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有效的运用Excel中的公式与函数


有效地运用Excel中的公式与函数 有效地运用Excel中的公式与函数 Excel
陈志宝 微软资深讲师 微软技术顾问 广州市数宇软件有限公司

课程大纲
函数使用技巧与规范 统计函数 查找函数 日期函数 文本函数 函数综合实例

函数使用技巧与规范

公式审核
校验数据 工具栏右键\文本到语音(Text to Speech) 设置:控制面板\语音

公式审核 工具栏右键\公式审核(Formula Auditing)

函数使用建议
养成手动输入函数的习惯 在“插入函数”中只有常用函数 很多功能不能使用“插入函数” 可以深入记忆与理解函数

函数基础
绝对地址与相对地址转换:F4 $A$1:行列都锁定 $A1:列锁定,行不锁 A$1:列不锁,行锁定 A1:行列都不锁定

统计函数

统计函数
求和:SUM(区域) 单表求和
选择不连续区域:CTRL

多表求和
选择连续表:SHIFT 不连续表:逗号

统计函数
公式复制相关 填充至最后一行:双击右下角填充柄 无格式填充:智能标记\不带格式填充 统计个数:COUNT() \ COUNTA()

统计函数
条件计数:COUNTIF(在哪里找,找什么) 多条件统计
辅助列:&合并多个条件

条件求和:SUMIF(在哪里找,找什么,把什么汇总)

查找函数

查找函数
纵向查找:VLOOKUP(找什么,在哪里找,找到后要第几列 的数,0) 0:精确查找,找不到返回#N/A 1:模糊查找,找不到返回小于查找数的最大值 判断结果是否为#N/A:ISNA(数值) 如果数值为#N/A,返回TRUE;否则FALSE 结合IF函数进行判断:IF(条件,满足,不满足)

查找函数
返回位置:MATCH(找什么,在哪里找,查找类型
1:数组升序,查找小于或等于查找值的最大值。 0:数组任意排序,查找等于查找值的第一个数值 -1:数组降序,查找大于或等于查找值的最小数 -1

数据偏移 OFFSET(引用,行偏移,列偏移,行数,列数)

数值函数
Round( ) Int( ) 应用:N位进数方法

日期函数

日期函数
今天日期:TODAY() 倒计时 时间跟踪检查

字符转为日期:数据\分列(Data\Text to Columns)

日期相关: 日期相关:
Year( ) Month( ) Day( ) Date( ) Weekday( )

日期函数
两个日期之间的天数、月数或年数 DATEDIF(开始日期,结束日期,类型) 类型说明
“Y”时间段中的整年数 “M”时间段中的整月数 “D”时间段中的天数

日期函数
指定日期之前或之后几个月的日期 加载宏:工具\加载宏\分析工具库(Tools\AddIns\Analysis ToolPak) EDATE(起始日期,月份)
未来日期用正数表示 过去日期用负数表示

文本函数

文本函数 合并字符:& 文本长度:LEN(字符)
结合数据有效性可限制输入的身份证号码长度 OR(条件1,条件2……):或者函数
在其参数组中,任何一个参数逻辑值为 TRUE,即返回 TRUE;任何一个参数的逻辑值为 FALSE,即返回 FALSE。

文本函数
左取字符:LEFT(字符,左取字符数) 右取字符:RIGHT(字符,右取字符数) 任意位置取字符:MID(字符,起始位置,取字符数 重复函数:REPT()

特殊文字函数
文本位置:InStr() 查找文本:FIND() 替换文本:REPLACE()

逻辑函数
If( ) OR( ) AND( ) Not( ) 其实使用公式也可以

综合案例1:条件格式 综合案例1:条件格式 1:

隔行显示
结合条件格式使用 返回行号:ROW() 返回两数相除的余数:MOD(除数,被除数)
常常结合数据有效性使用

AND(条件1,条件2……)
所有参数的逻辑值为真时,返回 TRUE;只要一个参数的 逻辑值为假,即返回 FALSE

隔行显示
结合条件格式使用

综合案例2:数据有效性 综合案例2:数据有效性 2:

利用数据有效性限定数据
每次做好的报表交给同事填写,经常部门一栏有些人写 中文的部门名称、有些写英文的部门名称、有些还写简 称,导致回收的报表数据不准确,能不能做成一个下拉 列表给他们去选择呢? 发票号、单据号、员工身份号码都是唯一的数据,能不 能限定不能输入重复的数据呢??

利用数据有效性限定数据
数据有效性:数据\有效性 产生列表:序列
来源中输入,用英文逗号分开

设置输入提示信息 设置出错警告 与公式的结合运用

数据有效性的原理
对所操作的单元格进行限制 例题 报销单填写案例

函数应用案例
在数据有效性常结合COUNTIF函数使用 数据有效性
数据\有效性\自定义 (Data\Validation\Custom)

综合案例3:动态图表 综合案例3:动态图表 3:

动态图表
数据偏移 OFFSET(引用,行偏移,列偏移,行数,列数) 滚动条 工具栏右键\窗体(Forms)\滚动条 图表 更改数据源:图表右键\源数据(Source Data)\系列 (Series)

提问及答疑


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