)
新开本标准 开本名称 A4 (16开) A5 (32开) A6 (64开) 尺寸规格(毫米) 210×297 148×210 105×144 旧开本标准 开本名称 尺寸规格(毫米) 16开 32开 64开 189×260 130×185 90×128

(B5) (B6)

(B7)

任务三:排版排面、版面结构及使用
1. 版面(P8)
(1)版面:是指报纸或书刊一页纸的幅面,由版心和版心 周围的空白组成。 版心:是指书刊幅面除去周围白边,剩余的正文和图版部 份,也就是排版范围。 (2)版面结构:是指组成版面的文字 、插图、表格及空白 在版面上的布局。也即版心在版式面中占的位置。

版 心

订口

切口

版心

天头

地脚

2
4

2 33

1
4

1
4

4

2. 版面规划
在Word中,版面规划是通过“页面设置”对话框 来完成的.

注意:在多页面的一个文档中,设置不同的版心,就需
要对特殊要求的页进行专门设置,常用的有以下两种 方法: ①使用Word“分隔符”对话框进行分节,之后对不 同的节进行不同的设置。 ②打开“页面设置”对话框,在“应用于”下拉列表 中选择“选择文字”选项,单击“确定”按钮后,所 选文字的前后就会自动插入分节符。
演示

题目1:找全纸一张,按开本的标准最后剪栽成32开, 并回答以下的问题。 (1)在剪栽时,经过了哪几个开本才得到32开? (2)A4与16开都是全纸经过4次对折得到的,它们的尺 寸是否一样?
?

题2:按P9图1-4(C)所示制作一个斜向排版的“福” 字。 提示: 1、根据字体大小合理选择纸张大小及边距 ? 2、艺术字:华文新魏 ? 3、字号96磅
?

题3:在多页面的一个文档中,设置不同的 版心。 ? 具体要求: ? (1)对“文档资料”的奇数页设置 上下边距1.5, 左右 边距2.0 ? (2)对“文档资料”的偶数页设置: ? 上下边距1.5, 左边距 3.0; 右边距1.0
?

1.字体的定义、分类(基本/可选) 、常见字体 2.字号的定义, 计量单位及用途,各计量单位间的 转换 3.常用印刷品的字体及字号(见P6)

?

任务四:英文信函排版P10 ? ————英文便函及信封

信开头: 不能加 个人尊称

To: FROM: DATE: SUBJECT:

空 二 Jan Dove, Assistant, Public Relations 格

Perry Ames, Director, Public Relation March 15,1994 The Business Education Association Conference(事由类似主题)
空二行,正文一般单行距,各段间空一行

(送到什么地方) (来自什么地方) (年、月、日)

较长正文 用齐列式

The Business Education Association has chosen the Grand Ho tel as site for its Spring conference. The conference will be held form May 5 to May 9.Please send the group necessary information on the meeting rooms available on those dates
so Program Plans can be completed ……… ····· ····· 空一行

结尾: 不能加 致敬语

sjb(姓名应 缩写 )

图1-5英文便函格式

信开头: 不能加 个人尊称

空 二 格

To: FROM: DATE: SUBFECT:

(送到什么地方) Jan Dove, Assistant, Public Relations (来自什么地方) Perry Ames, Director, Public Relation (年、月、日) March 15,1994 The Business Education Association Conference (事由) 空二行,正文一般单行距,各段间空一行

较短正文 各段第一 行空5格

The Business Education Association has chosen the Gra nd Hotel as site for its Spring conference. The onference will be held form May 5 to May 9.Please send the group the necessary information on the meeting rooms available on
those dates so Program Plans can be completed ……… ……… 空一行

结尾: 不能加 致敬语

sjb

图1-6 英文便笺格式

请根据以下几个问题思考并给出解答:

对便函的规定是: (1)开头 “Mr.、Mrs.、Ms”等个人尊称( 不加 )。 (2)末尾敬语(不加)。 (3)录入员姓名应写( 缩写 )与正文最后一行间隔( )行 一 (4)信头和正文间一般应空二行。正文单行距,各段间空一 行。正文较长采用( 齐列 )式。较短正文各段第一行空 ( 5 ) 格

英文便函信封
顶 端 向 下 14 行

COMPANY MALL
收信人公 司名称 (用大写)

收信人尊 称和姓名

Mr .Jan Dove
与 左 边 空 出 10 cm

收信人头衔 和部门

Assistant public Relation

图1-7 便函信封格式

便函信封的录入练习 请给出以下几个问题的解答:: (1)在信封的右上角要用大写字母写(收信 ) 人的公司名称。 (2)收信人的尊称和姓名应写在从信封顶端向 下( 14 )行与信封左边向右(10 )厘米的交界 处,之后空( )行,再输收信人头衔和部门 一

便函与便函信封的排版 (1)以Perry Ames 的名字给Jane Dove排一封感谢 内容的便函。 (2)要求:内容不超过3句话,双行距,段落开 头空5个字空,署当天的日期。 (3)排一个用于便函的信封封面
?

昨天我们已经顺利回到北京,我写这封信 只是想表达我对你们上两个星期对我们的 照顾和支持;很高兴与你们一起工作; ? We have returned to Beijing safely yesterday. I am writing this letter to express my gratitude to you for supporting and taking care of us in the past two weeks. I am really glad we have the opportunity to work together.
?

? ?

感谢信(Letter of Thanks)-) ~~ Dear Mr. / Ms, Thank you for your letter of June 4, enclosing an account of the organization and work of your Chamber of Commerce and Industry. We are very grateful for such a detailed account of your activities. This information is certain to help increase our future cooperation. Yours faithfully 尊敬的先生/ 小姐, 谢谢您六月四日的来信及随信附上的说明 书,该说明书描述了你们工商总会的工作与组织 结构。对给我们一个你们活动如此详细的描述, 我们表示非常感谢。这一信息一定能帮助促进我 们未来的合作。

?

1月 January 2月 February 3月 March 4月 April 5月 May 6月 June 7月 July 8月 August 9月 September 10月 October 11月 November 12月 December

1.相当一部分学生在信件的格式和内容上都 不符题意 ? 2.”主题”没内容,连关键字也给省略了 ? 3.所选纸张及版式(版面结构)不合理
?

?

任务五:英文商务信件排版P11

英文信件上边界与信纸顶端应相距4cm

4cm

?

请思考并给出以下问题解答:

1、信件内容一般有那几种格式,各有什么特点? 齐列式(寄/收信人信息均居左排列) 斜列式(寄信人信息居右,收信人信息居左) 2、英文信件中寄信人地址一般应从纸顶端向下第10行开始排版。 3、收信人和寄信人信息之间的空距取决于信件内容的多少。 4、信开头的称呼和信末的致敬语应相一致(P12)。

正式用语(FORMAL)

非正式用语 (INFORMAL) 随便用语 (CASUAL)

Sir Madam Dear Sir Dear Madam Gentlemen Ladies
Yours respectfully Very respectfully yours Respectfully yours Yours truly Very truly yours Yours very truly

Dear Dear Dear Dear Dear Dear

Dr,Fanelle Same as Salutation Mr,Levine Salutation Mrs,redburn Miss Powe Ms,Hansen Allen
Kindest regards Kindest personal regards Best regards Best wishes

Very sincerely your Sincerely yours Very truly yours Most sincerely Cordially yours Yours cordially yours truly

? ? ?

(寄信人地址) 567 West River Avenue (州市(缩写),邮政编码) Linciln,NE 68501 (日期) April 6,1994 P11短文:10~12;中文:8~10,长文:5~7

寄信人地址从纸顶端的第10行开始

( ) 齐 列 式 信 件 格 式

(收信人姓名) Mr.William Morrow (地址) ? Bell Telephone Compang (街区) ? 101 Prospect Street (州市缩写及邮政编码) ? Providence, RI 02912 称呼后用“:”号(美式)或“,”号(英式),也可不用标 首行可顶格也 Mr.Morrow: 点符号,开头称呼和信末致敬语应相符 ? Dear
?

1

可以空五格

The excellent and informative talk you gave to the Lineoln High School Business Department was appreciated very much.
?

? ? ? ? ?

The topic “Computers in Our Work”was of interest to everyone;and your concise and clear explanation was easily understood. ………………. ………………. Looking forward to receiving an early reply. 致敬语后用“,”号或不用,开头称呼和信末致 Very truly yours, 敬语应相符 James M.Lawson

(2)斜列式格式信件 中心线
Mr.Wang Wu Office Plus Corporation 150 Lafayette street New York ,NY10013 U.S.A 收信人地址 收信人单位 地址、街道 城市、邮政编码 国名

相 距 五 个 空 格

(寄信人地址) 87 Weybosset Strteet (邮 政 编 码) Province,RI 02903 日 期 May 4,1994

Dear Wang: I wish to apply for admission and financial aid to the epartmentof Electrical Engin eering at your university as a graduate student in the fall of 1993.Could you send me some required application forms for admission as well as for financial aid? Also,please send me your university catalogue and some general information about your department. …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………….. Looking forward to receiving an early reply. Sincerely yours, Hua Hua

信件排版 (1)以自己的地址为寄信人地址,将信寄往: Mr.Hary Smith at 8134 Melrose Avenue,Cincinnati,OH 95319 (2)内容不超过10句话,介绍自己的学习情况。 (3)要求:信件用齐列式或斜列式排版时的格式; 开头称呼和信末致敬语应相符
?

?
? ? ?

Ms .Wang Wu People’s University of China Beijing,100084 P.R.China
发信人信息放在 左上角

寄信人姓名 寄信单位 城市,邮编 国家 收信人信息放在 右下方或中间

Ms.Celia Chog Graduate and Internal Admissions University of Southern California Los Augeles,CA90089*0319 U.S.A

? ?

英文信封排版
排一个与上述寄信人和收信人的姓名、地址相 符的信封封面。

提示: Vocational senior middle(职业高级中学)
?

公函是机关、团体、企业间的往来公文。 ? 公函信件的格式也有齐列式和斜列式二种。 ? 一般公函信纸上都印有单位或公司的名称、地址、 电话号码等. ? 英文地址的写法与中文完全不同,地址的名称按从 小到大的顺序:第一行写门牌号码和街名;第二行写 县、市、省、州、邮编、国名;然后再写上写信日期。 ? 收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上, 要求与对应信头的要求一样,不必再写日期。 ? 我们有时可看到在称呼与正文之间有Re:或 Subject:(事由)字样。一般在信纸的中间,也可与 “称呼”对齐。还应在底下加横线,以引起读信人的 注意。事由也可以省略。
?

?

16 Fu xing Street
Hai dian District Bei jing City Post Code: 100035 People’s Republic of China Tel: 63211234 Aug. 20, 2004

对空白信笺从距纸的顶端第10行开始 信头 寄信人公司地址
电话号码

日期 收信人姓名头衔 地址(街、路名)单位 省、市、州、邮编、国名 开头称呼

地址、称呼、事由、正文彼此之间空一个行距; 正文的各段落之间空二个行距; 事由(主题词)可以全部大写, 也可头一个

大写,后面字母小写,之后加冒号空2格排主
题词内容(主题词也可省略); 致敬语、公司名之间空一个行距,公司名、寄 信人姓名之间空三个行距,且公司名要用大写 字母,致敬语、寄信人之间空三个行距 图1---9(采用空白信笺)齐列式公函样 式

事由(主题词):
正文内容

致敬语, 寄信人(姓名、头衔)公司 寄信人姓名缩写(大写字母)

录入员姓名缩写(小写字母)

?

当公函信太长,需要排两页以上时,每页 最上和最下面至少要留6行空白(不超过12 行)最后一页至少要打一整段正文内容。 信头用齐列式分别将姓名、页码、日期排3 行,或者左、中、右平排一行。

根据下列要求排信封和公函 ? (1)信封内容 ? 信由 People’s University of China Beijing, 100084寄出 ? 寄往 Andrew S.Meeks, Sales Manager , ? Outdoor Furniture,Ine,7663 Sunny sike Drive, Tampa,Florida 33606
?

(2)公函内容 ? ①合适的信头、称呼和结尾 ? ②写信日期 ? ③正文内容介绍(见下页)
?

Thank You for sending the information about AUNLIFE.this new product may be the answer to Some of my Customers & problems. ? Please send me two doxen Cans packed in a display carton.I need then by March 15 annual spring sale. ? Enclosed is a check for 20 as a deposit on the order. Thank you for your prompt attention.
?

A4纸

?

1、信头地址格式(例:“Ine”、收信人缺尊 称)

1、英文便函及信封排版 ? 2、商务信件及信封排版 ? 3、公函信件及信封排版
?


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