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乡镇财政所档案管理20150509[1]._图文

乡镇财政所档案管理
滁州市档案局
2015年5月

1





一、档案的定义: 档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织 以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、 文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有 保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式 的历史记录。 二、档案的本质属性: 档案是历史的原始记录。档案以兼具原始性和 记录性一体的突出特点,区别于其他资料。 (档案注重原本、原稿和孤本)
2

第一节 档案管理工作
档案管理工作包括以下几个方面:档 案室建设、档案的收集、整理、鉴定、 编目与检索、保管、统计、编研和提 供利用。
一、档案室建设

档案室是统一管理一个单位各门类档 案并主要为本单位提供利用的服务部 门。
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二、档案的收集 档案收集就是把散存在各机关、个人手中 按照国家的有关规定,通过接收的办法,有计 划地分别集中到有关档案室的活动。 档案收集是整个档案工作中的一个重要环 节,是档案工作的基础。收集工作做不好就没 有完整的档案,就不会有健全的档案工作。

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三、档案整理

(一)档案整理工作就是将零散的和需

要进一步条理化的档案,进行基本的分 类、组合、排列和编目,组成有序体系 的过程。 (二)档案整理的基本要求:遵循文件 材料的形成规律和特点;保持文件材料 之间的有机联系;区分文件材料的价值, 确定档案的保管期限;便于档案的保管 和利用。
5

(三)档案整理方法 档案整理方法有两种:一是以“案卷”为 单位整理;一是以“件”为单位整理。 以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照 文件材料形成过程中的联系将其组合成案卷。 立卷是分类、组合、排列、装订、编目,使档 案有序的过程。这里档案的基本保管单位是案 卷。 以“件”为单位整理,是装订、分类、排 列、编号、编目、装盒,使档案有序的过程。 这里“件”是档案的基本保管单位。
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乡镇财政所档案门类 文书档案 会计档案 档 案

业务档案 声像档案
电子档案 实物档案 基建档案
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乡镇财政所档案整理 依据标准和规范
文书档案: 2002年以前按《文书档案案卷格式》(GB/T 9705—2008)以“卷”为单位整理; 从2002年开始(含),按《归档文件整理规 则》以“件”为单位整理。 文书档案的收集按《机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号) 执行。 业务档案: 参照《文书档案案卷格式》 (GB/T 9705— 2008),以“卷”为单位整理。
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会计档案: 按《会计档案管理办法》(财会 [1998]32 号),参照 《安徽省会计档案管理办法实 施细则》(1999)执行。 《会计档案案卷格式》(DA/T 39-2008) 从2015年起按《会计档案管理办法》 (征求意见稿)(2015年7月1日起执行) 执行。

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科技档案:《科学技术档案案卷构成的一 般要求》(GB/T 11822-2008)。
注:在乡镇财政所主要指基建和设备档案。

声像档案:《照片档案管理规范》 ( GB/T 11821-2002);《滁州市数码
照片档案管理规范》(暂行)(滁档字 〔2011〕15号)。
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乡镇财政所档案分类
档案

文书 WS

会计 KJ

业务 YW

声像 SX

实物 SW

电子 DZ

会计 凭证

会计 帐簿

财务 会计 报告

其它

一事 一议

家电下乡 汽摩下乡

……

照片 录像带 奖牌

证书

光盘

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第二节
?

会计档案整理

一、会计档案归档范围
按照安徽省财政厅、省档案局制发的《安徽省会 计档案管理办法实施细则》规定,会计档案是指 会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业 材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和 证据。具体包括:

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?

?

?

?

会计凭证:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证, 其他会计凭证; 会计帐簿:总帐、明细帐、日记帐、固定资产 卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿; 财务报告:月报、季报、年度财务报告,包括 会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务 报告; 其他:银行存款余额调节表、银行对帐单、会 计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档 案销毁清册等。
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?

?

会计档案整理原则上应当保持原卷册的 封装,个别需要拆封重新整理的,应当 会同原财务会计部门和经办人共同拆封 整理,以分清责任。 不拆封重新整理的,需按《安徽省会计 档案管理办法》在原卷册封面加贴会计 档案的封面,并按要求填写相关项目。
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二、会计档案保管期限规定
《办法》第八条 规定:会计档案的保管期限分为永久、定期 两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。 第九条规定:本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期 限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期 限执行。

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企业和其他组织会计档案保管期限表

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序 号 一 1 2 3

档 案 名 称 会计凭证类 原始凭证 记帐凭证 汇总凭证

保管期 限 15年 15年 15年 15年 15年 15年






4 5 6

会计帐簿
总帐 日记帐 明细帐 包括日记总帐 现金和银行存款日记帐保管25年

7
8 三 9

辅助帐
固定资产明细帐、卡片 财务报告 月、季度财务报告

15年
固定资产报废清理后保管5年 包括各级主管部门汇总财务报告 3年 包括文字分析

10
四 11 12 13

年度财务报告(决算)
其他 银行余额调节表 银行对帐单 会计档案移交清册

永久
5年 5年 15年

包括文字分析、审计报告

包括会计人员交接表
17

14
15

会计档案保管清册
会计档案销毁清册

永久
永久

2、财政总预算、行政单位、事 业单位和税收会计档案保管期限表

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序 号 一 1









保 管 期 限 财政总 行政事 税收 预算 业单位 会计





会计凭证 国家金库编送的各种报表及缴 10年 库退库凭证 10年

2
3 4 5 6

各收入机关编送的报表
行政机关和事业单位的各种会 计凭证 各种完税凭证和缴、退库凭证

10年
15年 包括原始凭证、记帐 凭证、传票汇总表 15年 缴款书存根在销号后 保存2年 拨款凭证和其他凭证 15年 15年 15年 15年 15年 15年 现金、银行存款日记 帐保管25年

财政总预算拨款凭证及其他凭 15年 证 农牧业税结算凭证


7 8

会计帐簿
总帐 日记帐

9

税收日记帐(总帐)和税收票 证分类出纳帐

25年

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序 号















限 税收 会计





财政总 行政事 预算 业单位

10 明细帐、分户帐或登记帐 11 行政、事业单位固定资产明

15年

15年

15年 固定资产报废清 理后保管5年 包括文字分析、 审计报告

细帐、卡片


财务报告 永久

12 财政总预算

13 行政、事业单位决算
14 税收年报(决算) 15 国家金库年报(决算) 16 基本建设拨款、贷款年报

10年
10年 10年

永久
永久

10年
3年 所属保送单的保 存 2年

(决算)
17 财政总预算会计旬报 18 财政总预算会计月、季报 19 行政、事业单位月、季报

5年
5年

同上
同上
20

序号





名 称 财政总 预算



管 行政事 业单位









税收会计 10年 电报保管1年,所 属单位3年

20

税收会计报表

四 21
22 23

其他类 会计档案移交清册
会计档案保管清册 会计档案销毁清册

15年
永久 永久

15年
永久 永久

15年
永久 永久

包括会计人员交接 表

21

三、会计档案的整理立卷
?

?

将记账凭证连同所附原始凭证、凭证汇 总表,按照编号顺序,去掉金属物,选 取适当厚度,加上封面封底,装订成册。 装订时用棉线在左上角装订,并用纸包 封装订角,由会计机构负责人、立卷人 加盖骑缝章。

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四 、会计档案分类
?

?

会计档案按其形成特点和形式,采用形式(名 称)——年度分类法。按形式(名称)分为会 计凭证、会计账簿、财务报告、其他四类,每 个类别再按年度分开 。 有内部机构的应先按机构分类, 如:财务处、 机关会计室、机关服务中心等会计单位 。同一 会计单位的会计档案放在一起。不同会计单位 的会计档案不要混同在一起。

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(1)会计凭证的整理组卷
?

会计凭证案卷封面应写明单位名称、内 部机构名称、年度、月份,本月共几册、 本册是第几册,记账凭证的起讫编号、 张数,保管期限,档号,并由会计机构 负责人、立卷人分别签名或盖章。

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会计凭证封面
单位名称
内部机构名称 本月共 册 本册是第 册



月卷内记账凭证自第

号至第
档号 立卷人

号共



保管期限 会计机构负责人

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(2)会计帐簿整理
? ?

?

?

会计帐簿按年分类分别整理立卷,一本为一卷。 固定帐簿有固定的页码编号,无论用了多少, 不易去除,维持原貌,只需加封面封底即可; 活页帐簿,应抽去未用的纸页,而后统编页码, 加封面封底,装订成册。编制页码时,凡有内 容的页面都应编页号,不得跳号漏号。 现在多为机打账簿,只要按类别装订,加封面 封底即可。
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会计账簿封面
单位名称 ****财政所 内部机构名称 本年共 1 册 本册是第 1 册 帐簿名称 天长市**财政所2012年总分类账 2012 年度 卷内共 30 张 保管期限15年 档号 J039C—KJ2—2012—1 会计机构负责人 XX 立卷人XXX

27

(3)财务报告的整理
?

财务报告按月度、季度、年度分别 整理立卷,一册为一卷。决算审核意见 书、审计报告等应分别附在该期财务报 告后一起装订,卷内应逐页编制页号。 财务报告封面各项目应填写具体,不得 漏项。
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财务报告封面
单位名称 内部机构名称 本年共 册 本册是第 报表名称 年度 卷内共 张 保管期限 档号 会计机构负责人 立卷人



29

(4)其他类会计档案的整理
?

其他类会计档案主要包括银行余额调节 表、银行对帐单、会计人员交接表、会 计档案移交清册、保管清册、销毁清册 等,会计人员要认真收集、审查、核对, 分别组卷。

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其他类封面
单位名称 XX县XX镇财政所 内设机构名称 本年共 2册 本册是第 1 册 材料名称 2012年度会计档案保管清册 2012年度 卷内共 52 张 保管期限 永久 档号J039C—KJ4—2012—1 会计机构负责人 张X 立卷人李X
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五、会计档案案卷排列与编号
?

?

?
?

会计档案案卷应当按照类别—年度或类 别—年度—内部机构的顺序进行排列, 并按年度编小流水号。年度内的排列保 管期限长的放前面。 通常会计类别有: KJ1代表凭证类;KJ2代表帐簿类; KJ3代表报告类;KJ4代表其他类
32

?

?

在每一大类下分总会计、政府单位会计、 专项资金会计、涉农补贴会计、一事一 议会计、其它等,在同一大类同一年度 下按上述顺序依次排列。 同一种会计类别,在同一个年度排一个 流水号。

33

会计档案的排列
? ?

? ?

?

会计凭证类:在一个会计年度内,在一个机构内按112月份顺序排列。 会计帐簿类:在一个会计年度内,在一个机构内,按 总账、现金日记账、银行存款日记账、明细账、辅助 账的顺序排列。 财务报告类:在一个会计年度内,在一个机构内,按 年报、季报、月报的顺序排列。 其他类:在一个会计年度内,在一个机构内,按会计 档案保管清册、销毁清册、移交清册、会计人员交接 表、银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保 存的会计核算专业材料的顺序排列。 保管期限长的排在前面。
34

2010年会计档案
1——50 51——100 101——131
总会计 凭证类 政府单位会计 凭证类 一事一议会计 凭证类 ……

案 卷 排 列 与 编 号

1—4
总会计 帐簿类

5—10
政府单位会计 帐簿类

11—15
一事一议会计 帐簿类
……

1—13

总会计 报告 类

政府单位会计 报告类

14—26

一事一议会计 报告类

27—39

……

总会计 其他 类

1—4

政府单位会计 一事一议会计 …… 其他类 其他 类

5——10

11—15

35

会计档案的档号编制
?

J039C-KJ1-2009-N
卷 号 会计年度 凭证类 会计档案代字 全宗号

36

? 会计档案档号的编制方法是:全宗号—类别代 号—年度—卷号。 ? 如:J018C-KJ1-2009-15代表的意思是:某财 政所财会档案凭证类2009年第15卷。 ? KJ1代表会计凭证类;KJ2代表会计帐簿类; KJ3代表财务报告类;KJ4代表其他类。 ? 每个会计类别在同一个会计年度内编一个流水 号。 ? J018C-KJ1-2009-1、2、3……N ? J018C-KJ2-2009-1、2、3……N ? J018C-KJ3-2009-1、2、3……N ? J018C-KJ4-2009-1、2、3……N
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全 宗 号
J018

目 录 号
KJ1 案 卷 号 1—3 年 2010 1 共 3 月 册 册 度

会计档案凭证盒

盒脊格式

第 1—3

保管期 限 15年
38

D

式会 计 档 案 盒 盒 脊 格

会 计 档 案





全宗号 目录号 案卷号 盒 号 6×30 310

55

44

保管期限

D=20、30、40 单位:mm
39

6、会计档案案卷目录填写

40

会计档案目录
案 卷 号 类别 题 名 起 时 自 至 自 至 自 至 自 至 自 至 年 年 年 年 年 年 年 年 年 年 止 间 月 月 月 月 月 月 月 月 月 月
41

保管 期限

卷内 张数

备注

会计档案目录示例:
案 卷 号 1 类 别 题 名 起 时 止 间 保管 期限 15 卷内 张数 130 备注

凭证类

2010年1月份收款会计凭证

20100101 20100131 20100201 20100228 ……… ……… 20101201 20101231

2

凭证类

2010年2月份付款会计凭证 …………………

15

124



…… 凭证类

….

…..

102

2010年12月份转帐会计凭 证

25

89

42

第三节

文书档案整理

? 1、传统方法整理(略)(2002年以前)
? 2、简化方法整理(按“件”整理,2002年以后)

43

一、确定归档范围和划分保管期限
根据国家档案局8号令《机关文件材 料归档范围和文书档案保管期限规定 》 的规定,结合本机关工作职能和各部门 工作实际,编制本机关的文件材料归档 范围和文书档案保管期限表。

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文书档案归档范围:
?

?

?

?

?

1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对机 关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材 料; 2、本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民 权益等方面具有凭证价值的文件材料; 3、本单位需要贯彻执行的上级机关的文件材料;其他 单位报送的重要文件材料; 4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。 机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件 处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

45

文书档案不归档范围:
?

?

?

1、上级机关普发的、不需要本单位办理的文 件材料,任免、奖惩非本单位工作人员的文件 材料,供工作参考的抄件等; 2、本单位文件材料中的重份文件,无查考利 用价值的事务性、临时性文件,无特殊保存价 值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话 记录,单位内部互相抄送的文件材料,与本单 位无关的文件材料; 3、其他单位的文件材料中,不需要贯彻执行 的文件材料,不需要办理的抄送文件材料;供 参阅的简报、情况反映等。
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?

?

?

根据财政所工作实际,文书档案收集范 围包括: 1、本所根据工作职责形成的总结、汇报、 通知、会议记录、制度、报表等文件材 料; 2、乡镇政府、党委、县财政局发的关于 财政分局需贯彻的文件等。

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二、归档文件的整理单位的确定与装订 (一)整理单位的确定(“件”即归档文件的整理单位)
1、正本与定稿为一件 2、正文与附件为一件 3、转发文与被转发文为一件 4、原件与复制件为一件 5、来文与复文各为一件 6、文件处理单与文件为一件 7、报表、名册、图册等每册(本)为一件

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? ?

(二)文件的装订 件内稿本、文本的排列:

1、正本在前,定稿在后 2、正文在前,附件在后 3、原件在前,复制件在后 4、转发文在前,被转发文在后 装订方式(使用缝纫机在文件左侧或左上角轧边) 装订的要求:整齐、结实、美观 采用左侧装订的,应将文件左、下边对齐; 采用左上角装订的,应将文件左、上边对齐
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“件”内的排序
定 稿 附 件 转 发 件 被 转 发 件

正 本

正 本

原 件

复 制 件

批 复

来 文

50

收文 处理 单

收 文

文 件 正 本

发文 文件 处理单

定 稿

51

文件的装订方式 采用左上角或左侧装订。 采用左上角装订的文件应当左齐上齐。 左侧 左齐下齐。 目前的装订方式多数采用传统的线装 可用缝纫机装订,厚的采用三点一线方式装订。
安徽省省人民代表大会 常务委员会公告
(第五十九号) 《安徽省档案条例》 已经1997年11月2日 安徽省第八届人民代 表大会常务委员会 第三十四次会议通过, 现予公布,自1998年 1月1日起实施。

安徽省省人民代表大会 常务委员会公告
(第五十九号) 《安徽省档案条例》 已经1997年11月2日 安徽省第八届人民代 表大会常务委员会 第三十四次会议通过, 现予公布,自1998年 1月1日起实施。

52

三、归档文件的分类
(一)分类方法
1、年度分类法 2、机构或问题分类法 3、保管期限分类法

53

1、年度分类法
1、年度分类法:根据形成和处理文件的年度对归档文件进 行分类。
?

年度分类法需要注意的几种情况: ①文件有多个时间特征
以文件签发日期(即落款日期为准)

②跨年度形成的有密切联系的文件
归入办结年度

③件内稿本、文本日期不一致
以装订时排在前面的文本的日期为准

④文件没有标注日期
通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或接近日期

54

3、保管期限分类法
?

保管期限分类法是将归档文件按照不同的 保管期限分开,分为永久、定期(30年、 10年)

55

乡镇财政所由于每年形成的文件材 料数量不多,按照保管期限—年度或年 度—保管期限进行分类。

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四、归档文件的排列与编号
(一)排列的原则:
“事由原则” 即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一 起。 事由是一个比较笼统的概念,可以指一个事件、 一个人物、一项工作活动、一项具体业务、一个具体 问题等。 件的排列顺序按同一事由、逻辑联系、时间先后、 重要程度进行。 零散件排列在最后。

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(二)排列的方法:
1、同一事由内归档文件排列 最简单的方法是按照文件材料形成时间的先后顺序。 还可以按文件材料的重要程度排列 2、不同事由间的归档文件排列 ※按不同事由办结时间的先后顺序排列。 ※按事由的重要程度排列。 ※按事由文件材料的责任者或承办部门分别集中排列。 ※按事由文件材料所反映的不同问题分别集中排列。

58

(三)件号的编制

件号即文件的排列顺序号,它是反映归档 文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列 先后顺序的重要标识。

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室编件号在分类方案最低一级类目内,按 文件排列顺序从 “1”开始标注。 如采用“年度——保管期限”进行分类, 室编件号应在同一年度内同一个保管期限 内从“1”开始逐件流水编号。 如:年度—保管期限

2010年-永久 1、2、3、4…… 2010年-30年 1、2、3、4…… 2010年-10年 1、2、3、4……
60

(四)加盖归档章
1、归档章的项目填写要求 应使用字迹耐久的材料。如碳素墨水等,也可使 用打号机打号。 2、归档章的格式(长45mm,宽16mm,分为均匀的6格)
(全宗号) *(机构或 问题) (年度) (保管期限) (室编件号) (馆编件号)

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3、盖章位置
归档章一般盖在归档文件首页上端居中的空白位置。如果 领导批示或收文章等占用了上述位置,可将归档章盖在首页的 其它空白位置,但以上端为宜。

24

2002
永久

15

如上表示:滁州市档案局2002年永久的第15件档案。

62

五、归档文件的编目与装盒
(一)归档文件目录的编制与填写

归档文件应据分类方案和室编件号顺序 编制归档文件目录,即按照分类、排列、 编号的结果,逐类逐件编制目录,以系统、 全面地揭示归档文件的全貌。

63

(二)归档文件目录的格式

件号
室 编 馆 编

责任者

文号

题名

日期 页数

备注

64

归档文件目录(盒内竖式)
年度:2002 件号 室 馆 编 编
1

示例



责任者

文号

题名

日期

页 数

备注

安徽省政府 办 安徽省政府 办

皖政办〔2002〕 关于加强农村中小学收费管理坚决制 55号 止乱收费的通知

20020821

5

2

皖政办〔2002〕 关于大力培育农村致富带头人的若干 52号 意见

20020802

4

3

安徽省政府 办

皖政办〔2002〕 59号

关于2002年目标管理考核工作的通 知

20020823

7

秘密

65

归档文件目录各项目的填写
①件号 ②责任者(应使用全称或通用简称) 联合颁发的文件填写第一责任者,后边加 一个“等”字; 没有责任者的文件材料考证清楚后填写, 并加“[ ]” 标识。 ③文号(由机关代字、年度、年度内发文的 顺序号组成)
66

④题名 题名即文件标题,是对文件材料内容的概括,也是检索 利用的最重要的途径。 ? 机关有固定文头的文件,标题直接由事由(问题)和名称 (文种)构成的,著录时原文照录,题名中不需增加著录 责任者。 例:冠有“安徽省档案局”固定文头的文件,题名是“关于 加强档案安全工作的通知”,照原文著录为关于加强档案 安全工作的通知。 ? 来文与复文为一件时,用复文题名作为本件题名。

67

⑤日期:填写时应以8位阿拉伯数字标注。 如20090415。 ⑥页数:填写一件文件的总页数。 有字迹和图表的页面算作一页,空白 面不得算作一页。 正面在右下角,反面有内容在左下角 编写页码。 ⑦备注:包括密级、缺损、移出等。 ⑧用纸:A4纸。
68

归档文件目录

全宗名称 年 度 保 管期限 机构或问题

目录装订: 每年按不同保管期限装订三册;也可以按永久、长 期、短期的排列顺序装订成一册。具体装订形式由 各机关根据具体情况而定。
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归档文件目录封面格式(横式)

归档文件目录

全宗名称 滁州市档案局 年 度 2012年 保管期限 30年 机构或问题

70

(三)归档文件的装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、 填写备考表、编制档案盒封面以及盒脊项目等 工作内容。

71

档案盒的格式(按件整理) 档案盒规格
***财政所

档 案 盒 背 脊 的 项 目

A
A=20、30、40、50等
72

备考表
盒内文件情况说明

整理人:
检查人 : 年 月 日

73

装盒的具体要求
? 不同形成年度的归档文件不能放入同一档案盒。 ? 不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒。 ? 同一类目的归档文件数量少,不够一盒时,也不 能将这些文件材料装入其它档案盒。 ? 不要求同一事由的文件材料必须装入同一档案盒 内。

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第四节

业务档案整理

? 整理原则: ? 1、业务档案采用文书传统方法组卷方式。 ? 2、每年根据文件材料的内容,考虑文件材
料之间的自然形成规律,保持卷内文件的 有机联系,组成案卷,每年根据保管期限 排小流水号。

75

业务档案分类
? ? ? ? ? ? ?

?

根据各个财政所的具体情况,大致可以分为以下类别: YW1资金监管 YW2一事一议 YW3债务审计 YW4园区建设 YW5农业税 YW6家电,汽车、摩托车下乡 各财政所可根据本所实际情况,选择上述类别,也可 增设预管算理、惠民资金、其他专项资金等类别,只 需在分类方案中说明即可。
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业务档案的档号编制
? ?

全宗号—类别号+属类代号—年度—保管期限—卷号
示例:J018C—YW2—2009—Y—14 代表某财政所业务档案一事一议类2009年永久保管 的第14卷档案。

77

立卷的操作规程
一、编制归卷类目 二、收集文件 三、检查和调整卷内文件 四、卷内文件的系统排列 五、拟写案卷标题 六、编写卷内文件页号 七、填写卷内文件目录 八、填写案卷封面与卷内备考表 九、装订案卷 十、案卷的排列与编号
78

案卷封面样式
(全宗名称) (类目名称)

(案卷题名)

自 年 月至 年 月 本卷共 件 页

保管期限 归档号

全宗号 分类号 案卷号 79

示例
某某镇财政所
汽摩下乡

2010年XX镇汽摩下乡 资金发放清册

自 2010年1 月至2010 年2 月 保管期限

10年

本卷共 3 件18 页

归档号

全宗号 目录号 案卷号

J039J YW6

8

80

( 全 宗 名 称 )

卷盒卷脊格式 (文书案卷)

目录号

年 度 起止卷号

81

卷内文件目录
卷内文件目录项目包括: 顺序号、文号、责任者、题名、日期、 页号、备注。

82

卷内文件目录
顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 备注

83

? 顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。 ? 文号 ? 责任者:对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人, 亦即文件的署名者。 机关团体责任者一般要著录全称,在全称字数太多的 情况下可以著录统一规范的通用简称,不得著录“本 市”“本局” 。个人责任者一般只著录姓名,必要时在 姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份,并 用“( )”表示。 联合行文的责任者,应著录列于首位 的责任者,立档单位本身是责任者的必须著录,被省略的 责任者用“[等]”表示,两个责任者之间的间隔用 “;”。
84

? 题名:即文件的标题,一般应照实抄录。没有标 题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题, 外加“[ ]” ? 日期:文件的形成时间。时间以8位数字表示,其 中前4位表示年,中间2位表示月,后2位表示日, 月日不足两位的,前面补“0”。例:20150506表 示2015年5月6 ? 页号 ? 备注

85

本卷情况说明

备 考 表 样 式
立卷人: 检查人: 立卷时间:

86

注意事项:
?

档案目录要定期做好脱机备份,刻录光 盘存入电子档案中,防止数据丢失。

87

数码照片文件级目录
光 盘 号 照片号 参见号 照片题名 保 管 期 限
永久

拍摄 时间

摄 备 影 注 者
X X X X X X

1

20110001

2011年1月20日,XX副局长 陪同芜湖、蚌埠两市档案局 工作人员参观我局爱国主义 教育基地。 2011年1月20日,芜湖、蚌 埠两市档案局工作人员在我 局爱国主义教育基地签名留 念

20110120

1

20110002

永久

20110120

1 2

20110003 …

文书档案 0024-2011-C0014


2011年3月14日巢湖市档案 局工作人员来我局调研新档 案馆建设


永久

20110314 …

X X X
… … 88



光盘封面样式示例:
滁州市档案局2011年数码照片档案
全宗号 保管期限 全宗名称 形成时间 制作软件 0024 永久 光盘号 类别 1 SP 张数 套别 3 利用

滁州市档案局 201101-201103 NERO 7 制作时间 制作设备 20110426 HP XW6600

制作人

张三

审核人

李四

89

数码照片档案光盘的刻制。

光盘刻制内容包括光盘说明文件、光 盘内数码照片文件目录、数码照片文件 夹。

90

数码照片档案光盘目录

全 宗 号 0024 …

光 盘 号
1 …





保管 期限
永久

起始 年月
201101 …

终止 年月
201103 …

张 数
3 …

备注

滁州市档案局2011年数码照片 档案 …



91

实物档案标签示例:
实物说明 2013年度创建文明行业活动示范窗口奖牌 XX市创建文明行业活动指导委员会 XX市XX镇财政所 2014年1月 XXXX 目录号 SW1 保管期限 件号 永久 5 颁发单位

获奖单位

颁发时间 全宗号

92

?

关于印发《安徽省机关档案工作目标管 理考核办法》及《安徽省机关档案工作 目标管理考核内容和评分标准》的通知
(皖档发〔2011〕18号)

93

谢 谢!

94


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