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会议的沟通技巧-倪雯婷 Microsoft PowerPoint 演示文稿


主讲人:倪雯婷

为什么开会?
会议是一种很有效的沟通 手段,面对面的交流可以传 递更多的信息,尤其是很多 需要部门协调的工作,就更 需要会议来协调运作。

全球每天要举行数百万次会议
一份美国的调查统计

经理级干部和专业人员每周 约花1/4的时间在开会上;
中上级的经理约1周2天;资

深行政人员则多达1周4天。 研究显示,除了一对一的会 议,三人以上的会议平均所占的 时间最多。

1、 邀请与会者——要以少而精为原则

哪些人必须来开会?
信息型会议要通知所有 需要了解该信息的人都参加。 决策型会议要邀请所有 能解决问题、且有一定影响 力的权威人士,以及对决策 者能做出承诺的人。 应对某些未在会议邀请 之列的相关人士说明原因。

通知与会者
通常需要就会议的时间和 地点给与会者书面的通知

?在上一个会议上宣布;
?电子邮件; ?电话; ?书面通知; ?等等

2.

准备议程

会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清 单。它应当简洁、一目了然。

编写议程时要注意几点:
?确定会议的召开和结束时间并和相关部门做好协调。 ?充分考虑会议进程,写出条款式的议程安排。开头为 会议的日期、时间与地点,每一项均有一个编号,每 一项均有一个起始时间,下次会议细节可写在议程的 末尾。 ?把议程安排适时地交到与会者手中。

3. 确定地点——以适宜沟通为原则
选择会议地点对于会议的成功是极为重要的, 这不仅是一个舒适的问题而且要使与会者感觉到 这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会 议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人 进一步相互了解,一种宽松的郊外气氛是合适的。 同样的道理,不要在一个乱糟糟的开放式办公室 召开正式会议。选择会议室要为与会者的身体舒 适需要考虑,如温度、采光、规模、通风等因素。

你的办公室

优点:你的全部参考资料在手边;你的权威性可能得到加强。 缺点:可能会有电话干扰,或者有人打扰。

下级的办公室

优点:可能提高一位下级的地位和士气。 缺点:如果工作处狭小,可能会使双方感到不适。

单位会议室

优点:避免由于使用个人办公室而引起的等级问题。 缺点:外人可能同与会者接触而打扰会议。

外面的会议室

优点:保证没有任何一方占地主优势;如果保密是重要的, 这类会议室很有用。 缺点:可能昂贵,并且每个人都不熟悉。

会议中心

优点:具有开大会的设备;需要时能够提供技术 支持和安全保卫。

缺点:可能缺少非正式的小规模聚会的机会。

4. 安排座位
一对一会议
在一个一对一的会上,两人的座位安排可决定会议的格调, 并影响讨论的进程。如果你正在主持会议,可通过适当安排座 位来影响会议的正式程度。一对一的会议有三种座位安排:

如果你希望是支持性 坐在另一个人旁边 的,可与另一个人在桌角 表示合作,这种安排提 两边就坐,这有助于消除 示观点的相似性。 障碍且可进行目光接触。

坐在桌子的对面,使 自己与另一个人保持距离, 这个位置能使不一致的观 点表达得更自在一些。

多人会议
多 人 会 议 的 四 种 就 坐 方 式

1、 会议开场时 1) 准时开会 2) 履行议程 3) 有效的利用时间 4) 规定休息时间 5)向每位与会者表示欢迎,营造和谐氛围。 6)把参会的主要人员介绍给大家。 7)强调会议的主题和会议的重要性。

1、 会议进行时 1)充分发挥主持人的沟通技巧。
2)主持人要留意会议的进程,讨论时防止出现“一言堂”。 3)争论出现时要保持清醒头脑,肯定其热情并及时转移话题。 4)要有时间意识。 5)控制好会议,注意许多细节。

与会者的样子 清楚地表明对会议 缺少兴趣,注意力 不集中 。

一种不愉快的表情表示 出这个人对会议进行的方式 感到不高兴。他握紧拳头, 低下了头,挑衅地瞪着眼。

这位男士举起他 的手吸引主席的注意。 他的身体语言表明一 种对抗态度。

若双方的讨论边的过分激 烈,就站起来重新控制局面并 使他们镇静下来。你站着,高 高在上的位置会使你显出更大 的权威性。同时,使用一种平 静的、有分寸的语调。

这个与 会者扬起眉 毛并微笑, 头侧向发言 者,是一种 感兴趣的表 示。

这个与 会者是一种 密切注意的 姿势,意味 着她对发言 者所讲的内 容感兴趣。

会议参与者的技巧
1. 积极参与

收集信息 认真思考

2. 外表

3. 倾听发言 ——聚精会神地倾听

4. 做好记录

教育会议日程

会议结束后, 并非会散人散就完 成任务了,还应做 好会后的一系列工 作,如寄送会议决 议、通讯录、照片; 电话致谢应邀出席 会议的重要人物; 跟踪大家同意进行 的行动;向重要人 物汇报会后的成果 等。

一、 嘉宾签到并领取纪念品(2:00—2:30) 二、 会议开始(2:30) (一) 主持人介绍晚报到会领导和相关人员 (二) 报社领导致欢迎词并讲话 (三) 广告部领导讲话 (四) 嘉宾开始话题讨论 中心议题:中国化的MBA教育能否成为 MBA教育市场的主流 1、 作为商学院欢迎什么样的人来读MBA 或者EMBA 2、 读MBA是在国内读好还是在国外读好 3、 MBA的就业情况是否一步到位 (五) 介绍晚报给客户赠送订报卡的使用方法 (六) 合影留念 三、会议结束(5:30)


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