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浅谈信息化下的企业档案管理


浅谈信息化下的企业档案管理 摘要 随着科学技术的进一步发展,信息洪潮席卷职场,现代化办公在企业 中逐渐普及, 自动化信息化的管理开始逐步替代传统的手工管理,企业档案管理 自动化便成为了企业现代化管理的一项重要内容。 现代企业的档案管理急需建立 与之相适应的自动化管理系统, 将企业档案管理与其他的管理工作有机的结合在 一起, 改变档案管理手段落后的现状,以档案管理的自动化和信息化带动企业基 础工作的标准化,提高档案服务效率和质量,加快企业档案信息化建设的步伐。 本文就从信息技术在企业档案管理中的特点着手, 分析信息化给企业档案管理带 来的影响,并提出了一些相应的建议和对策。 关键词 信息化;企业;档案管理 随着科学技术的进一步发展,信息洪潮席卷职场,现代化办公在企业中逐渐 普及, 自动化信息化的管理开始逐步替代传统的手工管理,企业档案管理自动化 便成为了企业现代化管理的一项重要内容。 现代企业的档案管理急需建立与之相 适应的自动化管理系统,将企业档案管理与其他的管理工作有机的结合在一起, 改变档案管理手段落后的现状, 以档案管理的自动化和信息化带动企业基础工作 的标准化,提高档案服务效率和质量,加快企业档案信息化建设的步伐。本文就 从信息技术在企业档案管理中的特点着手, 分析信息化给企业档案管理带来的影 响,并提出了一些相应的建议和对策。 1 信息化档案管理的特点 1.1 管理一体化 传统的企业档案管理都是相应部门将公文进行整理、分类、归档,其他的业 务部门也要对经营活动中产生的产品,技术,合同,协议,影像资料等专业性的 档案资料进行整理归纳; 而信息化的档案管理是一个自动化的系统,可以将企业 的文书,部门的基本文档等有机的结合在一起,做到归档和管理同步进行,将文 书和业务部门形成的不同形式,不同内容的文件分门别类的归入档案数据库中, 实现文件,档案管理的一体化。 应用档案管理自动化系统,使公文和业务性文件整理与归档工作一次完成, 不仅避免了大量重复劳动, 而且大大的提高了工作效率。档案管理人员再也不必 进行复杂的归档文件目录输入以及电子文件挂接,图像扫描等工作,大大节省了 人力和时间, 让档案管理人员从冗余的工作中抽出身来,有更多的时间和精力进 行档案管理信息资源的开发。 另外,档案管理部门也可以通过自动化系统随时掌 握公文和业务性文件的管理动态,及时的进行必要的指导,实现档案的预见性管 理。 1.2 全文存贮与检索 应用档案管理自动化系统, 企业行政部门和业务部门随时可以将形成的有查 考利用价值的文件对当存储到服务器上, 档案管理部门也可以将原有的档案原件 扫描后储存到服务器上。 当用户通过身份确定,就可以在企业的局域网上的人和 终端检索浏览所需要的档案信息, 真正的让信息化的档案管理为企业的生产生活 建设提供优质服务。 1.3 档案业务管理自动化 企业档案业务工作包括档案的统计,鉴定,销毁,借阅,催还及参考资料编 研等工作, 这都需要档案人员定期或者不定期的进行档案基本情况的统计,同时 还要对归档的技术文件进行分析,为企业领导决策提供参考依据。应用信息化的 档案管理, 可以随时随地的进行各种数据的统计, 打印各种报表, 进行借阅登记, 催还提醒, 检索技术分析所需要的相关资料等等,从而使企业的领导和部门都可 以通过电脑在办公室获得所需要的资料和数据, 让档案管理人员从繁杂的日常事 务中解脱出来。 2 信息化给企业档案管理带来的影响 通过上面的分析我们不难得知,企业的档案管理正想着信息化的方向发展, 但在具体的实践过程中,这种发展趋向与企业

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