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ppt完善你的管理报告2008


PPT在管理上的高级应用
(完善你的管理报告)
管理模型设计与展示之二 讲师:杨云

讲师介绍
? ? ? ? ? ?

教育经历: 上海师范大学 理论物理系 学士 澳大利亚悉尼大学 教育系 访问学者 上海交通大学管理学院 MBA 主讲课程: 企业标准化管理导入方法 企业结构整合与流程再造 信息化管理与流程再造 办公软件在销售管理和财务管理上的应用 企业变革中的人力资源管理 不同阶段的销售团队管理

?
? ? ?

?

自我介绍
?

您的姓名

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就职公司名称
您对课程的期望

?

问题收集
?

您要 做的:
? 提供一个你认为工作上对你困惑最大的问题,

把它写在纸上,并写上您的E-mail 地址。
?

我能做的:
? 在课程中结合已有案例给与个人建议,或单独

给你E-mail进行探讨。

课程结构
管理报告、文件
POWERPOINT(成为演讲的注角) 文本 概念性图表 量化性图表 WORD(表达你的想法) 文字处理 对象 合并信件

EXCEL(从数据中拧出信息)
基础技巧 表格 管理 数据 整理 合并 转换 函数 与宏 分类 汇总 交叉 分析 统计分析 方案 工具 使用 控件 应用 图形 种类 图形展示 数据 钻取 在线 演示 趋势 分析

课程目标
?

作为一个职业经理人,您的报告是使你的投资人、上司、同僚、部下和您的客户相信 您的信息是有价值的,并使他们记住您所讲的信息。

?

通过本课程中引用的大量顶级咨询公司报告案例分析和实时案例演练,我们将教你如

何在当今的计算机技术条件下,灵活应用这么技巧、使你的观点效果显著的直观工具--POWERPOINT。
?

本课程将使您一步步地建立一个引人注目、不同凡响的演示报告。本课程揭示了演示 报告所必备的技能和技巧。

?

它将使你成为管理报告演讲中的主角和明星。本课题的培训并不是普及性的操作技巧 培训,而是管理型、应用型、提高型的使用技巧培训。是由技术管理提高到艺术管理 的职业经理人必修课题之一。

课程核心
? ?

?
? ?

?

创造一个有影响力的直观画面的基本要素:为了 达到最佳效果,说什么,为什么说,怎样说。 怎样用不同的图标形式:圆形图表、条形图表、 柱状图表、线形图表、圆点图表、雷达图表、矩 阵图、二维分析、鱼刺图、MECE图、流程图、 组织架构图、甘特图、照片 如何应用图表使用准则 如何选择字体、色彩、合适的图表等 如何使用动画、链接、图画 如何使用POWERPOINT所带的版式和模板

课程简介
? ? ? ?

实际案例分析 解决问题步骤 经典案例欣赏 学员实战演示与点评

案例共享

幻灯片的两种形式
?

文本幻灯片应只包含最重要的、分组和总 结性的思想观点(不要做“视觉朗诵”)
? 说明演示结构 ? 强调重要观点

?

图表幻灯片(90%)
? 阐明用文字难以说明的关系

文本幻灯片

主角?

文本幻灯片用在主要论点上
情景论点
。—————— 。—————— 。——————

冲突论点
。—————— 。—————— 。——————

中心论点和关 键句论点
1—————— 2—————— 3——————

第一关键句论点 +支持论点
1—————— a—————— b—————— C----------------

第一支持论点+1 个或1组图表
a-----------------

第二支持论点+1 个或1组图表
b-----------------

第三支持论点+1 个或1组图表
c-----------------

第二关键句论点 +支持论点
2—————— a—————— b——————

下一支持论点+1 个或1组图表
a-----------------

文本幻灯片制作指导原则
每次只演示和说明一个观点 ? 使用陈述性语言,而不是标题性语言 ? 文本尽量简单 ? 使用简单的词组和数字 ? 字号应足够大 ? 注意幻灯片的趣味性
?

练习
按要求做画面 ? 演示与评点
?

知道你要说什么?
? ?

讲稿(剧本) 现实
? 公司的未交订货数量一直非常高。在传统通路领域,

不能完全按订单供货,将不可避免地导致市场份额下 降。 ? 制造问题是造成目前状况的原因之一 ? 供应链流程不连贯和管理不善使制造问题更加复杂 ? 供应链和制造流程缺乏紧密配合,无法缓解未交订单 问题,也不能集中保证重点产品和重点客户

将演讲稿转变成幻灯片的练习1
? ?

分组并选出组长 角色分配(秘书、助理)
? 组长:支持并决定草图,分配幻灯片制作人 ? 秘书:纪录并画草图,整理合并幻灯片 ? 助理:按指令制作幻灯片

资料

? ? ?

阅读报告 准备演讲稿 分享和讨论

标准参考

数据型图表
数据表的应用

主题和表格数据
1-5月的销售额 产品 1月 2月 3月 4月 5月 A 88 94 103 113 122 B 26 30 36 39 40

确定你所要表达的主题 (将数据转化为主题)

C 7 8 8 7 13

总数 121 132 147 159 175

主题和表格数据

确定你所要表达的主题 (将数据转化为主题)

销售额自1月份开始稳步上升 产品 5月 4月 3月 2月 1月 A 122 113 103 94 88 B 40 39 36 30 26 C 13 7 8 8 7 总数 175 159 147 132 121

主题和表格数据

确定你所要表达的主题 (将数据转化为主题)

5月份,产品A的销售额大幅超过B和C (强调份额)

产品 1月 2月 3月 4月 5月

A 88 94 103 113 122

B 26 30 36 39 40

C 7 8 8 7 13

总数 121 132 147 159 175

主题和表格数据
(强调排列名次) 产品 A B

确定你所要表达的主题 (将数据转化为主题)

5月份,产品A占公司产品总销售额的比例位居首位 总数 121 132 147

C

1月 2月 3月 4月 5月

88 94 103 113 122 70%

26 30 36 39 40 23%

7 8 8 7 13 7%

159 175

数据型图表
数据图形应用

糟糕的报告与精辟的报告对比
? ? ?

糟糕的报告 问题所在 改进的报告

图表应用的三个步骤

确定你所要表达的主题 (将数据转化为主题)

确定对比关系 选择图表形式 (从主题到对比关系)(从对比关系到图表)

图表应用的第一个步骤
选择图标种类不是数据
? 美元、百分比、容量单位、日元

确定你所要表达的主题 (将数据转化为主题)

?

选择图标种类不是项类
? 利润、回报率、赔偿

?

选择正确的图表形式完全取决于你的主题 是否清晰明确

练习一
?

确定你所要表达的主题 (将数据转化为主题)

使用以下两个公司在 不同区域的一月份销 售占比,画出尽可能 多的草图

区域 东 南

公司A 27% 35%

公司B 27% 6%

西


25%
13%

28%
39%

练习二:你的主题是什么?
?

使用以下两个公司在 不同区域的一月份销 售占比,表达公司B比 公司A的销售情况好。

区域 东 南

公司A 27% 35%

公司B 27% 6%

西


25%
13%

28%
39%

图标的标题问题
公司销售趋势 ? 产量地区分布 ? 资产百分比 ? 员工年龄分布 ? 薪酬与利润关系
?

确定你所要表达的主题 (将数据转化为主题)

谜?

图标的标题问题

确定你所要表达的主题 (将数据转化为主题)

北部地区的利润贡献最大 南部地区利润产值最小 各区域所占利润的百分比
北, 39% 东, 27%

南, 6%

西, 28%

图标的标题问题
80

确定你所要表达的主题 (将数据转化为主题)

70 60
50 40 30 20 10 0
1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月

图标的标题问题
一般标题 ? 公司销售趋势
? ? ? ?

确定你所要表达的主题 (将数据转化为主题)

要点标题 ? 公司销售额翻一番
? ?

产量地区分布 资产百分比

C区产量位居第四
B部分占资产总数的30%

员工年龄分布
薪酬与利润关系

?
?

大多数员工在34-45之间
薪酬与利润之间没有关系

五种基本对比关系
? ? ?

确定对比关系 (从主题到对比关系)

成分:总数百分比 项类:项类排列顺序 时间序列:随时间改变

?
?

频率分布:在一定范围内的项类
相关性:几个变数之间的关系

主题与对比关系
?

确定对比关系 (从主题到对比关系)

成分对比关系:总数百分比
? 5月份,A产品的销量占公司总销量的首位 ? 2001年客户市场份额少于整个行业的百分之十 ? 占据全部公司资金的半数的两个渠道

?

关键词:份额、总百分比、占百分比

主题与对比关系
?

确定对比关系 (从主题到对比关系)

项类对比关系:项类排列顺序
? 5月份,A产品的销量超过B和C ? 客户的销售收益率位居第四 ? 6个部门的周转率大致相同

?

关键词:大于、小于、相同

主题与对比关系
?

确定对比关系 (从主题到对比关系)

时间序列对比关系:随时间改变
? 销量自一月份开始稳步增长 ? 在过去的5年投资回报率锐减 ? 利率在过去的7个季度中上下波动

?

关键词:变化、增长、下降、增加、减少、波动

主题与对比关系
?

确定对比关系 (从主题到对比关系)

频率分布:在一定范围内的项类
? 5月份,大多数销售额在1万元到5万元范围之

间 ? 多数装运时间为5天到6天 ? 公司雇员的年龄分布与我们竞争者大不相同
?

关键词:X到Y的范围、密度、频率、分布

主题与对比关系
?

确定对比关系 (从主题到对比关系)

相关性:几个变数之间的关系
? 5月份的销量情况说明,销售量与推销员的经

验无关 ? 董事长的薪酬并不随公司规模大小而变化 ? 保险单的大小与保险客户的收入成正比
?

关键词:与?有关、随?增长(变化、减退)、根 据?变化、不随?增长

主题与对比关系练习
?

确定对比关系 (从主题到对比关系)

预计未来10年的销售额将得到增长

?

大多数员工的收入在2000元到4000元之间
汽油的价格越高并不意味着性能越好

?

主题与对比关系练习
?

确定对比关系 (从主题到对比关系)

9月份,6个部门的资金周转率大致相当

?

销售经理在市场检查这一方面只花费了 15%的时间
奖励大小与工龄长短无关

?

主题与对比关系练习
?

确定对比关系 (从主题到对比关系)

去年的人员更替主要在30岁到40岁这个年 龄层次上 C区在产量上居于末席 公司的每股收益在下降

?

?

主题与对比关系练习
?

确定对比关系 (从主题到对比关系)

资金总数的大部都用在制造

?

利润与薪酬相关
8月份,两个工厂的产量超过了其他6个工 厂

?

图标形式概论
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

饼形图标
? 一般很多情况下被使用,但饼形图标是最

不实用的,它在报告中的应用率应该不超 过5%。 第四季度 第一季度
13% 13% 第二季度 17%

第三季度 57%

图标形式概论
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

条形图标
? 条形图标最不受欢迎,实际上它的应用很

广,应用率应该占所有图标的25%。
公司A 13% 25% 35% 27% 北 西 南 东 6% 27% 28% 公司B 北 39% 西 东 南 公司B 公司A 公司B 公司A 公司B 公司A 公司B 公司A 6% 13% 28% 25% 27% 27% 35% 39%

图标形式概论
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

柱状图标
? 很多情况下都可以用柱状图标,应用率占

所有图标的25%。
90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 第一季度 第三季度 东部 西部 北部
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 北部 西部 东部





度 季 三 第 四



















图标形式概论
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

线形图标
? 一般6个点以上就应该用线形图,应用率占

所有图标的25%。
100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 A B C D
30 25 20

15

10

5

0
20 30 40 50 60 70 80 90

图标形式概论
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

园点图标
? 应用率占所有图标的10%。
90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 -10 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5

图标形式概论
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

组合应用
? 应用率占所有图标的10%。
100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 第一季度 第二季度 第三季度 第四季度 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 东部 西部 差异占比

图表类型汇总表
对比关系类型
成分
饼形图表 条形图表 柱状图表

选择图表形式 (从对比关系到图表)

项类对比

时间序列

频率分布

相关性

基 本 图 表 样 式

线形图表
圆点图表 矩阵图表 雷达图表 流程图 甘特图

成分对比关系
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

可用饼图来展示 ? 一般不超过6个部分,如超过可把剩下 的部分用其他来表示 ? 把最重要的部分放在12点的位置附近, 或者使用强烈对比的颜色来突出显示 ? 如果各部分都相差不多时,应按照从最 大到最小,或从最小到最大的顺序排列

成分对比关系
公司A在行业销售额所占比列最小
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

公司A

?

公司D
?

公司B

?

公司C

成分对比关系

选择图表形式 (从对比关系到图表)

图标表现的原则: ? 任何图标的基本作用是比表格形式更为快 速清楚地反映你所要表达的内容。 ? 如果图标的形式大于内容时,并影响了听 众和读者对内容的掌握时,就会影响他们 作出正确的判断。

成分对比关系

选择图表形式 (从对比关系到图表)

练习二的规则: ? 凭第一感觉,对以下例子从上面开始往下 看,快速填上个部分的百分比,然后算出 总数。

回头

涂改

成分对比关系
练习二表格:
A 销售额 百分比
a.

选择图表形式 (从对比关系到图表)

B 资产 百分比

C 利润 百分比

D 死亡率 百分比

E 体积 百分比

F 税收 百分比

b.
c. d. e.

成分对比关系
练习二的启示:
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

如果你的目标是要传达精确的对比关系 时,请抑制你的创造冲动,运用传统的 饼形图标。

成分对比关系
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

如果你要比较两个整体部分,请用条形 图或柱状图:
整体1
整体2 A
D C C D

D C

A

D

B

B

B A

B

C
整体1

A 整体2

练习

?

按要求做画面

?

演示与评点

80%的销量是由20%的客户贡献的
客户数 销售额

小客户

800

200万

大客户

200

800万

20%的大客户贡献80%的销量
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 客户数 销售额

小客户 大客户

项类对比关系
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

项类对比关系可用条形图来表示 ? 垂直尺度用来表明所要度量的项类 ? 可按字母、进入的先后次序、收入大小 进行排列 ? 划分条形的空间要小于条形的宽度 ? 对需要强调的地方使用对比性很强的颜 色或阴影 ? 不要同时使用刻度尺和数字

项类对比关系
客户的回报率位居第四
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

0%

?

5%

?

10%

?

15%

?

20%

? ? ? ?

竞争者D 竞争者B 竞争者A 客户 竞争者E 竞争者C

? ?

项类对比关系
背离式条形图表 将利润赢家与 输家作鲜明的划分

选择图表形式 (从对比关系到图表)

滑动条形图表 表明两个不同 成分的特点,如进 口百分比和出口百 分比 成对条形图表 表明两个项类 的相关性,如市场 增长率与市场份额 细分条形图表 表明组成整体 的成分情况

范围条形图表 表明某项数 值的高低范围, 如折扣。 分组条形图表 比较一个项类 的不同方面,比如 有和没有折扣。

项类对比关系
不合适的图表形式 正确的图表形式

选择图表形式 (从对比关系到图表)

90 保鲜销售员E 80
保鲜销售员D 70

60
保鲜销售员C 50

40
保鲜销售员B

30 20 10 0

保鲜销售员A

保鲜销售员A

0

20

保鲜销售员B

40

保鲜销售员C

60

保鲜销售员D

80

保鲜销售员E

100

练习
?

要求做画面

?

演示与评点

A产品在5月份的销量份额最大
产品 销量

A-10000245
B-23100001 C-14300002

300万
200万 150万

时间序列对比关系
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

成分和项类对比关系表明在时间的某一点 上的相互关系,时间序列对比关系表明随 时间的变化而变化的关系。 ? 时间点在八个内一般用柱状图标,把个以 上用线形图标。 ? 柱状图标注重程度和数量,线形图表侧重 变化或变化趋势

时间序列对比关系
销售额持续增长

选择图表形式 (从对比关系到图表)

除2000年因罢工影响而有所下降之外,
35

40

30
25 20

15
10 5 0 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001

时间序列对比关系

选择图表形式 (从对比关系到图表)

背离柱状图:将盈利年代和亏损年代明显地区分开来

范围柱状图:表明低数值与高数值之间的一段时间特点,如 股市的气压式表现 分组柱状图:比较某个时间两个项类的情况以及它们随时间 变化的关系,如美元因通货紧缩而升值 细分柱状图:表明各成分相对于总数随时间变化的关系。如 薪水加上奖金构成总的薪酬 连续柱状图:表明数据在不规则区间的急剧变化。如人员上 限或生产能力利用系数

练习
?

按要求做画面 演示与评点

?

今年的销售趋势
月份 1 2 3 4 5 6 7 8 9

我们的 销量
竟品的 销量

20

21

24

30

32

38

45

67

80

23

21

24

23

21

26

25

30

31

频率分布对比关系
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

频率分布对比关系表明随因素的变化各项 如何分布。

?

项数在八个内一般用柱状图标,八个以上 用线形图标。

频率分布对比关系
?
450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 <200 201400 401600 601800 8011000

选择图表形式 (从对比关系到图表)

大多数订单金额超过了1000美元

订单数

1001- 1201- 1401- >1600 1200 1400 1600

频率分布对比关系
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

大部分订单是在月中发出
300 250 200 150 100 50 0 第一周 第二周 第三周 第四周

订单数

练习
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

我们产品设计周期集中在20到30天
2 5 20 18 7 3 1 0 1

产品数

周期

5天 10 以下

20

30

40

50

60

70

80以 上

相关性对比关系
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

相关性对比关系表明随因素项类的变化结

果项类如何变化。
?

一般用条形图标或散点图标。

相关性对比关系
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

费用增加并非是因为加班时间增加
费用

加班时间

相关性对比关系
?
20 18

选择图表形式 (从对比关系到图表)

公司大小与订单大小没用明显关系

16
14 12 公司大小 10 8

6
4 2 0 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800

订单数量

概念性图表

非数量的图表
谁?

图形模板

工具2

选择图表形式 (从对比关系到图表)

何地?

何时

组织

地图

干特图

怎样

流程图

概念

矩阵

非数量的图表练习
?

选择图表形式 (从对比关系到图表)

五个项目相互关联 ? 两个部门必须相互支持已取得好的结果 ? 工作组的工作方向正好相反 ? 打折范围因地区的不同而很不相同 ? 各种力量最终会导致公司重组 ? 趋势显示恶性循环

概念性图表练习1
? ?

?
?

?

中国乳业现状: 目前乳业产业在国内已由原来群雄纷争、中外并 存的局面,演变成为由: 蒙牛、伊利、光明等寡头企业辐射经营全国市场 以众多如南山、卫岗等地方强势品牌,利用在当 地的各方资源和较短的供应链优势与寡头企业抗 争,并取得局部优势。 由于乳制品产品具有强烈的原料区域性供应特性, 国际型乳业企业在经历了近十年的惨淡经营后, 纷纷离场观望。

概念性图表练习2
? ?

? ?

?
? ?

我们的规划: 根据乳业业态发展趋势和我们的现状,我们将向着将目前 全国统一运作的模式转变成分区域,建立以生产基地为根 据地的经营格局。乳业总部由直接参与经营职能转化成决 策管理职能,主要负责: 把握乳品行业发展趋势,规划布局和投资决策 建立各项游戏规则 财务监控、分析、指导 品牌定位及把握 主要管理人员的聘任和评估

概念性图表练习3
? ? ? ?

流程 组织架构 地图 甘特图

布局与色彩

画面设计的三个要素
确保屏幕清晰

内容为主,特效为辅

有目的地用色

幻灯片的制作基础-色彩
分类
区分不同的观点 和内容

突出
突出关键的要点

美化
使得幻灯片的画 面更加丰富

幻灯片色彩使用的注意事项
? ? ?

主要使用的颜色不宜超过三种 使用的颜色应该为同一色系 对比的色彩不要过于强烈

色彩原理
?

色相

?

彩度 明度

?

色相
? ?

色相:色彩的相貌 三原色:红、黄、蓝

?

三间色:由两种原色
构成

橙、绿、紫
?

复色:由原色和间色

混合而成

色彩的配合
?

同种色配合
?

色环上同一色相作深 浅变化,色感单纯明 快

?

类似色配合
?

色环上邻近色相 (90度之内)作相 似变化,色感和谐协 调

?

对比色配合
?

色环上对角色相(含 邻近色)作对比变化, 色感鲜明强烈

文字的识别度

hot
补色组合

hot
明度提高

配色tips
?
? ? ? ? ?

根据公司色调、幻灯片模板、演示主题、个人爱好 配色 色彩不是孤立的,要注意协调色彩之间的相互关系 同一画面中大块配色不超过3种 可以使用两种颜色过渡,可以采用统一的过渡色 同一色、类似色表现类似、过渡 对比色、补色突出表现不同类别

实战演练

使用技能回顾
? ? ? ? ? ? ? ?

版式与模板 添加文本 绘画和插入图片 插入表格 插入数据图表 插入组织结构图 插入对象 动画效果

报告的类型-如何利用现有模板
? ? ?

业绩报告 项目汇报 动员与展望

?
?

评审/评估报告
财务报告

一般演示文件的篇章结构
情景论点
。—————— 。—————— 。——————

冲突论点
。—————— 。—————— 。——————

中心论点和关键 句论点
1—————— 2—————— 3——————

第一关键句论点+ 支持论点
1—————— a—————— b—————— C----------------

第一支持论点+1个 或1组图表
a-----------------

第二支持论点+1个 或1组图表
b-----------------

第三支持论点+1个 或1组图表
c-----------------

第二关键句论点+ 支持论点
2—————— a—————— b——————

下一支持论点+1个 或1组图表
a-----------------

将演讲稿转变成幻灯片的练习2
? ?

分组并选出组长 角色分配(秘书、助理)

演讲稿文档 ? 组长:支持并决定草图,分配幻灯片制作人 ? 秘书:纪录并画草图,整理合并幻灯片 ? 助理:按指令制作幻灯片
Microsoft PowerPoint 演示文稿

? ? ?

阅读报告 准备演讲稿 分享和讨论

鉴赏

演示是与会者赐予的恩惠
?

你是主角和明星

?

你在演艺一个故事 用情景、冲突、论点来组织你的演示内容

?

谢谢
13701696208 yangyund@hotmail.com


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