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论会计电算化目前的问题及其对策


我国的会计电算化工作起步较晚,从20世纪70年代末才开始,经历了
尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段,到目前的管理型
会计软件发展阶段。在这20多年的发展过程中,已取得了长足的进步,商品化、
通用化的财务软件得到了广泛的应用。许多会计软件的开发已经走向专业化、
商品化、社会化的轨道。但由于财务工作本身的特点,以及网络的迅速发展、
电子商务的迅速兴起等等,一些先进的、现化化的事物的不断出现,对会计电
算化系统提出了较提高的要求,由于会计电算化是一项系统工程,在发展过程
中有许多工作要做,有许多问题要及时解决,否则将严重阻碍我国会计电算化
向更深层次的发展,本文就当前我国会计电算化进程中必须重视和需要解决的
几个问题进行阐述。
一、要重视会计电算化理论的研究
电算化会计理论即研究实现电算化后的会计信息系统组织、会计核算的程
序和管理制度,会计核算的方法,以及用计算机作为主要的核算工具后对会计
理论、会计制度的影响和会计工作的新特点。电算化会计理论和研究确定了电
算化会计信息系统的基本功能体系、运作规范及特点、审计接口、会计档案等
基本要求,它一方面符合手工会计的基本要求,同时又具有自身的独有的特点。
电算化会计理论的基本问题研究透彻了,会计软件的研制就有了明确的方向和
目标,才能更符合会计、审计工作的实际要求,会计电算化软件才能更好地服
务于会计工作,才能使会计工作在实现电算化后更加规范、效率更高、安全性
更强,才能更好地为管理决策服务,以实现会计电算化的效益原则。
当前随着计算机网络技术的大规模应用和发展,以及会计核算业务量的增
大、业务种类的繁多,对会计信息资料的分析与研究的深入,计算机单机处理
的方式难以完成现有会计核算工作,同时,网络技术的迅速发展及应用领域的
不断拓宽,也使会计电算化系统出现许多新的特征。这些既推动现有会计信息
系统的发展,同时也对现有的会计电算化系统的发展产生障碍,为此就提出了
一个挑战性的课题,即会计电算化系统必然向网络化的方向发展,这就要求我
们必须加强电算化会计理论的研究,建立较完备的电算化会计理论体系,以适
应会计电算化迅速发展的需要。
目前,不少单位的电算人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来,
他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外,对
微机的软硬件知识了解甚少,一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时,
就束手无策,即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训,但一些从未接触
过计算机的会计人员入门还是很慢,而且在上机时经常出现错误操作,一旦出
错,可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流,使系统数据丢失,严重的
导致系统崩溃,所以提高会计人员计算机操作业务能力显得非常需要。
要提高会计人员计算机业务素质,培养既懂得会计专业又熟悉计算机技术
的复合型人才,必须大力加强人才培训的力度。企业应立足于国际水准,培养
或聘用一批高级技术人才,他们能够掌握国际先进技术,精通信息技术,熟练
应用会计软件,推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”
转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,维
护软件正常运行,掌握计算机先进技术,培养复合型人才,为本单位尽快建立
高效的会计信息系统创造条件。另外培养复合型人才,可以在大专院校开设会
计电算化专业或财会专业中增设计算机编程、维护等课程,可以让财会人员进
修计算机课程,还可以让计算机人员、在岗人员学习并进修财会知识。
同时,要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划,要注重实效,
不搞一刀切。会计电算化考试、培训应遵循自愿原则,只有准备实行会计电算
化的单位,才要求其会计人员培训,其会计人员必须取得会计电算化合格证,
财政部门在进行账务审批的同时审查其会计人员的资格,这样可以做到学以致
用,学习目的性强,效果好;对暂时或一段时间内不准备实行会计电算化的单
位,其会计人员的培训则可以暂缓,避免人力、物力的浪费。培训的内容要切
合实际工作需要,学了就能用得上。对会计人员、系统维护人员,应按不同内
容、不同要求进行培训。对系统维护人员只要简单的会计培训,就可以收到良
好的效果。
三、要加强会计信息系统的安全性、保密性
财务上的数据往往是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与
发展。但当前几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑
筋,却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题。针对当前会计信息系统
数据保密性和安全性差的现状应做到以下几点。
1. 为了对付日益猖獗的计算机犯罪,国家应制定并实施计算机安全法律,
在全社会加强对计算机安全的宏观控制,政府主管部门还应进一步完善会计制
度,对危害计算机安全的行为进行制裁,为计算机信息系统提供一个良好的社
会环境。
2. 对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽,以防止电磁辐射和干扰。制定计
算机机房管理规定,制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施,以及突发事件
的应急对策等。
3. 必要的内部控制。在电脑网络环境下,某些内部人员的恶意行为及工作
人员的无意行为都可能会造成会计信息的不安全性,因此建立内部控制制度是
必要的。第一,实行用户权限分级授权管理,建立网络环境下的会计信息岗位
责任。第二,建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施。第三,从电算化网
络软件的设计入手,增加软件本身的限制功能。第四,建立会计信息资料的备
份制度,对重要的会计信息资料要实行多级备份。第五,强化审计线索制。第
六,建立进入网络环境的权限制。
4. 增强网络安全防范能力。网络会计实现了会计信息资源的共享,但同时
也将自身暴露于风险之中,这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等。为了
提高网络会计信息系统的安全防范能力应采用一些措施,例如采用防火墙技术、
网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等。
5. 加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、
指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段,另外还可以考虑硬件加密、
软件加密或把系统作在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度,如专机
专用、专室专用等o
6. 加强磁介质载体档案的管理。为确保档案的真实性和可靠性,实行纸质
档案和新型载体档案双套保管,并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。
四、要做好电算化会计档案管理工作
为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,我们必须根据电算化会计档
案的特点,分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。
1. 电算化会计档案的收集。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间
间隔内如一个会计年度,把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储在
磁性介质或光盘上,从而脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务
数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最
小的损失下恢复原有的会计电算化系统。
除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部
设备和配套类型等;
2. 电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质
或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即
采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作
员姓名,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计
电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意
防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检査、复制,防止
由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。
此外,还应注意电算化会计档案对应的财务软件版本的一致性,因为在不
同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构也有可能不同,就有可能产生
会计档案不能被调阅或产生某些预料外的错误。因此,笔者建议会计电算化档
案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版
本,二者的一致性是非常必要的,显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。
3. 电算化会计档案的利用。即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电
算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两
种情况:(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,
此时只需将你所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)
功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与前会计电算化系统版本
号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系
统,然后进行调阅。
以上这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问
题,这些问题如若不重视或不及时解决,它将严重阻碍我国会计电算化向深层
次的发展;如若重视并及时解决这些问题,它必然会促进我国会计电算化向更
深层次发展,最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量,更好地为提高
各级企、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。

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