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本章目录: 第 5 章 Word 2003...........................................................................................................................4 5.1 Word 2003 基本知识(简介) .......................................................................................................4 5.1.1 Word 2003 概述 ...............................................................................................................4 5.1.2 Word 2003 的启动和退出 ...............................................................................................4 1.Word 2003 的启动 .........................................................................................................4 2 Word 2003 的退出 .........................................................................................................4 5.1.3 Word 2003 的窗口组成 ...................................................................................................5 1.标题栏.........................................................................................................................5 2.菜单栏.........................................................................................................................6 3.工具栏.........................................................................................................................6 4.文本区.........................................................................................................................6 5.滚动条.........................................................................................................................6 6.状态栏.........................................................................................................................6 7.文本选定区.................................................................................................................6 5.1.4 Word 2003 的视图和显示方式 .......................................................................................6 1.普通视图.....................................................................................................................7 2.Web版式视图 .............................................................................................................7 3.页面视图.....................................................................................................................8 4.大纲视图.....................................................................................................................8 5.阅读版式.....................................................................................................................8 5.2 文字基本编辑技术.....................................................................................................................9 5.2.1 文档的创建、保存和打开..............................................................................................9 1.文档的创建.................................................................................................................9 2.文件的保存...............................................................................................................10 5.2.2 文档的编辑....................................................................................................................11 1.文本的输入...............................................................................................................11 2.文本的选定...............................................................................................................12 3.文本的编辑...............................................................................................................12 5.2.3 查找、替换、自动更正与拼写检查...........................................................................13 1.查找和替换...............................................................................................................13 2.自动更正...................................................................................................................15 3.拼写检查...................................................................................................................17 5.3 文档格式编排...........................................................................................................................18 5.3.1 字符格式编排................................................................................................................18 1.使用菜单命令设置...................................................................................................18 2.使用“格式”工具栏设置.......................................................................................19 3.复制字符格式...........................................................................................................20 5.3.2 段落格式编排...............................................................................................................20 1.文本对齐...................................................................................................................20 2.文本缩进...................................................................................................................21 3.行间距和段间距.......................................................................................................22 5.3.3 项目符号和编号...........................................................................................................23 1.项目符号和编号的自动创建...................................................................................23

2.项目符号和编号的设置...........................................................................................23 5.4 表格处理...................................................................................................................................24 5.4.1 表格的创建....................................................................................................................25 1.插入空表...................................................................................................................25 2.将文本转换为表格...................................................................................................26 3.输入表格内容...........................................................................................................26 5.4.2 表格的编辑....................................................................................................................26 1.选定表格...................................................................................................................27 2.插入行、列、单元格和表格...................................................................................27 3.删除行、列、单元格和表格...................................................................................27 4.改变行高和列宽.......................................................................................................28 5.合并和拆分单元格...................................................................................................29 5.4.3 表格格式化...................................................................................................................29 1.对齐方式...................................................................................................................29 2.表格自动套用格式...................................................................................................30 5.4.4 表格的处理...................................................................................................................30 1.表格的计算...............................................................................................................30 2.插入图表...................................................................................................................31 5.5 边框和底纹...............................................................................................................................32 5.5.1 表格边框的设置............................................................................................................32 5.5.2 页面边框的设置............................................................................................................32 5.5.3 底纹的设置...................................................................................................................33 5.6 页面设置...................................................................................................................................34 5.6.1 页面设置........................................................................................................................34 1.页边距.......................................................................................................................34 2.设置纸张方向、大小和来源...................................................................................35 3.版面设置...................................................................................................................35 4.改变每页的行数和每行字符数...............................................................................37 5.6.2 页眉和页脚...................................................................................................................37 5.6.3 文档分页........................................................................................................................38 5.7 图文混排...................................................................................................................................38 5.7.1 插入图片.......................................................................................................................38 1.插入剪贴画...............................................................................................................38 2.插入图形文件...........................................................................................................39 5.7.2 图片格式的设置...........................................................................................................40 1.设置图片大小...........................................................................................................40 2.裁剪图片及图像控制...............................................................................................41 3.设置文字环绕方式...................................................................................................42 5.7.3 绘制图形.......................................................................................................................43 1.绘制图形...................................................................................................................43 2.在自选图形中添加文字...........................................................................................43 3.自选图形格式设置。...............................................................................................43 5.7.4 其他图形对象...............................................................................................................44 1.插入艺术字...............................................................................................................44

2.公式的输入 ...........................................................................................................46 3.插入文本框...............................................................................................................46 5.8 文章样式...................................................................................................................................47 5.8.1 样式的设置...................................................................................................................47 1.样式...........................................................................................................................47 5.8.2 模版.........................................................................................................................49 5.8.3 编辑目录..................................................................................................................49 5.9 文件打印...................................................................................................................................52 5.9.1 打印预览.......................................................................................................................52 5.9.2 打印文档.......................................................................................................................52

第 5 章 Word 2003 5.1 Word 2003 基本知识(简介)
5.1.1 Word 2003 概述
在信息飞速发展的今天, 我们仍离不开文字和图表的处理工作, 普通的手写已经不能满 足人们的需要。随着计算机的普及,各种为文字处理开发的应用软件应运而生。 Microsoft Word 是目前用于创建重要文档的最常用应用程序之一。使用它可以编排出 精美的文档,制作报表、信函以及一些简单的出版物等,除了在文档中插入图片、图形、表 格等各种对象外,还可以方便地编辑和发送电子邮件,编辑和处理网页等。Word 2003 是 Office 2003 套装软件的一个重要组成部分,对于过去的 Office 版本有了很大不同。本章 主要介绍 Word 2003 的使用,重点介绍文档编辑、格式设置、表格操作和图文混排等。

5.1.2 Word 2003 的启动和退出 1.Word 2003 的启动
启动 Word 2003 的方法有很多种,概括起来常用的主要有以下几种: (1)单击任务栏上的“开始”菜单→“程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Word 2003” 。 (2)双击桌面上 Word 快捷方式图标 ,启动 Word 2003。 (3)选择“开始”菜单→“运行”输入“winword”后,单击“确定” 。 (4)如果已有建立的 Word 文档快捷方式,双击该文档后系统自动启动 Word,并同时 打开此文档。

2 Word 2003 的退出
关闭 Word 2003 的方法有以下几种: (1)单击 Word 窗口右上角的关闭按钮 (2)双击窗口控制菜单图标按钮 。 。

(3)单击“文件”菜单→“退出” 。 (4)使用 Alt+F4 组合键。 注:如果在退出前已保存,则直接关闭此窗口,如果还没有保存,则会弹出是否保存文 档的对话框,如选择“是(Y) ”按钮,对于已经保存过的文件,则保存后退出 Word。若是

新建文档,则打开“另存为”对话框,输入文件名之后,再按“保存”按钮,才保存用户所 做的修改;若选择“否(N) ”按钮,则不保存修改退出 Word;选择“取消”按钮,则取消 退出操作。如图 5.1 所示:

图 5.1 保存文档的对话框

5.1.3 Word 2003 的窗口组成
启动 Word 2003 之后,窗口界面如图 5.2 所示: 标题栏 常 用 工 具 栏 文 本 选 定 区 菜单栏 最小、最大、关闭按钮 格 式 工 具 栏

插入点

文本区

视 图 选 择 按 钮 水平滚动条 状态栏

垂 直 滚 动 条

图 5.2 Word 2003 窗口界面

1.标题栏
标题栏位于窗口的最上方,显示当前所处理的文档的名称。最左边的是控制菜单图标,

单击可以显示窗口控制菜单, 双击退出 Word。 最右边是最小化按钮 还原按钮 )和关闭按钮 。

、 最大化按钮 (或

2.菜单栏
菜单栏位于标题栏的下方, 给出各类命令的菜单项,在 Word 2003 中常用菜单有以下九 种:文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助。

3.工具栏
工具栏位于菜单栏的下方, Word 窗口的重要组成部分, 是 默认情况下 Word 只显示 “常 用”和“格式”两个工具栏。当执行某些操作的时候,可以通过选择“视图”菜单→“工具 栏”命令调出需要的工具栏。

4.文本区
文本区又称编辑区。它占据窗口的大部分显示空间,在这个区域可以编辑文本、插入表 格和图形等等。文本区中闪烁光标“∣” ,表示当前输入文字的位置。 “ ”表示一个段落 的结束,以及该段落的格式编排信息。

5.滚动条
分为水平滚动条和垂直滚动条。 在水平滚动条的左侧有五个视图方式转换按钮, 用于改 变文档的显示方式。

6.状态栏
状态栏位于窗口的最底部,用于显示光标在文档中的位置及文档信息等。

7.文本选定区
文本区左边是文本选定区。在文本区选定区,鼠标指针变为指向右上的“ ” ,用户可 以用文本选定区选定所需要的内容,单击、双击和三击鼠标左键可分别选中文档的一行、一 段和全部文档。

5.1.4 Word 2003 的视图和显示方式
用户通过屏幕查看文档中的内容及输出效果。为了方便用户进行文字编辑及格式编排,

Word 2003 提供了多种显示模式,也称作视图,来满足用户需要。不同的视图可以改变同一 文档在窗口中的不同显示效果。对于各种视图的切换,可以使用“视图”菜单来选择,或者 单击窗口左下角的视图方式转换按钮进行切换。Word 2003 一共有五种视图:普通视图、 Web 版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式。

1.普通视图
普通视图是用户进行文字输入、编辑及格式排版的常用界面。它简化了页面布局,不能 显示页眉、页脚、背景和分栏等页面效果,也不能显示那些没有设置为“嵌于文字所在层” 环绕方式的图片。 “分页线”的显示是普通视图的特点。

图 5.3 “普通视图”方式显示

2.Web 版式视图
Web 版式视图的外观与浏览器的效果一致,它的正文显示比例更大,并且自动换行来 适应窗口。它不仅能浏览文档,还可以看到背景、自选图形等等,但这些背景和填充效果不 会被打印出来。

图 5.4 “Web 版式视图”方式显示

3.页面视图
页面视图是最合适的图文混排视图方式, 也是学习 Word 编辑排版的最主要的工作视图。 在页面视图上, 用户可以看见文档的真实打印效果, 在页面视图下, 可以设置页边距、 页眉、 页脚和脚注等,还可以处理图文框、分栏,以及对文本格式、版面进行修改。

图 5.5 “页面视图”方式显示

4.大纲视图
在大纲视图下,用户可以创建或修改文档的大纲、组织文档结构;将标题下的文本内容 隐藏或显示; 提示或降低标题的层次。 大纲视图中的缩进和符号并不影响文档在其他视图中 的外观,也不会被打印出来。

图 5.6 “大纲视图”方式显示

5.阅读版式
阅读版式是一种专门用来在屏幕上阅读文档的视图, Word 2003 以下的版本中没有阅 在 读版式视图。和页面视图相比,阅读版式视图中的字号变大,行的长度变短,页面恰好适合 屏幕。需要注意的是阅读版式所显示的页面并不是打印纸张的页面,而是按屏幕编号。阅读 版式还可以实现一屏双页,或者一屏多页。

图 5.7 “阅读版式”方式显示

5.2 文字基本编辑技术
5.2.1 文档的创建、保存和打开 1.文档的创建
Word 2003 启动后,默认创建一个空白新文档,命名为“文档 1” ,此时可以在“文档 1” 中输入内容。在编辑文档的过程中,Word 2003 还可以创建其他新文档,操作方法如下:

图 5.8 文档的创建 (1)选择“文件”菜单→“新建”命令。 (2)在“新建文档”的任务窗格中,选择“空白文档” ,即可创建一个空白文档。

图 5.9 “新建”任务窗格 或者利用“常用”工具栏的“新建空白文档 ”按钮,创建一个新文档。在 Word 2003 以下版本是打开“新建”对话框,在对话框中选择需要的模版或向导来完成。

2.文件的保存
在文档的编辑过程中, 要注意对文档的保存。 对新建文档或对某个已经保持过的文档进 行修改之后,都需要保存。 (1)保存新文档 首次保存文档时,用户必须给新文档命名。通过选择“文件”菜单→“保存”或“文件” 菜单→“另存为”命令,或者单击“常用”工具栏中的“保存”按钮,都可以打开“另存为” 对话框。

图 5.10 “另存为”对话框 默认状态,Word 自动将文档第一段的部分字符作为缺省文件名,保存在“我的文档” 下。如果用户需要修改文件名,可以在“文件名”下拉列表框中输入新的文件名;通过“保 存位置”下拉列表选择不同的保存位置;还可以通过“保存类型” ,选择不同文件类型,Word 默认扩展名是.doc。最后单击“保存”按钮即可。 (2)保存已有文档 对于已经命名过的文档,如果不需要改变其名称和路径,可以直接单击“常用”工具栏 的“保存”按钮,或者选择“文件”菜单→“保存” 。如果需要改变其名称或路径,可选择 “文件”菜单→“另存为” ,执行相应的操作。 (3)自动保存文档

为了防止断电或意外事故,Word 2003 提供了自动保存功能,通过此功能 Word 会在用 户设定的时间内,自动的保存正在工作的文档。选择“工具”菜单→“选项”命令,在对话 框的“保存”选项卡中即可指定自动保存的时间间隔。

图 5.11 自动保存 注:不管是保存新建文档还是保存已有文档,都会弹出“另存为”对话框。

5.2.2 文档的编辑 1.文本的输入
(1)光标定位 打开 Word,在要输入文本处单击,光标变成一个闪烁的“—” ,这个“—”就代表文字 插入的位置,称为“插入点” 。 (2)文字的输入 光标定位后,选择合适的输入法,即可输入文本。输入的文本从左至右,在每行的最右 端会自动换行。如果未录入到边界或一段结束需要换行,按“回车键”即可。 (3)特殊符号的输入 一般的符号,我们可以通过键盘直接输入,而有些特殊符号,键盘上无法找到,此时可 选择“插入”菜单→“符号” ,在出现的“符号”对话框中,选择需要的符号,单击“插入” 按钮,特殊符号即插入到文档中。

图 5.12 “符号”对话框

2.文本的选定
在 Word 中,编辑的第一步,也是最关键的一步就是文本的选定。Office 组件中对各软 件的操作,都有一个共同的规律就是“先选定,后操作” 。一旦被选定的文本,变成黑底白 字(即反相显示) ,就可以对其进行复制、删除、移动、设置格式等各种操作。 (1)基本选定方法 将鼠标移到要选定文本的首部或尾部, 按住鼠标左键不放, 拖曳到要选定文本的尾部或 首部,然后松开鼠标,选定的内容即反相显示。 (2)利用选定区 在文本区左侧,有一个没有任何标记的长方形空白区域,称之选定区。当鼠标移到该区 域的时候,鼠标箭头指向右上。如果需要选定文本的一行,可以单击对应的选定区;如果需 要选定文本的一段,双击对应的选定区;如果需要选定全文,三击对应选定区。 (3)常用选定方法 1)如果需要选定一个英语单词,只需双击该单词的任意部分。 2)如果需要选定一个连续文本,可以先单击选定文本的首部,按下“Shift”键在要选 定内容的尾部单击。 3) 如果需要选定不连续的文本,可以先选定其中一部分文本,按下“Ctrl”键同时选 定其它部分文本。 4) 如果按下“Shift”同时按“→”键,将会选定右边的一个汉字或一个字符;如果按 下“Shift”同时按“←”键,将会选定左边的一个汉字或一个字符。 5) 如果需要选定全文,按 Ctrl+A 组合键。

3.文本的编辑
文本选定之后,就可以做相应的编辑了。编辑的基本操作包括复制、移动、剪切、删除; 撤销或恢复操作。 (1)复制文本 复制指的是,将文本移到另一位置,并且保持现有位置的文本内容不变。对于短距离文 本的复制,可以选定文本后,按住“Ctrl”键和鼠标左键,拖曳到需要复制的地方。如果是

长距离的文本复制,操作方法如下: 1)选定需要复制的文本。单击“常用”工具栏的“复制”按钮,或右击在弹出的快捷 菜单中,选择“复制”命令。光标移到至需要复制的地方,单击“常用”工具栏上的“粘贴” 按钮,或者右击选择“粘贴”命令。 2)使用复制的组合键 Ctrl+C和粘贴的组合键 Ctrl+V完成复制操作。 (2)移动文本 文本的移动和文本复制的操作很类似, 但执行移动操作后, 原来位置的文本内容将会消 失。短距离的文本的移动,可以通过选择需要移动的文本,然后按住鼠标左键直接拖曳到需 要的位置,即可。如果是长距离的移动,操作方法如下: 1)选定要移动的文本。单击“常用”工具栏的“剪切”按钮,或右击在弹出的快捷菜 单中,选择“剪切” 。移动光标到需要插入文本的位置,单击“常用”工具栏的“粘贴”按 钮,或者右击选择“粘贴”命令。 2)使用剪切的组合键 Ctrl+X 和粘贴的组合键 Ctrl+V完成移动操作。 (3)删除文本 首先选定文本,然后进行删除操作,具体有四种方法: 1)按 Delete 键将删除光标后面的内容,按 Backspace 将删除光标前面的内容。 2)单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮。 3)选择“编辑”→“剪切”命令。 4)鼠标右击,在弹出的快捷菜单中选择“剪切” 。 (4)撤销与恢复操作 在文档编辑过程中,会出现一些误操作,Word 会自动记录执行过的操作,当我们想撤 销之前操作的时候,可以单击“常用”工具栏上的“撤销”按钮,如果需要撤销多个步骤, 可点击“撤销”按钮旁的下拉菜单,会出现可撤销操作的名称,选择需要撤销的操作即可。 恢复操作和撤销操作是相对的,我们可以在“常用”工具栏选择“恢复”按钮,恢复我 们撤销的操作。

5.2.3 查找、替换、自动更正与拼写检查 1.查找和替换
在编辑文档的时候, 我们经常需要查找某些文字或符号进行统一格式的更改, 如果逐一 手工查找,不仅耗费时间,而且出错率很高。利用查找和替换功能,能够快速的给需要替换 的文字或符号定位及编辑。 比如,现在需要查找文中所有的“一” ,并且将它们替换成红色、加粗的“1” ,具体操 作如下: (1)单击“编辑”→“查找”命令。

图 5.13 “查找和替换”对话框 (2)在“查找内容”中输入中文的“一” 。

图 5.14 输入查找的内容 (3)单击“替换”选项卡,在“替换为”中输入数字“1” 。

图 5.15 输入替换的内容 (4)单击“高级”按钮,选择“格式”按钮,打开“字体”对话框。将“1”的格 式设置为红色、加粗。然后单击“确定”按钮。

图 5.16 选择替换的格式

图 5.17 设置字体格式 (5)单击“全部替换” ,此时会显示文档中有几处被替换。

图 5.18 选择“全部替换”

图 5.19 替换完成

2.自动更正
利用自动更正功能,可以帮助用户更正一些常见的输入错误、拼写错误和语法错误。除 此之外,还可以通过短语缩写的形式快速输入短语,比如通过输入“JSJ”输入“计算机文 化基础” 。为了实现快速输入,需要为这些词或者短语建立自动更正的词条。 (1)单击“工具”菜单→“自动更正选项” ,弹出“自动更正”对话框。

图 5.20 “自动更正”对话框 (2)在“替换”文本框中输入“JSJ” ,在“替换为”文本框中输入“计算机文化基础”

图 5.21 输入需要添加的词条 (3)单击“添加”按钮,便将该内容加入自动更正词条表中。

图 5.22 词条添加完毕 (4)单击“确定”按钮,完成操作。 建立了自动更正词条之后,只要输入 JSJ,按空格键或标点符号,Word 就会用“计算机 文化基础”来代替它。

3.拼写检查
在文档中,经常会看到一些单词或者词语下面有红色或者绿色的波兰线,这就是 Word 的检查功能,当发现有不可识别的词或重复的词时,Word 会给词语添加红色波浪线,如果 发现有语法错误,则会添加绿色波浪线。我们可以立即纠正这些错误,也可以右击在弹出的 快捷菜单中,选择忽略错误。默认情况下 Word 的“拼写和语法”检查功能是开启的,我们 可以进行相应的设置。 (1)单击“工具”→“选项” ,打开“选项”对话框。 (2)单击“拼写和语法”选项卡。 (3)选中“键入时检查拼写”“键入时检查语法” , 。 (4)单击“确定”按钮。这样 Word 就能帮助我们检查输入时的错误。

图 5.23 拼写和语法的“选项”对话框

5.3 文档格式编排
为了使文档美观、重点突出,需要对文档格式进行编排。文档格式的编排分为字符格式 和段落格式。

5.3.1 字符格式编排
字符格式包含字符的字体、字形、大小、颜色等等。Word 2003 默认是宋体五号字,如 果需要不同效果的文字,则需要对文字进行字体格式的编排。

1.使用菜单命令设置
(1)选定需要设置字体格式的文本。 (2)单击“格式”→“字体” ,打开“字体”对话框。 “字体”对话框一共有三个选项 卡:字体、字符间距、文字效果。 :华文 1) “字体” :用来设置字体、字形、大小、下划线等等。例如, 计算机基础” “ 新魏、倾斜、加粗、小四号、双下划线。

2) “字符间距” :用来设置字符的缩放、间距及位置。例如, “计 算 机 基 础 ”间 距加宽 3 磅、 “算”字提升 3 磅、 “基”字降低 3 磅。 3) “文字效果” :用来产生字符的动画效果,此效果一次只能设置一种,而且仅只能 浏览,不能被打印。

图 5.24 “字体”对话框

2.使用“格式”工具栏设置
默认情况下,Word 2003 会显示“常用”和“格式”工具栏, “格式”工具栏位于 Word 窗口上方。如果没有显示“格式”工具栏,可以选择“视图”菜单→“工具栏”→“格式” 。 使用“格式”工具栏可以进行一些最基本的格式设置,如字体、字形、字号、下划线等等。

图 5.25 “格式”工具栏 选择要编辑的文本, 然后单击 “格式” 工具栏上对应的按钮, 选择的文本就会随之变化。 其中“字体”“字形”的设置通过下拉列表框进行选择, 、 “加粗”“倾斜”“下划线”等开 、 、 关型按钮,单击即可,如果在单击一次,则取消之前的设置。

3.复制字符格式
利用工具栏上的“格式刷”按钮,可以将文本的格式复制到另外的文本上。 (1)将光标定位已设置好格式的文本中。 (2)单击“格式刷”按钮,此时“格式刷”按钮下沉显示。 (3)鼠标指针移到要应用此格式的文本开始处,鼠标指针显示为刷子状,按下鼠标左 键,拖曳到文本末尾,松开鼠标,完成复制字符格式的操作。

5.3.2 段落格式编排
段落格式编排指的整个段落的外观,包括段落对齐方式设置、段前段后距离、行距、缩 进方式等等。在 Word 2003 中,按下 Enter 键时,就产生一个段落标记,表示一个段落的结 束,另起一行,并且它还保存了该段落的格式信息;按下 Shift+Enter 键时,产生一个行结 束符,此时只换行而段落并未结束。

1.文本对齐
对齐方式可以使文本更具有层次感、更便于阅读。在段落设置中有以下四种对齐方式: (1)两端对齐:自动调整词和词之间的宽度,使正文与页的左右两边均对齐,不满一 行的左对齐。 (2)居中对齐:正文位于左、右页边的正中间。 (3)右对齐:使正文向右边对齐。 (4)分散对齐:以字符为单位,均匀分布在一行,不满一行的也是均匀分布。 对齐效果可以单击“格式”工具栏上的段落对齐按钮调整,也可以通过“格式”菜单→ “段落”去调整。 两端对齐: 段落格式编排指的整个段落的外观, 包括段落对齐方式设置、 段前段后距离、 行距、缩进方式等等。 居中对齐: 段落格式编排指的整个段落的外观, 包括段落对齐方式设置、 段前段后距离、 行距、缩进方式等等。 右对齐: 段落格式编排指的整个段落的外观, 包括段落对齐方式设置、 段前段后距离、 行距、缩进方式等等。 分散对齐: 段落格式编排指的整个段落的外观, 包括段落对齐方式设置、 段前段后距离、 行 距 、 缩 进 方 式 等 等 。

图 5.26

文本对齐效果

2.文本缩进
在正文输入时, 一般规定首行要空两格, 既首行缩进两个字符。 另外为了强调某些段落, 也可适当缩进,增加层次感。 (1)选择“格式”菜单→“段落” ,在弹出的“段落”对话框中,可以设置四种缩进模 式: 1)左缩进:控制段落左缩进的位置。 2)右缩进:控制段落右缩进的位置。 3)首行缩进:控制段落的第一行第一个字符的位置。 4)悬挂缩进:控制除了段落中首行外其他行的起始位置。

图 5.27 “段落”对话框

左缩进 6 个字符: 段落格式编排指的整个段落的外观, 包括段落对齐方式设置、 段前 段后距离、行距、缩进方式等等。 右缩进 6 个字符: 段落格式编排指的整个段落的外观, 包括段落对齐方式设置、 段前 段后距离、行距、缩进方式等等。 首行缩进 2 个字符: 段落格式编排指的整个段落的外观, 包括段落对齐方式设置、 段前段后距离、 行距、缩进方式等等。 悬挂缩进 2 个字符: 段落格式编排指的整个段落的外观,包括段落对齐方式设置、段前段后距离、行 距、缩进方式等等。 图 5.28 缩进效果图 (2)使用“标尺”设置。

悬挂缩进

左缩进

首行缩进

右缩进

图 5.29 标尺 选定要缩进的段落,然后将相应的缩进标尺拖动到合适的位置即可。

3.行间距和段间距
选择“格式”菜单→“段落” ,打开图 5.27 所示“段落”对话框。其中: (1)间距:分段前和段后,设置每段上方和下方空出的距离。默认单位是“行” ,也 可根据需要自己设定厘米或者磅。 (2)行间距:设置行和行之间的距离,在“行距”下拉列表框中有一些标准行间距可 以选择。

第二段 段前 2 行,段后 1 行 : 段落格式编排指的整个段落的外观, 包括段落对齐方式设置、 段前段后距离、 行距、缩进方式等等。

段落格式编排指的整个段落的外观,包括段落对齐方式设置、段前段后距 离、行距、缩进方式等等。 段落格式编排指的整个段落的外观, 包括段落对齐方式设置、 段前段后距离、 行距、缩进方式等等。 行间距 1.5 倍间距:

段落格式编排指的整个段落的外观, 包括段落对齐方式设置、 段前段后距离、 行距、缩进方式等等。 段落格式编排指的整个段落的外观, 包括段落对齐方式设置、 段前段后距离、 行距、缩进方式等等。 图 5.30 段间距、行间距效果

5.3.3 项目符号和编号
项目符号和编号是在文档编辑中常用的功能, 特别在分章节编写的时候, 发挥重要的作 用。

1.项目符号和编号的自动创建
当段落以“1.、 ”“一、 ”或“a) ”等编号开头的时候,输入完文本,按回车键,Word 会自动将段落转化为项目符号,并为它创建下一个编号。

2.项目符号和编号的设置
对于已有的段落,可以给它添加项目符号和编号。 (1)选定需要添加项目符号和编号的文本。 (2)选择“格式”菜单→“项目符号和编号” 。 (3)在项目符号和编号的对话框中可在“项目符号”“编号”“多级符号”或“列表 、 、 样式”中进行设置。 (4)单击“确定” 。

图 5.31 “项目符号和编号”对话框 项目符号 : Word2003 基本知识(简介) 文字基本编辑技术 文档格式编排 图形和表格处理 边框和底纹 编号: 1) Word2003 基本知识(简介) 2) 文字基本编辑技术 3) 文档格式编排 4) 图形和表格处理 5) 边框和底纹

多级符号: 1. Word2003 基本知识(简介) 1.1. 文字基本编辑技术 2. 文档格式编排 2.1. 图形和表格处理 3. 边框和底纹 图 5.32 “项目符号和编号”效果

5.4 表格处理
在文档编辑过程中, 我们常常需要一些简单的表格来进行数据的说明。 这样会使内容更 加清楚和直观。Word 2003 提供了表格创建、修改、排序、计算等功能。

5.4.1 表格的创建 1.插入空表
插入表格的方法有三种: (1)选择“表格”菜单→“插入”→“表格” ,在弹出的对话框中,输入需要插入表格 的行和列,单击“确定”即可。

图 5.33 “插入表格”对话框 (2)单击“常用”工具栏的“插入表格”按钮,向右下角,拖动鼠标来确定需要插入 表格的大小,但此方法最多只能设置一个 4×5 的表格。

图 5.34 “常用”工具栏的“插入表格”按钮 (3)单击“视图”菜单→“工具栏”→“表格和边框” ,调出“表格和边框”工具栏。 利用“表格和边框”工具栏中的“绘制表格”和“擦除”可以绘制自由表格。

擦除

绘制 表格

图 5.35 “表格和边框”工具栏

2.将文本转换为表格
有的时候我们可以利用已输入的文本转换成表格。 选中需要转换为表格的文本, “表 单击 格”菜单→“转换”→“文本转换为表格” ,出现“将文本转换为表格”对话框,对需要项 进行相应设置,单击“确定” ,所选文本就会转换为表格。如果我们选择“表格转换成文本” 命令,则将表格变为文本。

图 5.36 “将文本转换成表格”对话框

图 5.37 “表格转换成文本”对话框

3.输入表格内容
表格建立之后,我们需要输入相应的内容,输入的时候,可以用鼠标直接点击每一个单 元格,然后输入。或者利用 Tab 键使光标从左至右移到下一个单元格,Shift+Tab 键可使光 标移到前一个单元格。当光标在表格最后一个单元格内,按 Tab 键将给表格最后添加一行; 当光标在表格最后一个单元格外,按 Enter 键将给表格最后添加一行。

5.4.2 表格的编辑
当我们创建好表格,输入完内容之后,还需要对表格的行高、列宽、合并和拆分做一些 相应的编辑。

1.选定表格
(1)使用鼠标:将鼠标移动到单元格内左下角,鼠标变成一个黑色斜向右上的箭头, 单击鼠标左键可选定一个单元格; 把鼠标移动到单元格上边框的时候, 鼠标变成一个黑色向 下箭头,单击鼠标左键可选定一列;把鼠标移动到表格上,表格左上方会出现一个“ ”符 号,单击此符号,即可选中整个表格。 (2)使用菜单:将光标定位在单元格,单击“表格”菜单→“选择” ,可选择需要的整 个表格、行、列或单元格。

图 5.38 “表格”菜单的“选择”

2.插入行、列、单元格和表格
选定需要插入行、列或单元格的位置,然后选择“表格”菜单→“插入” 。插入行、列 可以直接完成,但如果插入单元格或者表格,则需要进一步设置。

图 5.39 “表格”的插入

3.删除行、列、单元格和表格
选定需要删除的行、列、单元格或表格,然后选择“表格”菜单→“删除” 。选择需要 删除的行、列、单元格或表格。

图 5.40“表格”的删除

4.改变行高和列宽
(1)将鼠标移到表格框线上,鼠标变成一个两边都有箭头的双线标记,按住鼠标左键, 拖曳调整行高和列宽。 (2)使用“表格”菜单,进行相应设置。选择“表格”菜单→“表格属性” ,或者选中 表格时,鼠标右击在菜单中选择“表格属性” ,在“表格属性”对话框的“行”“列”和“单 、 元格”中可进行具体数值的设定。

图 5.41 “表格属性”对话框 (3)通过“表格”菜单→“自动调整” ,可以使表格高度和宽度调整为适当的大小。

图 5.42 “自动调整”对话框

5.合并和拆分单元格
按照以上方法制作的表格是规则表格, 有时候我们需要不规则表格, 所以就会用到合并 和拆分单元格。 合并单元格是使多个单元格变为一个单元格。选定需要合并的单元格,选择“表格”菜 单→“合并单元格” ,或者鼠标右击,在快捷菜单中选择“合并单元格”命令,完成相应操 作。 拆分单元格是将一个单元格分成若干个单元格。选定需要拆分的单元格,选择“表格” 菜单→“拆分单元格” ,或者鼠标右击,在快捷菜单中选择“拆分单元格”命令,输入需要 拆分成的行数和列数,即可。

图 5.43 “拆分单元格”对话框

5.4.3 表格格式化 1.对齐方式
选择单元格里的文字,右击选择快捷菜单的“单元格对齐方式”选择,可调整表格内容 的对齐方式。或者通过“表格和边框”工具栏上的“对齐方式”下拉菜单来设置。

图 5.44“单元格对齐方式”快捷菜单

图 5.45 “对齐方式”下拉菜单

2.表格自动套用格式
Word 2003 预设了大量美观的表格样式,套用这些样式可以简化工作。选定表格,选择 “表格”菜单→“自动套用格式” ,打开“表格自动套用格式”对话框,选择需要的格式, 单击“确定” 。

图 5.46 “表格自动套用格式”对话框

5.4.4 表格的处理 1.表格的计算
要对表格中的数据进行计算可以使用 “表格” 菜单中的公式。 单元格是由行和列组成的, 行是 1、2、3…,列是 A、B、C…,例如 B3 代表第二列第三行。比如求下表中总成绩。 (1)选定单元格,如计算王小雨的总成绩,则选择单元格 F3。 (2)单击“表格”→“公式”命令,打开“公式”对话框。 (3)在编辑框输入相应的公式或者在“粘贴函数”中选择相应的函数,现在我们输入

公式=SUM(C3 : E3) 。 (4)选择“数字格式” ,输入 0.00 表示小数位数保留两位。 (5)单击“确定”完成操作。 学生成绩单 学号 001 002 003 姓名 王小雨 孙明 李卓 图 语文 90 70 80 5.47 数学 86 82 77 学生成绩单 英语 80 67 89 总成绩 256.00 219.00 246.00

图 5.48 公式对话框 在公式计算的过程中,需要注意的是等号一定要输入,函数区域也要填写正确。

2.插入图表
有时候用图表表示数据,会让数据关系更清楚明了。选择需要转换成图表的数据,单击 “插入”菜单→“图片”→“图表” ,出现图表和电子表格(电子表格在下一章会作详细介 绍) ,这里关闭电子表格,把图表作为图片插入到文档中。

图 5.49 插入图表

5.5 边框和底纹
5.5.1 表格边框的设置
1.选定要设置的表格,选择“格式”菜单→“边框和底纹” ,在弹出“边框和底纹”对 话框,中选择“边框”选项卡。

图 5.50 “边框和底纹”对话框 2.选择需要的线型、颜色和宽度 3.单击“预览”框周围的“边框”按钮,进行边框设置 4.单击“确定”完成设置。

5.5.2 页面边框的设置
1.选定需要设置的表格,选择“格式”菜单→“边框和底纹” ,弹出的“边框和底纹” 对话框,选择“页面边框”选项卡。 2.选择需要的线型、颜色和宽度 3.单击“预览”框周围的“边框”按钮,进行边框设置 4.单击“确定”完成设置。

图 5.51 “边框和底纹”的“页面边框”选项卡

5.5.3 底纹的设置
1.选定需要设置的表格,选择“格式”菜单→“边框和底纹” ,弹出的“边框和底纹” 对话框,选择“底纹”选项卡。

图 5.52 “边框和底纹”的“底纹”选项卡 2.在填充框中选择底纹的颜色。如果没有适合的颜色,可以选择“其他颜色”做一步 挑选。 3.单击“确定”完成设置。

5.6 页面设置
页面设置是打印文档前的必须工作,主要包括页面大小、打印方向、页边距、页眉、页 脚等的设置。

5.6.1 页面设置
页面设置主要包括设置 Word 文档打印时所用的纸张大小、页边距和打印方向等等。单 击“文件”菜单→“页面设置” ,打开“页面设置”对话框,共有四个选项卡,页边距、纸 张、版式和文档网格。

图 5.53 “页面设置”对话框

1.页边距
页边距是指打印内容与纸张边缘的距离,可以通过“页边距”选项卡中的“上”“下” 、 、 “左”“右”输入适当的数值来调整页边距。装订线是为了方便文档装订而预留的宽度,如 、 果不需要装订,此项可以不设。另外还可以通过拖曳标尺来调整页边距。当我们在页面视图 下,将鼠标指向水平标尺或垂直标尺上的页边距边界时,鼠标指针变成双箭头,按住鼠标左 键不放拖曳即可调整。

2.设置纸张方向、大小和来源
在“页面设置”的“页边距”选项卡可以设置纸张方向,横向或纵向。

图 5.54 “纸张”选项卡 在“纸张”选项卡中,可以设置纸张的大小和来源。其中“应用于”下拉列表表示所应 用的文档范围。

3.版面设置
版面指的是整个文档的页面格局。在“页面设置”的“版式”选项卡中,可以作相应的 选择。

图 5.55 “版式”选项卡 “节的起始位置” 下拉列表框用于设置该版面设置的作用范围。 “页眉和页脚” 在 栏中, 可以设置页面页脚的“奇偶页不同”和“首页不同” ,在垂直对齐方式下拉列表中,可供选 择的对齐方式有:顶端对齐、居中、两端对齐和底端对齐。

4.改变每页的行数和每行字符数

图 5.56 “文档网格”选项卡 通过“文档网格”选项卡可以改变每页显示的行数以及每行显示的字符数。除此之外, 还可以设置文字排列方向、绘图网格、字体设置等。

5.6.2 页眉和页脚
页眉和页脚是指位于文档每页顶部或底部的辅助信息,常用来标注页码、日期、作者或 单元名称等等。这些信息可以是图形的,也可以是文字。创建页眉和页脚的操作步骤如下: 1.选择“视图”→“页眉和页脚”命令,Word 会切换到页眉和页脚编辑区域,并显示 “页眉和页脚”工具栏。

图 5.57 设置“页眉和页脚” 在编辑页眉和页脚的时候,Word 正文以暗淡色显示。如果要创建页脚,只用单击“页 眉和页脚”工具栏中的“页眉和页脚切换”按钮,即可打开页脚编辑区。页眉和页脚也可以 设置字体格式、段落格式、边框和底纹,可以利用“格式”菜单→“字体”或者利用“格式” 工具栏操作;如果要删除所插入的页眉或页脚,只要选中页眉或页脚的全部内容,按 DEL

或 Backspace 键即可。 2.页眉和页脚编辑完毕之后,单击“页眉和页脚”工具栏中的“关闭”按钮,即可退 出页眉和页脚的编辑状态。 页眉和页脚只有在页面视图或者打印预览的状态下才能看见。

5.6.3 文档分页
Word 提供了自动分页和人工分页两种方法。 自动分页指 Word 根据纸张大小及页边距自动为文档分页。人工分页是根据用户排版需 要,在特定位置加分隔符强制分页。人工分页方法:将插入点定位在需要分页的位置,选择 “插入”→“分隔符”命令,打开“分隔符”对话框,选择“分页符” ,单击“确定” 。另外 还可以使用“Ctrl+Enter”组合键快速插入“分页符” 。用鼠标单击分页符的任意位置,按 Del 即可删除。

图 5.58 “分隔符”对话框

5.7 图文混排
在 Word 文档中,不仅能够编辑文本和表格,还可以在文档内插入图片、图形等。图片 包括图形和图像两种,图形一般是通过绘图工具栏绘制的由直接、曲线、艺术字等组成的图 画,以矢量图形文件形式存储。图像是由扫描仪、数码相机等输入的画面,数字化后以位图 形式存储。

5.7.1 插入图片
在 Word 文档中插入图形后,图形是作为文档的一个部分,这样不仅使文档不那么枯燥 无味,而且所用存储空间也不会太大。

1.插入剪贴画
Word 2003 提供了很多图片供图文混排时选择,在 Word 中插入剪贴画的操作如下: (1)将光标定位在要插入剪贴画的位置。

(2)选择“插入”菜单→“图片”→“剪贴画” ,右边的任务窗格会切换成“剪贴画” 。 (3)单击“搜索” Word 2003 的剪贴画会全部显示,如果需要查找特定剪贴画,可以 在“搜索文字”中输入关键字进行搜索。 (4)单击需要的图片,即可完成插入。

图 5.59 “剪贴画”窗格

2.插入图形文件
Word 2003 中可直接插入的图形文件有: .bmp、.jpg、.gif、.wmf、.tif 等。插入图形文 件步骤如下: 将光标定位在要需要插入图形文件的位置。 (1)选择“插入”菜单→“图片”→“来自文件” ,打开“插入图片”对话框。

图 5.60 “插入图片”对话框 (2)在“查找范围”下拉列表中选择文件的位置,在文件列表框中选择需要的图形。 (3)单击“插入” ,选择的图片会插入到文档的指定位置。

5.7.2 图片格式的设置 1.设置图片大小
(1)选定图片。 (2)选择“格式”菜单→“图片” ,或者右击图片,在弹出来的快捷菜单中选择“设置 图片格式” 。打开“设置图片格式”对话框。

图 5.61 “设置图片格式”对话框“大小”选项卡

(3)在“大小”选项卡中,设置图片的宽度和高度,此时最好去掉“锁定纵横比”和 “相对于图片的原始尺寸”复选框中的“√” 。 如果不需要精确数值的缩放,可以用鼠标直接操作。选定图片后,图片周围会出现八个 控点,将鼠标移到这些控点上的时候,鼠标会变成双箭头形式,此时拖曳鼠标即可改变图形 大小。

2.裁剪图片及图像控制
通过裁剪, 我们可以从图片中选择需要的部分, 而图像的控制是为了让图片更适合文档。 裁剪及图像控制操作步骤如下: (1)选定图片。 (2)选择“格式”菜单→“图片” ,或者右击图片,在弹出来的快捷菜单中选择“设置 图片格式” 。打开“设置图片格式”对话框。 (3)在“图片”选项卡中, “裁剪”可以设置需要裁减“上”“下”“左”“右”的具 、 、 、 体尺寸。 (4)在“图像控制栏”的“颜色”下拉列表框中,有“自动”“灰度”“黑白”“冲 、 、 、 蚀”四个选项供选择。同时我们还可以调整图片的亮度及对比度。 (5)单击“确定” ,完成设置。

图 5.62 “设置图片格式”对话框“图片”选项卡 如果不需要具体尺寸的裁减,也可以选择图片后,通过“图片”工具栏来完成。选择图 片后,图片将出现八个控点,此时单击“图片”工具栏上的“裁剪”按钮,将鼠标移到控点 上,拖曳鼠标,即可完成裁剪操作。

图 5.63 “图片”工具栏上的“裁剪”

3.设置文字环绕方式
图片、 剪贴画以及艺术字都是可以设置文字环绕方式的, 文字环绕方式是让文本和图片 之间位置关系处理更好。设置文字环绕方式如下: (1)选择图片。 (2)选择“格式”菜单→“图片”命令,或者单击鼠标右键,从快捷菜单中选择“设 置图片格式” ,打开“设置图片格式”对话框。 (3)在“版式”选项卡中,选择需要的环绕方式。 1)嵌入型:将图片看作文档的一部分(即字符) ,图片会占据一定文本空间。如果图片 所占的行,超过它所在的行,默认此行的行高是图片的高度。在 Word 中,我们插入的图片 默认为嵌入型。 2)四周型:文字在图片边界框的四周。 3)紧密型:文字在图片自身边缘(不是边界框) 。 4)衬于文字下方:图片在文字下方,重合部分文字挡住图片。 5)浮于文字上方:图片在文字上方,重合部分图片挡住文字。 (4)单击“确定”按钮。

图 5.64 “设置图片格式”对话框的“版式”选项卡

5.7.3 绘制图形
除了插入剪贴画和图形之外,我们还可以利用 Word 的“绘图”工具来绘制简单的基本 图形。如果“绘图”工具栏被隐藏,可以选择“视图”菜单→“工具栏”→“绘图” ,来显 示“绘图”工具栏。

选择对象 字体颜色 填 充 颜 色

虚线线型

文本框

艺术字

线条颜色

线型 箭头样式

阴影

三维效果

图 5.65 “绘图”工具栏

1.绘制图形
Word 2003 提供了一套现成的基本图形,在文档中很方便就能使用,具体操作如下: (1)单击“自选图形”按钮,打开“基本形状”子菜单。 (2)单击某一图形。 (3)将鼠标移到需要插入图形的位置,此时光标成十字形,单击鼠标拖曳出图形的大 小。

2.在自选图形中添加文字
自选图形中可以添加文字,让文字成为自选图形的一部分。选中图形,右击在快捷菜单 中选择“添加文字”命令。此时图形上会显示文本框,输入文字即可。如果需要改变文字的 格式,可以在“格式”工具栏或“格式”菜单中设置。

3.自选图形格式设置。
自选图形的格式设置和图片设置是一样的, 可以设置其大小和文字环绕方式, 另外还可 以设置颜色和线条、旋转和翻转等。 (1)设置颜色、线条。 1)单击自选图形。 2)选择“格式”菜单→“自选图形” ,或者鼠标右击在快捷菜单中选择“设置自选图形 格式” ,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色和线条”选项卡。 3)在“填充”栏的“颜色”下拉列表中,可以选择填充自选图形的颜色、图案和纹理, 如果希望无填充颜色,则自选图形为透明。 4)在“线条”栏可以选择颜色、线型、虚实还有粗细。

5)单击“确定”设置完毕。

图 5.66 “颜色和线条”选项卡 (2)设置旋转或翻转。 选中自选图形。此时自选图形会出现,白色和绿色的控点,选中绿色控点,按住鼠标左 键不放,移动指针即可旋转自选图形。 另外还可以通过“大小”选项卡,在“设置图片格式”对话框的“大小”选项卡,调整 旋转的角度。

5.7.4 其他图形对象 1.插入艺术字
单击“插入”菜单→“图片”→“艺术字” ,从打开的“艺术字库”对话框中选择一个 样式。单击“确定” 。在弹出的“编辑‘艺术字’文字”对话框中,输入文字,设置字体、 字号,确定。文档中就插入了艺术字。 “艺术字”工具栏也会出现。

图 5.67

“艺术字库”对话框

图 5.68 插入艺术字

“编辑‘艺术字’文字”对话框 艺术字形状

艺术字库

设置艺术字格式

图 5.69 “艺术字”工具栏 已插入的艺术字,如果需要再编辑,可以通过选择“艺术字”工具栏上的“编辑文字” 来修改艺术字的字形字号; “艺术字字库”可以打开“ ‘艺术字’库”对话框,修改艺术字样

式; “设置艺术字格式”可以设置艺术字格式,如填充颜色、环绕方式等(和图片设置窗口 相同)“艺术字形状”按钮,从打开的面板中可以挑选艺术字的形状。 ;

2.公式的输入
在编辑有关自然科学的论文,及一些试卷的时候,经常会遇到各种复杂的公式。数学公 式的输入,可以利用公式编辑器完成。单击“插入”→“对象” ,打开“对象”对话框,在 “对象类型”列表中选择“Microsoft 公式 3.0” ,单击“确定” ,打开公式编辑器,就可以开 始编辑公式了。

图 5.70

“对象”对话框

3.插入文本框
文本框是一种特殊的图形,它能容纳文字、表格和图形等,并且能将它中间的内容精确 的定位在文档中。文本框有横排和竖排两种。 (1)插入文本框:单击“绘图”工具栏中的“文本框”按钮,或者选择“插入”→“文 本框”→“横排” (竖排) 。在文档中拖动鼠标指针,即可插入文本框。插入的文本框默认文 本环绕方式是浮于文字上方的。 (2)在文本框中输入文本:插入文本框之后,单击文本框,即可输入文本。文本框中 的文本同样是可以设置字体、段落等格式。如果文本框输入的文本没有显示,则需要调整文 本框的大小。 (3)文本框的格式设置:文本框的格式设置与自选图形一样。选定文本框,然后选择 “格式”→“文本框”命令,或鼠标右击,从快捷菜单中选择“设置文本框格式” ,在弹出 的“设置文本框格式”对话框中进行颜色、线条、大小、位置等设置。

5.8 文章样式
5.8.1 样式的设置
样式是一组已命名的字符或者段落格式的组合,利用样式可以快速改变文本的编排格 式。

1.样式
(1)新建样式 在进行文档排版的时候, 可以直接使用 Word 内置的样式, 也可以创建自己需要的样式。 创建新样式的方法如下: 1)选择“格式”菜单→“样式和格式”命令,打开“样式和格式”任务窗格。

图 5.71 “样式和格式”任务窗格 图 5.72 “新建样式”对话框 ① 单击此窗格中的“新样式” ,打开“新建样式”对话框。 ② 在“名称”文本框中输入样式的名称。 ③ 在“样式类型”下拉列表框中可选择“段落”或“字符”“段落”用来控制所有格 。 式,包括字符; “字符”只影响段落内选定文字的外观,不会影响段落格式。 ④ 单击“格式”按钮,打开子菜单,单击“字体”命令,可以设置样式的字体格式; 单击“段落”命令,设置样式的段落格式。

⑤ 回到“样式”对话框,单击“关闭” ,样式就可以保存在样式列表中。

图 5.73 “新建样式”对话框中“格式”按钮 图 5.74“修改样式”菜单 (2)应用样式 选择需要应用的样式文本,选择“格式”菜单→“样式” ,打开“样式和格式”任务窗 格,单击需要的格式,即可。 (3)修改和删除样式 如果某个样式需要修改,选择“格式”菜单→“样式” ,打开“样式和格式”任务窗格, 将鼠标移动到需要修改的样式上,单击出现的下拉列表箭头,单击“修改样式” ,出现“修 改样式”对话框,重设样式后,单击“确定”即可保存新样式。原文档中的才用此旧样式的 文本,会被新样式自动替换。

图 5.75 “修改样式”对话框 如果样式不需要,可选择“格式”菜单→“样式” ,打开“样式和格式”任务窗格,将 鼠标移动到需要修改的样式上,单击出现的下拉列表箭头,单击“删除” ,Word 会弹出一个 提示窗口,确认是否删除此格式,如果删除此格式,原文档中采用此样式的文本,会自动替 换为默认格式。

图 5.76 删除样式

5.8.2 模版
模版和样式很相似,都是为了某一对象设置的统一的版式。不同的是“样式”针对于段 落或者文本; “模版”针对于整个文档。 Word 2003 内置了很多模版,包括常用的 Web 页、报告、备忘录、出版物等等。用户可 以利用“文件”菜单→“新建” ,打开“新建文档”任务窗格,可根据需要选择适合的模版 即可。

图 5.77 “新建文档”任务窗格

5.8.3 编辑目录
目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,用户就能很容易地知道文档中有什么内容, 如何查找内容等。Word 提供了自动生成目录的功能,使目录的制作变得非常简便,而且在文档 发生了改变以后,还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。

在 WORD 的“格式”菜单项中,有个叫“样式与格式”的菜单项, “样式”选项,可 以让我们在不同文章中设定相同的格式,使不同时候所编辑的文件具有相同的风格。在此, 我们先明确一下什么是样式。样式其实就是对文本某部分的格式的定义。在“格式”菜单中 的“样式项”里,我们可以发现 WORD 其实已提供了多种样式,如 “标题 1、标题 2、正 文”等。而且我们也可以在设定满足我们要求的格式后,通过样式管理器,将这些格式保存

成一种样式,这样,以后遇到要设置相同“格式”时,就可以直接调用样式来完成格式的设 定了。 在同一篇文章中,如果要让不同处的文本有相同的格式,一般可以通过用“格式刷”复 制格式来完成,而要让不同文章具有相同的格式,就须同时打开多篇文章进行格式复制。但 实际上,通过选取预先设好的样式,我们可以很容易地让以上两种情况具有相同的格式。 例如,要打印一个由多篇文章组成的小册子时,为了使小册子装订更完美一些,要在小 册子的最前面加上所有文章的标题及页码作为目录, 而为对齐右侧的页码而须一次次地调整 字号大小、插入空格键,非常费劲。因此,最初我使用的方法是:采用“格式”菜单中的“制 表位”命令。这样按制表键后,右侧的页码大致可以对齐,但页码与左侧的题目之间所插入 的间隔点的间隔却不尽相同,而且,如果在某处插入或删除一篇文章后,对应的页码还要再 逐个在目录中写出,非常麻烦。其实利用样式来进行目录的添加非常方便,它用不着再向文 件中输入任何文字,而且操作更简单,修改更方便。具体做法是这样的: 1. 定义目录标题的样式:先选定文章中的任意一篇的标题,对标题进行字体、字号、 加粗、颜色等字体格式的定义及居中、左右缩进、行距等段落格式的定义。然后选择“格式” 菜单中的“样式和格式” ,新建一个样式。如图 5.78

图 5.78 选择“格式”菜单中的“样式和格式”展示图 2. 设目录标题的样式:在文件中选中第一个目录标题的文本,从 “格式”菜单中选 取“样式”选项,并从中选取刚才定义的样式,其它的目录标题文本也采用相同的方法处理。 WORD →点击需要插入的地方 → 插入菜单 → 索引和目录 → 目录 → 确定

图 5.79 索引和目录图示 3. 插入目录:将光标移到要插入目录标题的位置,从“插入”菜单中选取“索引和目 录”项,并选取“目录卡” ,确定是否显示页码、前导符样式及显示级别。这样,在光标处 就产生我们所需要的目录,该目录包含有所选文本的目录标题并产生相应的页码。

图 5.80 制成目录图示 4.目录的更新:如果以后在文章中的某处插入了新的内容,则其后的所有页码将全部 发生变化,如果没有采用样式产生相应目录,还须将目录的页码全部手工更改一遍,使用以 上方法后,只须选取目录,点鼠标右键,选择更新域,则目录的目录标题及相应页码将全部 被更新。 以前,在长文章的编辑中,要将光标移动到文章某处,需要移动滚动条或通过定位方式 来完成,非常烦琐。而采用样式添加目录,只须用鼠标点击所产生目录的某个标题,光标就

会快速定位到相应标题的页码上,实现了光标的快速移动。

5.9 文件打印
5.9.1 打印预览
文件编辑完成后,在进行打印之前,对文档应该先预览一下。可以选择“文件”菜单→ “打印预览” ,或者单击“常用”工具栏“打印预览”按钮,将窗口转换到“打印预览”窗 格。预览有单页,也有多页显示。如果对预览效果满意即可打印。

图 5.81 打印预览“多页”显示

5.9.2 打印文档
打印文档,可以直接单击“常用”工具栏的“打印”按钮,或者选择“文档”菜单→“打 印”命令,打开“打印”对话框,做进一步设置:

图 5.82 “打印”对话框 在“页面范围”选择需要打印的范围; “副本”中选择打印的份数。单击“确定”设置 完毕。默认情况是打印一份全部文档的。


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