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长篇文档排版教案1


Word 2003 长篇文档排版技巧(1)
要点: (1)制作长文档前,先要规划好各种设置,尤其是样式设置; (2)不同的篇章部分一定要分节,而不是分页。 这份报告要求的格式是:A4 纸;要有封面和目录;单面打印;除封面和目录外,每页 要有页眉;页码一律在页面底端的右侧,封面和目录没有页码,目录之后为第 1 页。

一、设置纸张和文档网格

写文章前,不要上来就急于动笔,先要找好合适大小的“纸” ,这个“纸”就是 Word 中的页面设置。 从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令,显示“页面设置”对话框,选择 【纸张】选项卡,如图 1 所示。

图1 通常纸张大小都用 A4 纸, 所以可采用默认设置。 有时也会用 B5 纸, 只需从“纸张大小” 中选择相应类型的纸即可。 很多人习惯先录入内容,最后再设纸张大小。由于默认是 A4 纸,如果改用 B5 纸,就 有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以,先进行页面设置,可以直观地在录入 时看到页面中的内容和排版是否适宜, 避免事后的修改。 考虑到阅读报告的领导年龄都比较

大,对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力,还可以调整一下文字。通常,很多人都采用增 大字号的办法。 其实, 可以在页面设置中调整字与字、 行与行之间的间距, 即使不增大字号, 也能使内容看起来更清晰。 在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡,如图 2 所示。

图2 选中“指定行和字符网格” ,在“字符”设置中,默认为“每行 39”个字符,可以适当 减小,例如改为“每行 37”个字符。同样,在“行”设置中,默认为“每页 44”行,可以适当减 小,例如改为“每页 42”行。这样,文字的排列就均匀清晰了。

二、设置样式
现在,还是不用急于录入文字,需要指定一下文字的样式。通常,很多人都是在录入文 字后,用“字体”“字号”等命令设置文字的格式,用“两端对齐”“居中”等命令设置段 、 、 落的对齐,但这样的操作要重复很多次,而且一旦设置的不合理,最后还要一一修改。熟悉 Word 技巧的人对于这样的格式修改并不担心,因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一 刷到其他需要改变格式的地方。 然而, 如果有几十个、 上百个这样的修改, 也得刷上几十次、 上百次,岂不是变成白领油漆工了?使用了样式就不必有这样的担心。 样式是什么?简单地说, 样式就是格式的集合。 通常所说的 “格式” 往往指单一的格式, 例如, “字体”格式、 “字号”格式等。每次设置格式,都需要选择某一种格式,如果文字的 格式比较复杂,就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合,它可以包含几乎

所有的格式, 设置时只需选择一下某个样式, 就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字 和段落上。 样式在设置时也很简单,将各种格式设计好后,起一个名字,就可以变成样式。而通常 情况下,我们只需使用 Word 提供的预设样式就可以了,如果预设的样式不能满足要求,只 需略加修改即可。 从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式 或样式,如图 3 所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容,在图 3 中,“显示”为“有效 格式”,则其中的内容即有格式,又有样式。例如,“加粗”为格式,“标题 1”为样式,“标题 1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说,很容易混淆。为了清晰地理解样式的 概念,可在如图 3 所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”,则显示如图 4 所示的内容。这 时,将只会显示文档中正在使用及默认的样式。

图3 图4 “正文”样式是文档中的默认样式,新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很

多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的,因此“正文”样式 是 Word 中的最基础的样式,不要轻易修改它,一旦它被改变,将会影响所有基于“正文”样 式的其他样式的格式。 “标题 1”~“标题 9”为标题样式,它们通常用于各级标题段落,与其他样式最为不同的 是标题样式具有级别,分别对应级别 1~9。这样,就能够通过级别得到文档结构图、大纲和 目录。在如图 4 所示的样式列表中,只显示了“标题 1”~“标题 3”的 3 个标题样式,如果标题 的级别比较多, 可在如图 3 所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”, 即可选择“标题 4”~“标 题 9”样式。 现在,规划一下文章中可能用到的样式。 (a)对于文章中的每一部分或章节的大标题,采用“标题 1”样式(小三号黑体字) , 章节中的小标题,按层次分别采用“标题 2”~“标题 4”样式(四号黑体字) 。 (b)文章中的说明文字,采用“正文首行缩进 2”样式(小四号宋体) 。 (c)文章中的图和图号说明,采用“注释标题”样式。 规划结束之后,即可录入文字了。 首先,录入文章第一部分的大标题,如图 5 所示。注意保持光标的位置在当前标题所在 的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在任务窗格中单击“标题 1”样式,即 可快速设置好此标题的格式,如图 6 所示。

图5

图6 用同样的方法,即可一边录入文字,一边设置该部分文字所用的样式。注意在如图 3 所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”, 即可为文字和段落设置“正文首行缩进 2”和“注释 标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后,可显示“有效样式”,这样不会显示无用的其 他样式。 文章的部分内容录入和排版之后的效果如图 7 所示。 为了方便对照, 图中左侧列出了对 应文章段落所用的样式。 在录入和排版过程中,可能会经常在键盘和鼠标之间切换,这样会影响速度。对样式设 置快捷键,就能避免频繁使用鼠标,提高录入和排版速度。

图7 将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题 1”样式右侧,单击下拉箭头,如图 8 所示,单 击【修改】命令。显示“修改样式”对话框,如图 9 所示。

图8 图9 单击【格式】按钮,选择【快捷键】命令,显示“自定义键盘”对话框,如图 10 所示。

此时在键盘上按下希望设置的快捷键,例如【Ctrl】+【1】 ,在“请按新快捷键”设置中就会显 示快捷键。注意不要在其中输入快捷键,而应该按下快捷键。单击【指定】按钮,快捷键即 可生效。

图 10 用同样的方法为其他样式指定快捷键。 现在,在文档中录入文字,然后按下某个样式的快捷键,即可快速设置好格式。 文档中的内容采用系统预设的样式后,格式可能不能完全符合实际需要。例如, “标题 1”样式的字号太大,而且是左对齐方式,希望采用小一点的字号,并居中对齐。这时可以修 改样式。 将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题 1”样式右侧,单击下拉箭头,如图 8 所示,单 击【修改】命令。显示“修改样式”对话框,如图 9 所示。选中“自动更新”选项,单击【确定】 按钮完成设置。这样,当应用了“标题 1”样式的文字和段落的格式发生改变时,就会自动更 改“标题 1”样式的格式。 选中采用了 “标题 1”样式的某段文字, 例如“一、 中国互联网络宏观状况”, 然后利用“格 式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题 1”样式的文字和段落都会一起 随之改变格式,不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。 因此,使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。

三、查看和修改文章的层次结构
文章比较长,定位会比较麻烦。采用样式之后,由于“标题 1”~“标题 9”样式具有级别,

就能方便地进行层次结构的查看和定位。 从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,可在文档左侧显示文档的层次结构,如图 11 所示。在其中的标题上单击,即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文 档结构图】命令,即可取消文档结构图。

图 11 如果文章中有大块区域的内容需要调整位置, 以前的做法通常是剪切后再粘贴。 当区域 移动距离较远时,同样不容易找到位置。 从菜单选择【视图】|【大纲】命令,进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏, 如图 12 所示。 在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别, 例如“显示级别 3”, 则文档中会显示从级别 1 到级别 3 的标题,如图 13 所示。

图 12

图 13 如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后,可将鼠标指针移动到“用 户职业”前的十字标记处,按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方,即可快速调整该部分区 域的位置。这样不仅将标题移动了位置,也会将其中的文字内容一起移动。 从菜单选择【视图】|【页面】命令,即可返回到常用的页面视图编辑状态。

四、对文章的不同部分分节
文章的不同部分通常会另起一页开始, 很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另 起一页,这是一种错误的做法,会导致修改时的重复排版,降低工作效率。另一种做法是插 入分页符分页,如果希望采用不同的页眉和页脚,这种做法就无法实现了。 正确的做法是插入分节符, 将不同的部分分成不同的节, 这样就能分别针对不同的节进 行设置。 定位到第二部分的标题文字前,从菜单选择【插入】|【分隔符】命令,显示“分隔符” 对话框,如图 14 所示。选择“分节符”类型中的“下一页”,并单击【确定】按钮,就会在当 前光标位置插入一个不可见的分节符,这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一

节,还会使该节从新的一页开始,实现既分节,又分页的功能。 用同样的方法对文章的其他部分分节。

图 14 对于封面和目录, 同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。 在文章的最前面输入文 章的大标题和目录, 如图 15 所示, 然后分别在“目录”文字前和“一、 中国互联网络宏观状况” 文字前插入分节符。

图 15 如果要取消分节,只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符,默认情况下在文档中 不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮 ,即可查看隐藏的编辑标记。在如图

16 和图 17 所示中,分别显示了不同节末尾的分节符。

图 16

图 17

在段落标记和分节符之间单击,按【Delete】键即可删除分节符,并使分节符前后的两 节合并为一节。

五、为不同的节添加不同的页眉
利用 “页眉和页脚” 设置可以为文章添加页眉。 通常文章的封面和目录不需要添加页眉, 只有正文开始时才需要添加页眉, 因为前面已经对文章进行分节, 所以很容易实现这个功能。 设置页眉和页脚时,最好从文章最前面开始,这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】 快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页 脚”编辑状态,如图 18 所示。

图 18 注意在页眉的左上角显示有“页眉 – 第 1 节 –”的提示文字,表明当前是对第 1 节设 置页眉。由于第 1 节是封面,不需要设置页眉,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示 下一项”按钮 ,显示并设置下一节的页眉。

第 2 节是目录的页眉,同样不需要填写任何内容,因此继续单击“显示下一项”按钮。 第 3 节的页眉如图 19 所示,注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第 3 节的页眉与第 2 节一样。 如果现在在页眉区域输入文字, 则此文字将会出现在所有节的页眉 中,因此不要急于设置。

图 19

在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮

,默认情况下它处于按下状态,

单击此按钮,取消“同前”设置,这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前 节的页眉与前一节不同。

此时再在页眉中输入文字,例如可用第一部分的标题“中国互联网络宏观状况”作为页 眉。因为后面节的页眉默认为“同前” ,即与第 3 节相同。如果需要修改也按照此方法修改 就可以了。 在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页眉编辑状态。 用打印预览可以查看各页页眉的设置情况, 其中封面和目录没有页眉, 目录之后才会在 每页显示页眉。

六、在指定位置添加页码
通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码,这样得到的页码,将会 在封面和目录处都添加页码。 而现在希望封面和目录没有页码, 从目录之后的内容再添加页 码,并且页码要从 1 开始编号。这同样要得益于分节的设置。 按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页 脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态,如图 18 所示。 在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮 如图 20 所示。 ,显示页脚区域,

图 20 注意在页脚的左上角显示有“页脚 – 第 1 节 –”的提示文字,表明当前是对第 1 节设 置页脚。由于第 1 节是封面,不需要在页脚区域添加页码,因此可在“页眉和页脚”工具栏中 单击“显示下一项”按钮 ,显示并设置下一节的页脚。 第 2 节是目录的页脚,同样不需要添加任何内容,因此继续单击“显示下一项”按钮。 第 3 节的页脚如图 21 所示,注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第 3 节的页脚与第 2 节一样。 如果现在在页脚区域插入页码, 则页码将会出现在所有节的页脚中, 因此不要急于插入页码。

图 21 在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ,默认情况下它处于按下状态,单击 此按钮,取消“同前”设置,这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的 页脚与前一节不同。

这时再插入页码,就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。 从菜单选择【插入】|【页码】命令,显示“页码”对话框,如图 22 所示。采用默认设置 即可。单击【格式】按钮,显示“页码格式”对话框,如图 23 所示。默认情况下,“页码编排” 设置为“续前节”,表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置,则会自动计算第 1 节和第 2 节的页数,然后在当前的第 3 节接续前面的页号,这样本节就不是从第 1 页开始了。因此 需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”,这样就与前面节是否有页码无关了。

图 22

图 23

在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页脚编辑状态。 用打印预览可以查看各页页脚的设置情况, 其中封面和目录没有页码, 目录之后才会在 每页显示页码。

七、插入目录
最后可以为文档添加目录。要成功添加目录,应该正确采用带有级别的样式,例如“标 题 1”~“标题 9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录,但采用带级别的样式是最方便的 一种。 定位到需要插入目录的位置,从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令,显 示“索引和目录”对话框,单击“目录”选项卡,如图 24 所示。 在“显示级别”中,可指定目录中包含几个级别,从而决定目录的细化程度。这些级别 是来自“标题 1”~“标题 9”样式的,它们分别对应级别 1~9。 如果要设置更为精美的目录格式,可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自 模板”即可。

图 24 单击【确定】按钮,即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的(会显示灰 色底纹) ,因此可以进行更新。 当文档中的内容或页码有变化时,可在目录中的任意位置单击右键,选择“更新域”命 令, 显示 “更新目录” 对话框, 如图 25 所示。 如果只是页码发生改变, 可选择“只更新页码”。 如果有标题内容的修改或增减,可选择“更新整个目录”。

图 25

八、小结
至此,整篇文档排版完毕。在整个排版过程中,可以注意到样式和分节的重要性。 采用样式, 可以实现边录入边快速排版, 修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个 样式自动更改格式,并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。 对文档的不同部分进行分节,有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。 有关样式和分节应用,以及页眉页脚的设置,这里介绍的仅仅是最基本的用法。下一篇 文章将会看到更为精彩和美妙的应用。


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