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在Excel中应用公式和函数


在 Excel 中应用公式和函数
在 Excel 中, 除了对数据进行存储和管理外, 其最主要的功能在于对数据进行计算。 Excel 提供了大量的函数与公式,可以帮助用户对表进行各种统计计算。文章主要讲解 Excel 中公 式与函数的应用知识。 1、公式的使用 Excel 2010 具有强大的数据计算功能,而数据计算的依据就是公式,我们可以利用输入 的公式对数据进行自动

计算。 1.1 认识公式的组成 要输入公式计算数据,首先应了解公式的组成部分和意义。Excel 中的公式是对工作表 中的数值执行计算的等式。它区别于工作表中的其他文本数据,就是公式由“=”符号和公 式的表达式两部分组成,以“=”符号开始,其后才是表达式,如“=A1+A2+A3” 。 输入到单元格中的公式可以包含以下 5 中元素中的部分内容,也可以是全部内容。 (1)运算符:Excel 公式中的基本元素,它用于指定表达式内执行的计算类型,不同 的运算符进行不同的运算。 (2)常量数值:直接输入公式中的数字或文本等各类数据,如“0.5”和“加班”等。 (3)括号:控制着公式中各表达式的计算顺序。 (4)单元格引用:指定要进行运算的单元格地址,从而方便引用单元格中的数据。 (5)函数:预先编写的公式,可以对一个或多个值进行计算,并返回一个或多个值。 1.2 认识公式中的运算符 Excel 中的公式等号后面就是要计算的元素(即操作数) ,各操作数之间由运算符分隔。 Excel 中计算用的运算符分为 5 中不同类型:算数运算符、比较运算符、文本链接运算 符、引用运算符和括号运算符。 (1)算数运算符 Excel 中的算数运算符用于完成简单数据的基本数学运算、 合并数字以及生成数值结果, 是所有类型运算符中使用效率最高的。 算数运算符符号 +(加号) -(减号) *(乘号) /(除号) %(百分号) ^(求幂) 具体含义 加法 减法 乘法 除法 百分比 求幂(乘方) 应用实例 26+3 26-3 26*3 27/3 27% 6^3 运算结果 29 23 78 9 0.27 216

(2)比较运算符 在应用公式对数据进行计算时, 有时候需要在两个数值中进行比较, 此时使用比较运算 符即可。使用比较运算后的结果为逻辑值“TRUE”或“FALSE” 。 比较运算符符号 =(等号) >(大于号) <(小于号) >=(大于或等于号) <=(小于或等于号) < >(不等于号) 具体含义 等于 大于 小于 大于或等于 小于或等于 不等于 应用实例 A1=B1 18>10 3.14<3.15 3.14>=3.15 3.14<=3.15 3.14< >3.15 运算结果 若单元格 A1 的值等于 B1 的值, 则结果为 TRUE,否则为 FALSE TRUE TRUE FALSE TRUE TRUE

(3)文本运算符 一般情况下,文本链接运算符使用与号(&)可以连接一个或多个文本符串,以生成一 个新的文本字符串。例如,在 Excel 中输入=“zw-”&“2011” ,就等同于输入“=zw-2011” 使用文本运算符也可以连接数值。例如,A1 单元格中包含 123,A2 中包含 89,则输入 “=A1&A2” ,就等同于输入“12389” (4)引用运算符 引用运算符是与单元格引用一起使用的运算符, 用于对单元格进行操作, 从而确定用于 公式或函数中进行计算的单元格区域。 引用运算符符号 : (冒号) , (逗号) 具体含义 范围运算符,生成指向两个引用 之间所有单元格的引用。 联合(并集)运算符,将多个单 元格或范围引用合并为一个引用 交集运算符,生成对两个引用中 共有的单元格的引用 应用实例 A1:B3 A1,B3:E3 运算结果 单元格 A1, A2, A3, B1,B2,,B3 A1,B3,C3,D3, E3 两个单元格区域的 交叉单元格,即单元 格 C3 和 C4

(空格)

B3:E4, C1:C5

(5)括号运算符 括号运算符用于改变 Excel 内置的运算符优先次序,从而改变公式的计算顺序。 在公式中,会优先计算括号运算符中的内容。例:在公式“=(A1+1)/3”中,先执行 “A1+1”运算,再将得到的和除以 3。 在公式中还可以嵌套括号, 进行计算时会先计算最内层的括号, 然后逐渐向外进行计算。 例:公式“=(2+(A1+1)/3)+5” 。

1.3 熟悉公式中运算符优先级 如果公式中同时用到多个运算符,Excel 2007 将会依照运算符的优先级来依次完成运 算。 如果公式中包含相同优先级的运算符, 例如公式中同时包含乘法和除法运算符, 则 Excel 将从左到右进行计算。Excel 2007 中的运算符优先级如下表所示。其中,运算符优先级从上 到下依次降低。 运 算 符 :(冒号) (单个空格) ,(逗号) – % ^ * 和 / + 和 – & = < > <= >= <> 说 负号 百分比 乘幂 乘和除 加和减 连接两个文本字符串 比较运算符 明 引用运算符

1.4 自定义公式的运用 1.5 复制公式 在 Excel 中复制公式是进行快速计算数据的最佳方法, 因为在复制公式的过程中, Excel 会自动改变引用单元格地址,避免了手动输入公式内容的麻烦,从而提高了工作效率。

公式中单元格地址的引用
使用公式或函数时经常会涉及单元格的引用。在 Excel 中,单元格地址引用的作用是指 明公式中所使用的数据的地址。 在编辑公式和函数时需要对单元格的地址进行引用, 一个引 用地址代表工作表中的一个或多个单元格以及单元格区域。在 Excel 中,单元格引用包括相 对引用、绝对引用和混合引用。 2.1 相对引用 相对引用是指引用单元格的相对地址, 即被引用的单元格与引用的单元格之间的位置关 系是相对的。 2.2 绝对引用 绝对引用和相对引用相对应, 是指引用单元格的实际地址, 被引用的单元格与引用的单 元格之间的位置关系是绝对的。 2.3 混合引用 混合引用是指相对引用与绝对引用同时存在于一个单元格的地址引用中。 在混合引用中, 如果公式所在单元格的位置改变, 则绝对引用的部分保持绝对引用的性 质, 地址保持不变; 而相对引用的部分同意保留相对引用的性质, 随着单元格的变化而变化。 快速切换单元格引用方式:按 F4 键可快速在相对引用、绝对引用、混合引用之间进行 切换。如在公式编辑栏中选择需要更改的单元格引用“A1” ,然后反复按 F4 键时,就会在 “$A$1” 、 “A$1” 、 “$A1”和“A1”之间切换。

使用名称
名称代表了一种标识,它可以引用单元格、范围、值或公式。掌握名称的相关知识,可 以更加便捷地创建、更改和调整数据,有助于提高数据分析的工作效率。此外,还可以将定 义的名称应用于公式以及对名称进行管理等。 3.1 名称的命名规则 在 Excel 中定义名称时,应尽量采用一些特定含义的名称,这样有利于记忆。而且,名 称的定义有一定的规则。 3.2 定义单元格名称 为了方便使用单元格,用户可以为单元格或者单元格区域定义名称。 3.3 将定义名称用于公式 为单元格命名之后,就可以通过使用名称来快速引用需要的单元格数据了。 3.4 使用名称管理器 Excel 2010 提供了专门用于管理名称的 “名称管理器” 对话框, 在该对话框中可以查看、 创建、编辑和删除名称,在其主窗口中会罗列出当前工作簿中所有定义的名称,还可以查看 名称的当前值、名称指代的内容、名称的使用范围和输入的注释等。 当使用了已删除名称的公式,将会显示为“#VALUE! ”错误。

函数的使用
Excel 中将一组特定功能的公式组合在一起,行成了函数。与直接使用公式进行计算相 比较, 使用函数进行计算的速度更快, 同时减少了错误的发生。 不同的函数有着不同的功能, 但不论函数有何功能及作用,所有函数均具有相同的特征及特定的格式。 4.1 函数语法 Excel 中所有函数的语法结构都是相同的, 其基本结构为 “=函数名 (参数 1, 参数 2, ?) ” (1)“=”符号:函数的结构以“=”符号开始,后面是函数名称和参数。 (2)函数名:函数的名称,代表了函数的计算功能,每个函数都有唯一的函数名,如 SUM 函数表示求和计算、 MAX 函数表示求最大值计算。 因此需要使用不同的公式进行计算 应使用不同的函数名。函数名输入时不区分大小写,也就是说函数名中的大小写字母等效。 (3)函数参数: 函数中用来执行操作或计算的值, 可以是数字、 文本、 TRUE 或 FALSE 等逻辑值、数组、错误值或单元格引用,还可以是公式或其他函数,但指定的参数都必须为 有效参数值。 参数的类型与函数有关, 如果函数需要的参数有多个, 则各参数间使用逗号 “, ” 进行分隔。 4.2 函数的分类 Excel 2010 中提供了很多种函数,使用这些函数可以方便地对工作表中的数据进行计 算。根据函数功能的不同,主义可划分为 11 类函数。函数在使用过程中,一般也是依据这 个分类进行定位,然后在选择合适的函数。11 中函数分类的具体介绍如下。 财务函数 日期和时间函数 统计函数 文本函数 逻辑函数 查找与引用函数

数学和三角函数 工程函数 多维数据集函数 信息函数 数据库函数 4.3 插入函数 了解函数的一些基本知识后, 就可以在工作表中输入函数进行计算了。 用户可以使用 “函 数库”组中的功能按钮插入函数,也可以使用插入函数向导输入函数,当对所使用的函数很 熟悉且对函数所使用的参数类型也比较了解时, 还可以像输入公式一样直接在单元格中输入 函数。 (1)使用“函数库”组中的功能按钮插入函数 在 Excel 2010“公式”选项卡的“函数库”组中分类放置了一些常用函数类别的对应功 能按钮,单击某个函数分类下拉按钮,在弹出的下拉菜单中即可选择相应类型的函数。 (经过上步操作,系统会自动识别与所选 H5 单元格相邻且连续的具有可计算的数据的 所有单元格) (2)使用插入函数向导输入函数 如果对函数并不是很了解,还可以通过“插入函数”对话框输入需要的函数。例如,要 通过“插入函数”对话框为“考试成绩 2”工作簿中输入函数并计算出第二名应聘者的考试 总成绩,具体操作方法如下。 (执行插入函数命令——选择需要的函数——设置函数参数——确认函数的输入) (3)手动输入函数 熟悉函数后,尤其是对 Excel 中常用的函数熟悉后,便可以直接在单元格或编辑栏中手 动输入函数。 手动输入函数的方法与输入公式的方法的方法基本相同, 由于 Excel 2010 中输入函数具 有记忆功能,当输入“=”和函数名称开头的几个字母后,Excel 会在单元格或编辑栏的下 方出现一个下拉列表框,如下图所示。其中包含了与输入的几个字母相匹配的有效函数、参 数和函数说明信息,选择需要的函数即可快速输入该函数。这样不仅可以节省时间,还可以 避免因记错函数而出现的错误。 (4)使用嵌套函数 在某些情况下, 可能需要将某一函数或公式作为另一个函数的参数使用, 这就需要使用 嵌套函数。 输入和编辑嵌套函数的方法与使用普通函数的方法相同, 只是以其他的函数作为 函数的参数。 (5)修改函数 当函数使用错误时,可以按 Backspace 健或 Delete 健将其删除,然后重新输入。但若函 数中的参数或函数名输入错误,则可以像修改公式一样进行修改。

常用函数的使用 Excel 中提供了很多种函数,下面讲解几种常用的函数,如 SUM 函数、 AVERAGE 函数、IF 函数、COUNT 函数和 MAX 函数等。 1、 使用 SUM 函数自动求和: 可以对所选单元格或单元格区域进行求和计算, 参数可以是数值,也可以是一个单元格的引用或一个单元格区域的引用。 2、使用 AVERAGE 函数求平均值:用于将所选单元格或单元格区域中的数 据先相加再除以单元格个数,即求平均值。 3、使用 IF 函数计算条件值数据: IF 函数是一种常用的条件函数,能对数值和公式执行条件检测,并根据逻 辑计算的真假值返回不同的结果,其结构可理解为“=IF(条件,真值,假值) ” , 当“条件”成立时,结果取“真值” ,否则取“假值” 。 IF 函数结构中,条件是必须参数,表示结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或 表达式。 4、使用 COUNT 函数计数:在统计表格中的数据时,经常需要统计单元格 区域或数字组中包含某个数值数据的单元格以及参数列表中数字的个数, 此时使 用 COUNT 函数就能完成。 5、使用 MAX 函数与 MIN 函数计数最大值与最小值: 在处理数据时若需要求某一部分数据的最大值, 就可以用 MAX 函数来完成; 与 MAX 函数的功能相反,MIN 函数用于计算一组数值中的最小值。


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