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unit 2(商务英语写作)


Skill of Business English writing

Your first concern in improving the readability ot your nonfiction writing is to choose the right word.You writing should use words most closely conveying the meaning of your thoughts.Flowery words and jargon should be avoided, if possible, say what you have to say simply and clearly. 要提高可读性,首先要措辞恰当。你应该选择最 能表达你想法的词汇,要尽可能避免使用华丽的 辞藻或专业的术语,陈述力求简明扼要。一般较 常使用简单句,单个句子不要超过20字。

Selecting words
? 1.Use short and familiar words Business writing choose short, familiar, and conversational words.商务写作一般使用简单,大 众化,口语化的词。 ? 2. Use appropriate conjunctions 使用合适的连词,尽量使用一些简单的,熟悉的 如:but---however, and---furthermore等 ? 3.Select words for precise meaning 选择准确意思的词语,写作要求具备较好的语言 功底,特别是要注意含义相近的词汇的区别。

? 4. Avoid sexist words 避免出现性别歧视的词 如:用He or she, they ,或or 来代替人称,而不是仅 仅是he. ? 5. Be careful of the abbreviations 注意缩写的使用 使用太多的缩写会使文章显得没那么正式。 如 :It is——it’s ? 6. Avoid flowry words and jargon 避免出现华丽的 词或行话 如:due to ----due to the fact, because---in the view of the fact that

developing effective sentences 使用有效的句子
句子的组织和措辞一样也要考虑与读者相适应。所以最好根据读者的水平选 择合适的句子结构。一般来说,简明扼要最好。 1. Emphasis on short sentences 短句子和段落易于理解,因此,商务写作应避免使用累赘的句子。可通过控 制句子的内容,及精简用词。

2. Emphasis on sentence desighs
商务文函中的所有信息并不都是同等重要的。简短的句子比长而复杂的句子 更具有强调性。 3. Give the sentence unity 句子要有连贯性,尽量不要出现不想关的内容,过多的细节,或者是缺乏逻 辑的结构

4. Avoid sentence faults

句子的典型错误:完整句的断开,句子间用逗号连接以及无逻辑标志句子的 使用。
如:The prices are in line, we trust important business can materialize.

5. Put important information at the beginning or the end of a sentence. 把重要的信息放在最前面或者是最后面,可以让读者一目了然。

6. Avoid too many punctuations(标点符号) in a sentence
A sentence contain more than four punctuations is less acceptable. You had better convey long sentences into several short ones. 一个句子包含了四个以上的标点符号是不太被接受的。最好就是把长句分成 几个简单句。

7. List your viewpoints if you have three or more

如:①
② ③

8. Use short sentences to convey good information while long sentences for bad. 人们期待好消息,不愿意得到坏消息。所以熟练的商务写作者往往用短句来 突出正面信息,而用长句来淡化负面信息。 9. Use active voice 采用主动词态做些使语言表达更为有力而生动,它强调采取某种行动且通常 表达简洁。怎样选择恰当的语态应视情况而定。当行为主体不愿为人知或 不愿为人所提及时,则最好选择被动语态。

Effective paragraph development (段落的组织)

1. Avoid more than three sentences at the beginning or the last paragraph in business writing ,and eight sentences in the body. 避免在首段和末段出现超过三句以上的句子, 在主文中也不要超过八句。

2. Remenber one paragrap, one topic 一般是一个主体一个段落,这样使读者可以 一目了然的了解文件的内容。 3. Adapting to modern changes 要适应现代社会发展,使用友好,通俗和自 然亲切的风格,而不是冰冷,死板呆滞的 风格。

4. Singling out your reader 挑选你的读者,如果让读者觉得你的文字是 为ta量身定做的话,对方会有被尊重的感觉, 因此要学会换位思考。 5. Avoiding anger 避免不要出现生气,指责对方的词汇。

6. Directness in good-news and routine messages 直接的传递好消息或者是常规信息,而不是 拐弯抹角的表达。 7.Using the appropriate tone 使用适当的语调。根据场合,以及读者的类 群,选择正式活非正式的语调等。


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