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第4章 电子表格Excel制作的应用


第 4 章 电子表格 Excel 制作的应用
Excel 是 Office 的重要组成部分,是一种功能强大的表格处理软件,用户可以在 Excel 中方便快捷地输入和 修改数据,进行数据的存储、查询、统计等操作,同时还具有智能化的管理和计算数据能力。Excel 既可用于 个人事物处理,也可广泛用于财会、审计、统计和数据分析等领域。通过本章的学习,主要掌握电子表格的建 立与格式化,表格的数据操作(编辑、计算、排序、筛选、分类汇总、透视表) ,图表操作,多表操作,安全性 设置。

4.1
Excel 概述

Excel 基础知识

在使用一种软件之前,首先要启动该软件,然后了解各部分的功能及界面的组成等。

4.1.1

Excel 可以用来制作电子表格,完成复杂的数学运算,对数据进行分析与预测,并且具有强大的图表显示 功能。 1. 强大的列表功能 Excel 可以将用户输入的数据形成列表,而且还可以把工作表中的全部或者一部分指定为列表,用户可以 方便地管理和分析列表中的数据而不用担心列表之外的其他数据。在列表中用户可以完成各种数据计算、数据 排序和汇总等操作。 2. 数据计算功能 Excel 提供了功能强大的公式和函数,可以对用户输入的数据进行复杂的运算。 3. 数据分析统计功能 Excel 提供了对数据进行排序、筛选、汇总等功能,同时还提供了数据透视表和数据透视图,使得用户可 以通过自行设置行与列的关系查看源数据的不同汇总情况,同时还可以根据需要显示区域的明细数据。 4. 数据图表功能 Excel 提供了将工作表中的数据能各种统计图表的形式显示出来的功能,可以使复杂的数据更加生动,更 能清晰地显示出数据的趋势和走向,方便数据的分析和预测。当工作表中的数据发生变化时,图表中对应的数 据也会随之自动更新。 5. XML 支持 Excel 提供了更广泛的支持, 使用户可以更容易地共享数据。 利用 XML, 用户不但可以将工作表保存为 XML 表格或 XML 数据,而且还可以在任何客户定义的 XML 架构中读取数据,当 XML 数据变化时,可动态更新图 表、表格和曲线图。

4.1.2

Excel 的窗口组成

使用 Excel 时应先启动它,然后才能制作各种电子表格。工作完成后,应退出 Excel。在退出 Excel 前,需 要保存自己的电子表格。启动 Excel 的方法有: ? 直接双击桌面上的快捷图标 。 ? 选择【开始】→【程序】→ Microsoft Office → Excel 命令。 ? 单击已存在的 Excel 文件。 启动后的 Excel 窗口如图 4-1 所示:

⑴ ⑵ ⑶ ⑷ ⑸ ⑹

⑺ ⑻ ⑼ ⑽ ⑾ ⑿

⒀ ⒁ ⒂ ⒃ ⒄ ⒅

图 4-1

Excel 的窗口

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18)

名称框:显示活动的单元格区域。 填充柄:拖动该柄可以向拖动方向单元格填充数据。 活动的单元格:对单元格进行操作的前提条件是使单元格成为活动单元格才能实现操作。 行标志序号:表示行顺序号。 按钮组:用于显示隐藏的工作表标签。 工作表标签:工作簿中包含的工作表标签列表。 标题栏:用来显示文档的名称,此处显示的是“Book1” 。 菜单栏:Excel 文档编辑的所有菜单列表。 常用工具栏:常用命令按钮,单击该按钮即可执行该命令。 文本编辑框:用于编辑单元格的内容。 列标志序号:表示列顺序号。 状态栏:显示当前可操作的状态等。 格式工具栏:用于设置被选中内容的格式。 任务窗格:集合了最常用的任务,如新建、帮助和搜索等。 垂直滚动条:用以显示垂直被遮挡部分。 搜索框:输入要寻找的搜索。 水平滚动条:用以显示水平被遮挡部分。 表格编辑区:当前工作表编辑区。

4.1.3

Excel 基本对象

打开一个 Excel 文件时,会同时存有工作簿、工作表和单元格。 1. 工作簿 工作簿是用于存储并处理工作数据的文件,是 Excel 中存储数据的基本单位。通常据说的 Excel 文件指的 就是工作簿文件。在 Excel 中各种数据都是以工作表的形式存储在工作簿中的,一个工作簿最多可以有 255 个 工作表。启动 Excel 后,系统会自动创建一个新的、空白工作簿,Excel 给它赋予一个临时的名字“Book1” ,其 扩展文件名为“.xls” 。 2. 工作表 工作表是工作簿的重要组成部分,是 Excel 中用来处理和存储数据的主要文档,也称为电子表格。当用户 Excel 时,首先见到的就是工作表,它由许多排列整齐的单元格组成。一张工作表有 65536 个行、256 个列。行 号用数字区分,从 1 到 65536;列号用 26 个英文字母进行编号,列号从 A 到 IV。 一个工作簿中可以包含多张工作表。一般来说,一张工作表保存一类相关的信息,在一个工作簿中可以管 理多个类型的相关信息。新建一个工作簿时,Excel 默认提供了 3 个工作表,其名字分别是 Sheet1,Sheet2 和 Sheet3,分别显示在工作表标签中。但在某一时刻,用户只能在一张工作表上进行工作,即只有一个工作表处 于活动的状态。通常把该工作表称为活动工作表或当前工作表,其工作表标签以反白显示,名称下方有单下划 线。 在实际工作中,用户可以根据自己的需要创建更多的工作表。 3. 单元格 每张工作表中由 256 列和 65536 行组成,列和行交叉形成的每个网格称为一个单元格。每一列列标由 A, B,C?表示,每一行行号由 1,2,3?表示,每个单元格的位置由交叉的列、行名表示。 每张工作表都由许多的长方形小格子构成,称为单元格。单元格是 Excel 中最小的操作单位,用户可以在 单元格中输入任何数据,如字符串、公式和函数等。单元格由纵横直线相交而成,因此可以由它们的行和列的 位置来命名。如,D2 表示第二行与第四列交叉的单元格。 工作表中只有一个单元格为当前工作的单元格,称为活动单元格,屏幕上带粗线黑框的单元格就是活动单 元格,此时可以在该单元格中输入和编辑数据。在活动单元格的右下角有一个小黑方块,称为填充柄,利用此 填充柄可以填充某个单元格区域的内容。 4. 单元格区域 单元格区域是指一组被选中的单元格。 一个单元格区域可以小到只有两个单元格, 也可以大到整个工作表, 单元格区域中的单元格可以相邻,也可以是彼此分离的。对一个单元格区域的操作就是对该区域中所有的单元 格执行相同的操作。在 Excel 中可以使用绝对和相对两种方式来引用单元格区域。

4.2

Excel 基本操作技巧

对工作表编辑主要是针对单元格、行、列以及整个工作表进行的包括撤消、恢复、复制、粘贴、移动、插 入、删除、查找和替换等操作。

4.2.1

选定单元格

单元格是组成工作表的基本单位,也是 Excel 中最小的数据处理单位,因此 Excel 中很多操作都是基于单 元格的。熟悉对单元格的编辑操作,有利于建立一个更完好的工作表。 对单元格进行操作之前,首先必须选择单元格。选择单元格的方法很多,主要有下面几种。 1. 选定一个单元格 只要在工作表中单击任意一人单元格就可以选定这个单元格。当单元格被选定时会被一个黑色边框包围, 其所在的行列号均突出显示,并且在名称框中还会显示其名称。如图 4-2 所示。

图 4-2

选定单元格

2. 选定连续的多个单元格 单击选定该连续单元格区域左上角的单元格,然后按住鼠标左键,拖动鼠标到单元格区域右下角单元格就 可以选定这一单元格区域。如图 4-3 所示。

图 4-3

选定连续的多个单元格

小贴士:利用键盘选定单元格 1)选定要选择范围的第一个单元格上。 2)按住 Shift 键,然后按相应的箭头键选择该范围的其他单元格。

3. 选定非连续的多个单元格 选定不连续的多个单元格,只需单击选定一个单元格,然后按住 Ctrl 键再单击其他单元格即可。如图 4-4 所示。

图 4-4

选定非连续的多个单元格

4. 选定整行单元格 把鼠标移动到所选行左边的行号处,当鼠标变成向右黑色实心箭头?时,单击即可选定该行。 5. 选定整列单元格 把鼠标移动到所选列顶端的列号处,当鼠标变成向下黑色实心箭头 ? 时,单击即可选定该列。 6. 选定全部单元格 把鼠标移动到行号 1 顶端或者是列号 A 左侧的单元格上,单击即可选定所有的单元格。如图 4-5 所示。

图 4-5

选取所有单元格(整个工作表)

小贴士:选择多行或多列时,如果行号或列的字母编号不是连续的,则说明表格中可以包含隐藏的行或列。如果对表 格中的可见部分执行清除或删除操作,也会清除或删除隐藏部分中的内容。如图 4-6 所示。

图 4-6

选取多行

4.2.2

移动、复制与粘贴单元格数据

移动和复制单元格数据可以有效地使用已经存在的单元格内的数据, 在有些情况下可以极大地减少工作量, 提高工作效率。 复制与粘贴是一个互相关联的操作,一般来说复制的目的是为了粘贴,而粘贴的前提是要先复制(剪贴也 是复制的一种形式) 。 1. 移动单元格数据 在对单元格进行编辑的时候,经常要把单元格中的数据移动到其他位置。移动单元格数据的方法很多,下 面主要介绍使用鼠标和菜单命令。 1) 使用菜单命令移动: 使用【编辑】→【剪切】命令也可以实现数据的移动,具体方法如下: 选定要移动数据的单元格。选择菜单栏上【编辑】→【剪切】命令(或按快捷键 Ctrl + X) ,然后选定目 标单元格,执行【编辑】→【粘贴】命令(或按快捷键 Ctrl+V) ,就可以实现数据的移动。
小贴士:移动数据,还可以单击常用工具栏上的【剪切】按钮,或右击单元格,在弹出的快捷菜单上选择【剪切】命 令。同样可以单击常用工具栏上的【粘贴】按钮,或右击目标单元格,在弹出的快捷菜单中选择【粘贴】命 令,都可以实现数据的移动。

2) 使用鼠标移动: 使用鼠标移动单元格数据是最常用的一种方法,它操作起来简单方便,具体方法如下。 选定要移动数据的单元格,将鼠标移动到该单元格的底部,当鼠标指针变为向左上方的箭头?,并且下方 出现四个方向的小箭头时,拖动鼠标到目标单元格,释放鼠标,即可把数据移动到目标单元格。 2. 复制并粘贴单元格 当需要将工作表中的单元格复制到其他工作簿中时,可以使用常用工具栏来完成复制工作。 1) 复制单元格数据 如果多个单元格中包含相同的数据,可以使用复制功能来创建单元格中的数据。复制数据的方法主要有以 下几种方式。

(1) 使用菜单命令: 选择菜单栏上【编辑】→【复制】命令,可以实现数据的复制操作,具体方法同移动单元格的方法基本相 同。 (2) 使用鼠标: 使用鼠标复制单元格数据是最常用的一种方法,它操作起来简单方便,具体方法如下。 选定要复制数据的单元格,将鼠标移动到该单元格的询问,当鼠标指针变为指向左上方的箭头,并且下方 出现四个方向的小箭头时,按下 Ctrl 键的同时拖动鼠标到目标单元格,释放鼠标,即可把数据复制到目标单元 格。
小贴士:也可以选定需要被复制的单元格后,用鼠标指向该单元格,当鼠标指针变成斜向箭头,按住 Ctrl 键不放,然 后按住鼠标左键并将选定区域拖动到目标位置,松开鼠标和 Ctrl 键,即可完成复制操作。

2) 复制并粘贴单元格中特定的内容 复制单元格中特定内容具体方法如下: (1) 选定需要复制的单元格区域。 (2) 单击常用工具栏中的【复制】按钮。 (3) 选定粘贴区域的左上角单元格。 (4) 执行【编辑】→【选择性粘贴】命令,打开如图 4-7 所示的【选择性粘贴】对话框。

图 4-7

【选择性粘贴】对话框

(5) 选择所需的选项后,单击【确定】按钮即可粘贴单元格中的特定的内容。

4.2.3

插入和删除单元格

1. 插入单元格 所谓插入单元格,就是指在原来的位置插入新的单元格,而原位置的单元格将顺延到其他位置。插入单元 格的操作步骤如下。 (1) 选定需要插入单元格的位置。 (2) 选择【插入】→【单元格】命令,弹出【插入】对话框,如图 4-8 所示。

图 4-8

【插入】对话框

(3) 选中相应的单选按钮。 (4) 单击【确定】按钮,即可在所选行(或列)的上方(或左侧)插入一行(或一列) 。 2. 插入行、列 插入行(或列)的操作步骤如下。 (1) 选取需要插入行(或列)的后面一行(或一列) 。 (2) 选择【插入】→【行】 (或【列】 )命令。 (3) 或者在图所示的【插入】对话框中,选中【整行】 (或【整列】 )单选按钮,然后单击【确定】按钮, 即可在所选行(或列)插入一行(或一列) 。
小贴士:插入一行后,按下 F4 键可以重复上一步操作,在 Office 的软件中常用该功能键或执行多次相同的操作。

3. 删除单元格 所谓删除单元格,是指将选定的单元格从工作表中删除,并用周围的其他单元格来填补留下的空白。删除 单元格的操作步骤如下 。 (1) 选定需要删除的单元格或单元格区域。 (2) 选择【编辑】→【删除】命令,打开【删除】对话框,如图 4-9 所示。

图 4-9

【删除】对话框

(3) 选中相应的单选按钮。 (4) 单击【确定】按钮,则可删除相应的单元格。 4. 删除行和列 删除行(或列)的操作方法:选定需要删除的行(或列) ,按下 Delete 键,或选择【编辑】→【删除】命 令。具体方法如下: (1) 选定要删除的整行或整列。 (2) 选择菜单栏上【编辑】→【删除】命令,即可删除整行或整列。

4.2.4

合并居中单元格

通常在设计表格时,都希望标题名称放在整个数据的中间,最为简单的方法就是使用单元格合并和居中, 其具体操作步骤如下。 (1) 选择要设置单元格居中的多个单元格。 (2) 单击【格式】工具栏中的【合并及居中】按钮 。 即可把选定的单元格以及单元格中的内容合并且居中,如图 4-10 所示。

图 4-10 合并和居中单元格后

4.2.5

调整列宽、行高

在 Excel 中,经常会遇到表的某个单元格中的输入信息显示不出来,而显示“##” ,这时通过适当调整一下 工作表的行高和列宽,就可以把信息显示出来。 1. 使用对话框调整列宽与行高 在默认情况下,单元格的列宽会指定宽度为 8.38,如果觉得这个数值不合适,可以结其标准列宽进行调整, 在调整标准列宽前的工作表是正常默认的宽度。 (1) 选择【格式】→【列】→【列宽】 (或【标准列宽】 )命令,打开【列宽】 (或【标准列宽】 )对话框。 (2) 在【列宽】 (或【标准列宽】 )文本框中输入数值,如输入“7” ,如图 4-11 所示。

图 4-11

使用对话框调整列宽与行高

小贴士:使用【列宽】对话框调整列宽时,调整的是选中的单元格的列宽;而使用【标准列宽】对话框调整的是整个 工作表的标准列宽。

(3) 单击【确定】按钮,此时每列单元格都以更改后的情况向标准列宽靠拢。 同样,选中要调整行高的任意一个单元格(当然,选中多个也可以,只要适中的单元格在该行即可) ,然后 选择【格式】→【行】→【行高】命令,再在【行高】文本框中输入数值,如图所示。最后单击【确定】按钮, 即可以设定行的高度。如果选中的单元格分布在多个行,那么在【行高】对话框设置会同时改变多个行的行高。 2. 使用鼠标调整列宽或行高 如果要调整列的宽度,将鼠标指针移到要调整宽度的列的右边框,鼠标指针变成 形状。按下鼠标左键 并拖动就可以改变列宽,随着鼠标的移动,有一条虚线指示此时释放鼠标左侧时列的右框线位置,并且指针的 右上角也显示此时的列宽,如图 4-12 所示。

图 4-12

使用鼠标调整单元格列宽

调整行高也可以使用与此类似的方法。另外也可以在鼠标指针 鼠标,即可改变单元格的宽度。 3. 调整最适合的列宽与行高

形状后,拖动鼠标到适当的位置时释放

如果要调整最适合的列宽,将鼠标指针移到要调整宽度的列的右边框,鼠标指针变成 所示。双击鼠标,列宽就会自动调整到最合适的宽度,如图 4-14 所示。

形状,如图 4-13

图 4-13

调整前的列宽

图 4-14

调整后的列宽

同样,在一行单元格的行号处,用鼠标双击该行的下框线,该行就会按单元格的内容自动调整到最适合的 行高。

4.2.6

查找和替换

如果在一张数据信息量很大的工作表中, 用滚动条一屏一屏地查找要查看或编辑的单元格, 将会非常繁琐, Excel 的查找功能帮助用户快速查找定位,另外还可以用替换功能将需要修改的单元格内容进行替换。 1. 查找 查找就是根据给定的内容,快速地定位到某个单元格。使用查找的具体方法如下: (1) 选定要查找的单元格区域。 (2) 选择菜单栏上【编辑】→【查找】命令,打开【查找和替换】对话框,如图 4-15 所示。

图 4-15

【查找和替换】对话框

(3) 在该对话框的【查找内容】文本框中输入要查找的内容,单击【查找全部】按钮,Excel 将会把所 有符合条件的单元格以列表的方式显示出来,单击【查找下一个】按钮,Excel 将选定的单元格处 开始查找符合条件的第一个单元格,并使它成为活动单元格,每单击一下【查找下一个】按钮,活 动单元格将变为下一个符合条件的单元格。 2. 替换 替换和查找功能很相似,它能够把查找到的内容替换成用户需要的内容。使用替换的具体方法如下: (1) 在如图所示的【查找和替换】对话框中,单击【替换】选项卡,打开【替换】选项卡,如图 4-16 所示。

图 4-16

【替换】选项卡

(2) 在该对话框的【替换为】文本框中输入要替换的内容。 (3) 单击【全部替换】按钮,就可以替换所选区域中所有要替换的内容。

4.2.7

修改与删除数据

1. 修改单元格数据 当在单元格中输入错误的数据时,可以对单元格进行修改。修改单元格数据的方法如下: (1) 双击要修改数据的单元格,在单元格中出现闪烁的光标后,就可以像编辑 Word 文档一样编辑单元 格中的数据。 (2) 单击要修改数据的单元格, 在编辑栏中显示出单元格中待编辑的数据, 此时即可在编辑栏中编辑单 元格的数据。 2. 删除单元格数据 Excel 中用户可以删除单元格中的数据,重新输入数据,删除数据的方法如下: (1) 选定要删除数据的单元格。 (2) 在下一级菜单中有如下四个选项: ? 【全部】 :彻底删除单元格中的全部内容、格式和批注。 ? 【格式】 :只删除格式,保留单元格中的数据。 ? 【内容】 :只删除单元格中的内容,保留其他的所有属性。 ? 【批注】 :只删除单元格附带的注释。 这里选择【内容】 ,就可以删除单元格中的数据。在键盘上按下 Delete 键,也可以删除选定单元格中的数 据。
小贴士:这里讲的清除和前面讲的删除是不同的,删除会把单元格连同数据一起删除,而清除则只删除单元格中的内 容、格式或批注,单元格仍保留在工作表中。

4.3

工作表数据的输入

工作表由单元格组成,单元格内的数据包括格式和值两部分,输入数据时可以先设置格式再输入值,也可 以先输入值,再将其格式转换成指定的格式。 无论 Excel 用在哪个行业,均必须明确数据的类型。Excel 提供了 12 种数据类型(常规、数值、货币、分 数、文本、时间、日期等) ,最常用的是字符串、数值、时间、日期、逻辑类型的数据。

图 4-17

数据类型效果

从图 4-17 中可以看出数值型、时间型或日期型数据右对齐,字符型数据左对齐,逻辑型数据居中对齐,这 是 Excel 默认的对齐方式。

4.3.1

数据与数据类型

Excel 中所有的数据都是有类型的,基本类型包括普通型、文字型和数值型。数值型又分为日期型、时间 型和逻辑型等。文字型和数值型可以进行运算,又形成公式型等。在菜单栏【格式】→【单元格】对话框【数 字】选项卡的【分类项】下拉列表框中,有所有数据类型的列表。如果没有特别指明类型,Excel 选择【常规 格式】默认。 1. 文字型 由字符、汉字、英文字母及数字等组成。也称作字符型或文本型。在单元格中默认情况下左对齐。如果是 作为字符出现的数字被认为是数字串,其前面要加输单引号“’”引导。 2. 数值型 由数字 0~9、正号(+) 、负号(-) 、小数点(.) 、乘号(*) 、除号(/) 、百分号(%) 、指数符号(E 或 e) 、货币符号(¥或$)和千位符号(, )等组成。数值型默认右对齐。 3. 日期和时间型 ? 日期型:以年月日为序,间以减号或右斜杠,如 2012-4-3 或 2012/4/3。 ? 时间型:以时分秒为序,间隔冒号,如 21:09:37。12 小时制上午、下午其后加 A(或 AM) 、P(或 PM) ,如 9:09:37P。 ? 日期和时间型:先日期后时间,中间间隔以空格,如 2012-4-3 21:09:37。 ? 数值化:日期和时间可以数值化,数值化以后日期为整数部分,时间为小数部分。 4. 逻辑型 逻辑型只有 True(真)和 False(假)两个值。用于比较运算所产生的结果。

5. 公式型 公式型以=、+、-或以粘贴函数为前导,然后输入常数、单元格、单元格区域、函数和运算符组成的公式。 提供数据的单元格(即公式中的单元格)称为引用单元格,使用引用单元格数据的单元格(即保存公式的单元 格)称为从属单元格。 6. 普通型 包括各种图形图像、艺术字、公式和图表等插入的对象。

4.3.2

输入基本的数据

1. 输入字符型数据 字符型的数据是由汉字、字母或其他字符开头的数据,但不能是数字开头,如“甘肃兰州”“兰州 121” 、 等。默认情况下,字符型的数据输入后在单元格中自动左对齐。如果输入的字符为数字,但该数字不参与整体 数据的运算,则在输入时,在数字前加上一个单引号“’” ,如输入“’098856” ,表示输入的数字为字符型数据, 如图 4-18 所示。

图 4-18

将数字以字符型数据输入

小贴士:当在活动单元格内所输入数据的宽度超过了单元格的宽度时,有以下几种处理方法: 1)若右侧单元格无内容则当前单元格自动扩宽,变为宽单元格。 2)若右侧单元格有内容,则超出的部分自动隐藏。此时可通过双击列标后的竖线或选择【格式】→【列】→【最 适合的列宽】命令,将隐藏内容显示出来。 3)用 Alt + Enter 组合键强断行,实现在一个单元格内输入几行数据。

2. 输入数值型数据 数值型数据是由数字 0~9、正号、负号、小数点、 、 “/”“%” 、指数符号“E”或“e” 、货币符号“¥”或“$” 和千位符号“, ”等组成。单击工作表中的任意单元格后输入数据即可,默认情况下,数值型的数据在输入后自 动右对齐。 在输入数据时,需要注意收下几点: ? 如果要输入一个负值数据,那么在输入时首先输入一个负号“—” ,或在数字前加一个小括号。如输入 —100 或(100)都可以得到一个相同的值—100。 ? 如果要输入一个分数。分数分为真分数和假分数两种,输入真分数时,先输入数字 0 和空格,再输入 内容;输入假分数时在系数和分数之间还要输入一个空格。 ? 如果要输入一个百分数,首先输入数字,然后再输入一个“%” 。 3. 输入时间和日期型数据 在某单元格内输入“5-2”时,显示结果“5 月 2 日” ;在某单元格内输入“=5-1” ,则显示结果为 1。这说 明当输入的数据符合某种格式时,Excel 将自动以该种格式存储数据。所以当输入“5/2”“5-2”时,系统默认 、 为“5 月 2 日” ;当输入“11:35”“22:45”时,系统默认是时间;也可以在单元格内同时输入日期和时间, 、 二者之间以空格隔开。输入具有某种格式的日期和时间,具体操作方法如下: 在单元格中输入日期和时间的数值,再右击该单元格,在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】命令, 打开【单元格格式】对话框,如图 4-19 所示。选择【数字】选项卡,在【分类】列表框中选择【日期】或【时 间】选项,然后在右侧选择需要的类型即可。

图 4-19 【数字】选项卡

4. 输入逻辑型数据 Excel 中某条件成立用 TRUE 表示,否则用 FLASE 表示。如在 B2 中输入“=7>2” ,则显示值为 TRUE。如 图 4-20 所示。

图 4-20

逻辑型数据输入效果

5. 输入特殊符号 除了在单元格中输入文本、数值和日期时间等数据外,还可以在单元格中输入特殊符号。输入特殊符号的 具体方法如下: (1) 选定要输入特殊符号的单元格。 (2) 选择菜单栏【插入】→【特殊符号】命令,打开【插入特殊符号】对话框,如图 4-21 所示。

图 4-21

【插入特殊符号】对话框

(3) 在该对话框若有要使用的符号,单击该符号,则加亮显示。若所需的符号没有显示在该对话框中, 可以切换到其他的选项卡进行选择。 (4) 当选定了要插入的符号后,单击【确定】按钮,就将该符号插入到单元格中。

4.3.3

自动填充数据

在输入数据时,经常要输入如编号、学号、工号等有序或相同的数据,这时可以使用 Excel 中的自动填充 功能自动填充数据,不需要用户一个个输入。 Excel 的自动填充功能不仅能够自动完成数据的复制而且还可以生成应用序列, Excel 中非常有用的特性。 是 1. 填充重复数据 当需要在工作表中输入一连串相同的单元格数据时,可以使用填充方式进行输入,具体的操作如下: (1) 使用菜单命令 ? 选中已有数据的单元格和要输入相同数据的单元格或单元格区域。 ? 选择菜单栏上【编辑】→【填充】命令,打开级联菜单。 ? 在该级联菜单中选择相应的填充命令,就可以在选中单元格中填入与第一个单元格相同的数据。 (2) 使用鼠标拖动 ? 选中已有数据的单元格和要输入相同数据的单元格或单元格区域。 ? 将鼠标移动到已有数据单元格右下角的控制柄上,当光标变成十字形时,按下鼠标左键并拖动。 ? 当拖动到最后一人单元格时释放鼠标,所拖动过的单元格区域就会自动地填充上相同的数据。 2. 填充有规律的数字、日期和其他项目 在 Excel 中可以自动填充一系列有规律的数字、 日期和其他的项目。 用户在第一个单元格中输入 “星期一” , 使用自动填充功能可以在后续的单元格中依次填充为“星期二”“星期三”“星期四”等。具体操作如下: 、 、 (1) 在要填充的单元格区域中的第一个单元格输入“星期一” 。 (2) 将鼠标移动到该单元格右下角的控制柄上,当光标变成十字形时,按下鼠标左键并拖动鼠标。 (3) 当拖动到最后一个单元格时释放鼠标,所拖动过的单元格区域就会自动地填充上“星期二”“星期 、 三”“星期四”等数据。 、 3. 创建自定义填充序列 Excel 提供很多填充序列,如表 4-1 所示。用户除了可以使用这些系统预定义的填充序列外,还可以创建自 定义的填充序列。 表 4-1 系统预定义的填充序列
初始选择 1,2,3 9:00 Mon 星期一 Jan 一月,四月 Jan99,Apr99 1 月 15 日,4 月 15 日 1999,2000 1 月 1 日,3 月 1 日 text1,textA 产品 1 序列 4,5,6,?? 10:00,11:00,12:00,?? Tue,Wed,Thu,?? 星期二,星期三,星期四,?? Feb,Mar,Apr,?? 七月,十月,一月,?? Jul99,Oct99,Jan99,?? 7 月 15 日,10 月 15 日,?? 2001,2002,2003,?? 5 月 1 日,7 月 1 日,9 月 1 日,?? text2,textB,text3,textC,?? 产品 2,产品 3,??

创建自定义填充序列的方法如下: (1) 选择菜单栏上【工具】→【选项】命令,在打开的【选项】对话框中,打开【自定义序列】选项卡, 如图 4-22 所示。

图 4-22

【自定义序列】选项卡

(2) 单击该对话框的【自定义序列】列表框中的【新序列】 ,然后在【输入序列】列表中输入自己的序 列,每次只能输入一个新的序列项,按回车键可以转到下一行。 (3) 输入完成后,单击【添加】按钮。 (4) 所有设置完毕后,单击【确定】按钮即可。 4. 使用序列进行填充 自动填充适合于简单的数据系列,当需要填充的数据要求比较严格时,如填充一个等差序列,这时就需要 使用序列进行填充。使用序列进行填充的具体方法如下: (1) 在要填充的单元格区域中的第一个单元格输入一个值,此值将作为序列的初始值或结束值。 (2) 选择菜单栏上【编辑】→【填充】→【序列】命令,打开【序列】对话框,如图 4-23 所示。

图 4-23 【序列】对话框

(3) 该对话框的各个选项的功能如下: ? 【序列产生在】选项区:该选项区有两个单选按钮,用于指示 Excel 是按选定的行还是选定的列 进行填充。 ? 【类型】 :指明生成序列的类型。它有以下四个选项: ? 【等差序列】 :创建等差序列或最佳线形趋势。 ? 【等比序列】 :创建等比序列。 ? 【日期】 用日期填充序列。 : 日期序列的增长取决于用户在 【日期单位】 选项区所选择的选项。 ? 【自动填充】 :与前面所讲的填充效果一样。 ? 【日期单位】选项区:用于指明日期序列是按日、工作日、月和年进行增长。

? 【预测趋势】复选框:选中该复选框,则【步长值】框中的任何值都将被忽略,此时步长值取决 于所选区域左侧或顶部的初始值。 ? 【步长值】 :输入一个正值或负值指定序列每次增加或减少的值。 ? 【终止值】 :输入一个正值或负值指定序列的终止值。 (4) 用户根据需要选择相应的选项, 单击 【确定】 按钮, 就可以根据产生的序列填充所选的单元格区域。

4.3.4

设置数据有效性

1. 添加批注 在 Excel 中,常常需要对某个单元格或整个工作表进行说明,这时就需要为单元格或表格添加批注。当将 鼠标指针移到有批注的单元格上时,会自动出现一人显示单元格说明信息的文本框。 为单元格添加批注的操作方法具体如下: (1) 选择需要添加批注的单元格,单击菜单栏上【插入】→【批注】命令(或右击要添加批注的单元格, 在弹出的快捷菜单中选择【插入批注】命令) ,此时在单元格旁边出现一个文本框,在该文本框中 输入批注的内容,如图 4-24 所示。

图 4-24

插入批注内容

(2) 输入完成后, 在文本框外的任何位置单击结束批注的输入。 此时该单元格右上角出现一人红色的小 三角形,表示该单元格有批注。用户将鼠标指针移动到该单元格上就会显示批注,如图 4-25 所示。

图 4-25

显示批注

如果用户需要修改批注的内容,在该单元格上右击,在弹出的快捷菜单中选择【编辑批注】命令;如果需 要删除已有的批注,则在快捷菜单中选择【删除批注】命令。 2. 设置数据有效性 数据的有效性是指在某个区域输入的数据只能在规定的范围内,如“性别”列中的所有单元格只允许输入 “男”或“女” ,如果输入其他信息则会弹出警告框。 设置数据有效性的具体操作方法如下:

(1) 在工作表的任意单元格中输入允许用户在单元格中填写的内容,这里以“性别”列为例,在 J3 和 J4 单元格分别输入“男”或“女” ,如图 4-26 所示。

图 4-26

在 J3 和 J4 单元格分别输入“男”或“女”

(2) 选择除列标题所在的 C1 单元格以外的所有“性别”列的单元格,单击【数据】→【有效性】命令, 弹出【数据有效性】对话框,选择【设置】选项卡,在【有效性条件】选项区中的【允许】下拉列 表中选择【序列】选项,如图 4-27 所示。

图 4-27

【设置】选项卡

(3) 此时在【设置】选项卡中出现【来源】选项,单击【来源】后的【选择单元格】按钮

,返回工 作表中拖动鼠标选择允许输入的内容所在的单元格区域,即“男”和“女”所在 J3:J4 单元格区 域,如图 4-28 所示。

图 4-28

选择 J3:J4 单元格区域

(4) 再次单击单元格选择按钮,返回【数据有效性】对话框,单击【确定】按钮即可。此时用户在“性

别”列的单元格上单击,便会在“女”单元格旁出现一个下拉列表,用于选择“男”或“女” ,如 图 4-29 所示。

图 4-29

弹出“性别”下拉列表

(5) 如果在该单元格上双击,可以不用通过下拉列表选择性别,而是自定义输入,但是如果用户输入的 文本内容不能“男”或“女” ,就会弹出如图 4-30 所示的警告对话框,在该对话框中单击“重试” 按钮,返回单元格重新输入。

图 4-30

警告对话框

4.3.5

导入外部数据

在 Excel 2003 中可以导入外部数据,如导入其他工作簿中的数据或 Word 文档中的数据等。导入外部数据 的操作步骤如下: (1) 打开需要导入数据的工作表,并选中导入数据的起始单元格。 (2) 单击【数据】→【导入外部数据】→【导入数据】命令,弹出【选取数据源】对话框,如图 4-31 所示。

图 4-31

【选取数据源】对话框

(3) 选择需要导入的工作簿,单击【打开】按钮,弹出【选择表格】对话框,如图 4-32 所示。

图 4-32

【选择表格】对话框

(4) 选择需要导入工作簿中的工作表, 如果希望导入的数据包含列标题, 则选中 【数据首行包含列标题】 复选框,单击【确定】按钮,弹出【导入数据】对话框,如图 4-33 所示。

图 4-33

【导入数据】对话框

(5) 保持该对话框中的默认设置,单击【确定】按钮,完成数据的导入,如图 4-34 所示。

图 4-34

完成数据导入后的效果图

小贴士:数据导入后,其格式不会被导入到新的工作表中,所以要重新进行格式的设置。

4.4 工作表的格式化
在 Excel 工作表中输入数据后,还需要进一步对工作表进行格式化操作。Excel 提供了丰富的格式化命令, 利用这些命令可以轻松地完成工作表的格式化。

4.4.1

设置单元格格式

为了使单元格看上去更加美观,需要对单元格格式进行设置。对单元格格式的设置主要包括数字格式、对 齐方式、字体、单元格边框和图案等。 1. 设置数字格式 在 Excel 中,输入单元格中的数值、时间和日期等数据类型,默认情况下显示格式都是固定的。若用户想 要以自己需要的格式显示数值、时间和日期等数据类型,可以设置数字的格式。方法如下: (1) 选定需要设置数据类型的单元格或单元格区域。 (2) 选择【格式】→【单元格】命令,打开【单元格格式】对话框,切换到【数字】选项卡,如图 4-35 所示。

图 4-35 【单元格格式】对话框中的【数字】选项卡

(3) 在该对话框中的【分类】列表框中用户可以根据自己的需要选择相应的数据显示格式,用户也可以 【自定义】 ,然后自定义格式。设置完毕,单击【确定】按钮。 假设 A1 单元格中的数据表示的是中国的货币,如 235 元人民币。如果想改成美国货币的表示形式,即 235 美元,具体操作方法如下: (1) 在选择【货币】 ,在【小数位数】微调框中选择 2,在【货币符号】下拉列表框中,选择“$” ,在【负 数】列表框中选择负数的表示方法。 (2) 设置完毕,单击【确定】按钮即可完成转换。如图 4-36 所示为两种不同的货币形式。

图 4-36

两种不同的货币形式

小贴士:使用【格式】工具栏按钮来设置数字格式,在工具栏中单击与数字格式有关的按钮即可。 ? ? ? ? ? 货币样式 百分比样式 千位分隔样式 增加小数位数 为“5.60” 。 减少小数位数 :单击该按钮,小数点位数减少一位。 :单击该按钮,将选中单元格中的数据设置成货币形式。 :将选中单元格中的数据设置成百分比的形式。例如,单元格中的数据为“0.95” ,单击 ; 将数据设置成每隔 3 位就用逗号分隔, 在财务上经常使用这种格式, “95, 例如 500” 。 :单击该按钮,小数点位数增加一位。例如,单元格数据为“5.6” ,单击该按钮,变

该按钮后,数据变成“95%” 。

2. 设置对齐方式 在 Excel 中,默认情况下单元格中文本左对齐,数字右对齐,用户可以通过设置对齐方式改变单元格的对 齐格式。具体操作方法如下: (1) 选定需要设置对齐方式的单元格或单元格区域。 (2) 选择菜单栏【格式】→【单元格】命令,在打开的【单元格格式】对话框中切换到【对齐】选项卡, 如图 4-37 所示。

图 4-37

【单元格格式】对话框中的【对齐】选项卡

(3) 在该对话框中的【文本对齐方式】选项区的【水平对齐】和【垂直对齐】下拉列表中可以选择水平 和垂直方向上的对齐方式,在【方向】选项区,可以拖动文本指针进行旋转或者单击下面的微调按 钮来精确设置旋转的度数。 (4) 单击【确定】按钮,即可实现单元格对齐方式的设置。

小贴士:除可以使用上述方法外,用户还可以单击【常用】工具栏上的对齐按钮来快速设置单元格的对齐方式。

3. 设置字体 在 Excel 中,用户还可以对单元格中字体进行格式化。具体操作方法如下: (1) 选定需要设置字体的单元格或单元格区域。 (2) 选择菜单栏【格式】→【单元格】命令,在打开的【单元格格式】对话框中切换到【字体】选项卡, 如图 4-38 所示。

图 4-38

【单元格格式】对话框中的【字体】选项卡

(3) 在该对话框中的【字体】下拉列表中可以选择相应的字体;在【字形】列表中可以选择【常规】 、 【倾斜】【加粗】等字形选项;在【字号】下拉列表中可以选择字符的字号;在【颜色】下拉列表 、 中可以选择字符所使用的颜色;在【下划线】下拉列表中可以选择字符是否使用下划线;在预览区 域可以查看效果。 (4) 当设置完以后单击【确定】按钮,即可完成对所选单元格的字符的格式设置。

小贴士:除可以使用上述方法外,用户还可以单击【常用】工具栏上的【字体】和【字号】按钮来快速设置单元 格中字体的相应格式。

4. 设置边框 在 Excel 中,默认情况下单元格周围都围绕着网格线,这些网格线在打印时通常是打印不出来的,若用户 想要打印网格线,可以为选定的单元格添加边框。具体操作方法如下: (1) 选定需要设置边框的单元格或单元格区域。 (2) 选择菜单栏【格式】→【单元格】命令,在打开的【单元格格式】对话框中,切换到【边框】选项 卡,如图 4-39 所示。

图 4-39

【单元格格式】对话框中的【边框】选项卡

(3) 在该对话框中的【预置】选项区可以选择边框的样式,当选定一个选项时,在【边框】选项区可以 看到边框的预览效果,在【样式】列表中可以选择边框的线型,在【颜色】下拉列表中可以选择边 框的颜色。 (4) 单击【确定】按钮,即可设置单元格的边框效果。

小贴士:用户除可以使用【格式】菜单为单元格添加边框外,还可以使用【格式】工具栏上的【边框】 。方法是 单击【格式】工具栏上的【边框】下拉按钮,弹出边框样式下拉列表框,单击相应的边框样式,即可为 单元格添加上边框。

5. 设置图案 在 Excel 中,不仅可以给字体设置颜色,使其题目和突出,也可以为单元格设置颜色,即添加图案。具体 操作方法如下: (1) 选定需要设置图案的单元格或单元格区域。 (2) 选择菜单栏【格式】→【单元格】命令,在打开的【单元格格式】对话框中,单击【图案】选项卡, 如图 4-40 所示。

图 4-40

【单元格格式】对话框中的【图案】选项卡

(3) 在该对话框中的【图案】下拉列表中,可以选择所使用的图案样式,在【颜色】选项区可以选择图 案所使用的颜色。 (4) 单击【确定】按钮,即可设置单元格的图案效果。

4.4.2

设置工作表的背景

在 Excel 的工作表中可以使用背景,但仅仅是起到美化工作表的作用,不能形成最终的打印效果。在工作 表中使用背景的方法如下: (1) 单击工作表中的任一单元格。 (2) 选择菜单栏【格式】→【工作表】→【背景】命令,打开【工作表背景】对话框,如图 4-41 所示。

图 4-41

【工作表背景】对话框

(3) 在该对话框中的【查找范围】下拉列表中选择存放图片的驱动器和文件夹,然后单击选中相应的图 片,单击【插入】按钮就可以把图片插入到工作表中。 如果要删除工作表中的背景,可以执行【格式】→【工作表】→【删除背景】命令。

4.4.3

自动套用格式

用户除了自己设置工作表的格式外,还可以使用 Excel 提供的格式对工作表进行格式化。Excel 内置了 17 种工作表格式,用户可以套用其中的任意一种实现对工作表的格式化设置。具体操作方法如下: (1) 选定要格式化的单元格或单元格区域。 (2) 选择菜单栏【格式】→【自动套用格式】命令,打开【自动套用格式】对话框,如图 4-42 所示。

图 4-42

【自动套用格式】对话框

(3) 在该对话框中列出了 17 种可用的格式,并给出了效果图,用户可以从中选择一种,单击【确定】 按钮即可。

小贴士:默认情况下,采用自动套用格式会套用所有的格式,若想只套用其中的一部分,可以单击【选项】按钮, 在【要应用的格式】选项区取消选中相应的复选框就可以。

4.4.4

使用条件格式

条件格式是指当指定条件为真时,Excel 自动应用于单元格的格式。例如,满足某些特定条件时,设置单 元格底纹或字体颜色的格式化等。使用条件格式可以根据用户所设置的参数,快速地对单元格和单元格应用自 动格式设置。使用条件格式的方法如下: (1) 选中要设置格式的单元格或单元格区域。 (2) 选择菜单栏【格式】→【条件格式】命令,打开【条件格式】对话框,如图 4-43 所示。

图 4-43

【条件格式】对话框

(3) 在条件选项区, 用户可以设置使用格式的条件, 当需要多个条件时可以点击 【添加】 按钮进行添加, 最多可以指定 3 个条件。 (4) 设置完条件后,单击【格式】按钮,来设置当条件为真时所使用的格式。 例如:在学生成绩表中,将计算机应用成绩大于 85 分的单元格设为棕黄色,成绩小于 60 分的单元格设置 成红色,成绩在 60~85 分之间的单元格颜色设置为蓝色。 当单元格的格式不统一且存在一定的条件时,使用条件格式可以很方便地对单元格进行格式化设置。具体 操作方法如下: (1) 选定单元格区域 D2:D15。 (2) 选择菜单栏【格式】→【条件格式】命令,打开【条件格式】对话框,按如图 4-44 所示设置相应 的条件格式。

图 4-44

【条件格式】对话框

(3) 设置完成后,单击【确定】按钮,将看到如图 4-45 所示的效果。

图 4-45

设置后的效果

4.4.5

设置表格样式

1. 复制格式 可以使用【格式刷】按钮 ,将已经设置好的格式应用到其他单元格,操作步骤如下。 (1) 选中已经设置好了格式的单元格。 (2) 单击【格式】工具栏上的【格式刷】按钮 ,当鼠标指针移到工作簿窗口时,鼠标指针变成 形 状。 (3) 将鼠标指针移到要设置格式的单元格上, 按下鼠标左键并拖动, 选中所有要设置格式的单元格范围, 释放鼠标左键后就会自动应用格式。 (4) 定义并使用样式 如果要将单元格所使用的格式定义成样式,操作方法如下: (1) 选中已经设置好了格式的单元格。 (2) 选择【格式】→【样式】命令,打开【样式】对话框。 (3) 在【样式名】文本框中输入要定义的样式名称。 (4) 在【样式包括】选项组中,选择要将所选单元格的那些格式属性包含在新定义的样式中,如图 4-46 所示设置,就定义了一个名称为“有边框”的新样式。

图 4-46

定义“有边框”新样式

(5) 设置完毕,单击【添加】按钮。

(6) 单击【格式】→【样式】命令,打开【样式】对话框,在【样式名】下拉列表框中选择【有边框】 样式,单击【确定】按钮,就可以应用该样式了。 2. 修改或删除样式 如果要修改样式,操作步骤如下。 (1) 选择【格式】→【样式】命令,打开【样式】对话框。 (2) 在【样式名】下拉列表框中选择要修改的样式。 (3) 单击【修改】按钮,就会打开【单元格格式】对话框,在该对话框中进行修改。 如果要删除样式,操作步骤如下。 (1) 选择【格式】→【样式】命令,打开【样式】对话框。 (2) 在【样式名】下拉列表框中选择要修改的样式,单击【删除】按钮即可。

4.5 管理工作表
当用户打开一个新的工作簿时,Excel 会在工作簿中自动产生 3 个工作表,当工作表不够用时可新建工作 表,还可以为每个工作表设置名称、调整工作表的位置、隐藏工作表中的数据等。

4.5.1

在多个工作表之间切换

一个工作簿中可以有多张工作表,它们不可能同时显示在一个屏幕上,只能使用切换的方式把需要的工作 表切换出来,以完成不同的工作。一般利用工作表标签可以快速地在不同的工作表之间切换。在要切换的工作 表标签上单击,即可切换到该工作表中,如图 4-47 所示是切换到“各科成绩汇总”工作表。

图 4-47

切换工作表

小贴士:按 Ctrl + PageUp 或 Ctrl + PageDown 组合键,可以切换到该张工作表的前一张或后一张工作表。

4.5.2

新建和重命名工作表

在进行 Excel 表格处理的过程中,新建工作表与重命名工作表的经常用到的,下面将介绍其操作方法。 1. 新建工作表 新建工作表的操作步骤如下。 (1) 在如图所示的工作表标签 Sheet1 处右击,从弹出的快捷菜单中选择命令,打开,如图 4-48 所示。

图 4-48

打开【插入】对话框

(2) 在【插入】对话框的【常用】选项卡中选择【工作表】图标,然后单击【确定】按钮,可以在工作 表 Sheet1 前新添加一个工作表 Sheet4,如图 4-49 所示。

图 4-49

新建工作表 Sheet4 工作表

小贴士:在菜单栏中单击【插入】→【工作表】命令,也可以新建一个工作表。

2. 重命名工作表 Excel 在新建工作表时都以“Sheet1, Sheet2??”来命名。用户可以更改这些工作表的名字来进行管理, 提高工作效率。 为刚才新建的 Sheet4 工作表命名,其操作步骤如下。 (1) 右击该工作表名称,然后在快捷菜单中单击【重命名】命令。 (2) 此时,Sheet4 工作表标签反黑显示,就可以为工作表重新输入一个新名称,如 “授课计划” 。 (3) 完成后在工作表中任意地方单击即可,如图 4-50 所示。

图 4-50

重命名工作表

小贴士:如要切换到不同的工作表,只需单击相应的工作名称即可。

4.5.3

移动、复制和删除工作表

为更方便地管理工作簿,可把另一个工作簿中的工作表移到一起,并把它们有次序地排列起来,把无用的 工作表删除。此时会使用到复制、移动和删除工作表的操作。 单击选中的工作表标签, 按住鼠标拖动选中的工作表标签到新位置, 松开鼠标即可将工作表移动到新位置。 在拖动过程中,屏幕上会出现一个黑色的三角形来指示工作表要被插入的位置,如图 4-51 所示。

图 4-51

移动工作表

小贴士:按住 Ctrl 键,拖动选中的工作表标签到新新位置,即可完成复制工作表的操作。

如果要从另一个工作簿中把工作表移动过来, 先在另一个工作簿中单击要移动的工作表标签, 然后选择 【编 辑】→【移动或复制工作表】命令,打开【移动或复制工作表】对话框,如图 4-52 所示。

图 4-52

选择【移动或复制工作表】命令

在【工作簿】下拉列表中选择要移动到的工作簿文件名,在【下列选定工作表之前】列表框中选择要移动 到的位置,最后单击【确定】按钮,即可完成移动。

小贴士:若选中【建立副本】复选框,再在【工作簿】下拉列表框中选择【新工作簿】时会完成复制工作表操作。

4.5.4

保护工作表和工作簿

对工作表和工作簿设置保护,可以防止未授权用户对文档的访问,避免工作表中的数据受到破坏和信息发 生泄露。 1. 保护工作表 保护工作表功能可对工作表上的各元素(如:含有公式的单元格)进行保护,以禁止所有用户访问,也可 允许个别用户对指定的区域进行访问。 保护保护表的操作步骤如下: (1) 激活需要保护的工作表。 (2) 选择【工具】→【保护】→【保护工作表】命令。 (3) 在弹出的【保护工作表】对话框中选择各选项,如图 4-53 所示。

图 4-53

【保护工作表】对话框

图 4-54

【确认密码】对话框

(4) 单击【确定】按钮,在打开如图 4-54 所示【确认密码】对话框中重新输入密码,单击【确定】按 钮,这样就完成了对工作表的保护设置。 2. 密码的设置 为了更好地保护工作表,可以在【保护工作表】对话框中的【取消工作表保护时使用的密码】文本框中输 入密码。这样只有知道密码才能取消对工作表的保护,真正起到保护的效果。设置密码后一定要记住密码,否 则将无法取消对工作表的保护。 如想修改密码,首先选择【工具】→【保护】→【撤消工作表保护】命令,打开【撤消工作表保护】对话 框,如图 4-55 所示,输入原密码,单击【确定】按钮,即可撤消工作表的保护。

图 4-55

【撤消工作表保护】对话框

3. 保护工作簿 保护工作簿功能可对工作簿中的各元素进行保护, 还可保护工作簿文件不被查看和更改, 其操作步骤如下: (1) 激活需要保护的工作表。 (2) 选择【工具】→【保护】→【保护工作表】命令。 (3) 在【保护工作表】对话框中选择各选项,如图 4-56 所示。

图 4-56

【保护工作表】对话框

(4) 单击【确定】按钮。 【保护工作表】对话框中选择各选项的含义如下: ? 结构:保护工作簿的结构,防止删除、移动、隐藏、取消隐藏、重命名工作表或插入工作表。 ? 窗口:防止工作表的窗口被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。 ? 密码(可选) :防止别人取消对工作簿的保护。
小贴士:可以选择【工具】→【选项】命令,打开【选项】对话框,在【安全性】选项卡中设置此 Excel 文件的打开 和修改权限密码。

4.6 单元格引用
在应用公式和函数时,经常要引用单元格,单元格的引用位置告诉 Excel 在哪些单元格中查找公式中要用 的数值。引用的单元格可以是工作表上不同部分的数据、同一个工作簿上其他工作表中的单元格、其他工作簿 中工作表上的单元格的数值,甚至可以引用其他应用程序中的数据。下面简单介绍一下引用的作用和引用的样 式,即相对引用、绝对引用和混合引用。

4.6.1

单元格引用简介

1. 引用的作用 要想在工作表单元格中使用引用,首先要明白引用有什么作用。单元格的引用即是指单元格的地址引用。 其作用在于,它能够标识工作表上的单元格或单元格区域,并指明公式中使用的数据的位置。通过引用可以在

公式中使用工作表中不同部分的单元格的数据,或者在多个公式中使用同一单元格的数据。单元格引用的方法 有很多,既可以直接用相应的地址表示,也可以用单元格的名称表示。 2. 引用的样式 无论是在不同工作簿的不同工作表中,或者是在同一个工作簿的不同工作表中,还是在同一工作簿的同一 工作表中,都可以使用单元格的引用。单元格的引用是十分重要的概念,在公式中经常要引用单元格,例如: 公式“3*A3” ,就引用了 A3 单元格。下面介绍引用单元格的方法。 用地址来表示单元格引用有两种样式。 (1) A1 引用样式。这是默认样式,这种引用是用字母表示列(即从 A 到 IV,共 256 列) ,用数字表示行 (即从 1 到 65536) 。如果要引用单元格,只要按顺序输入列字母行数字就可以了,即先写列字母, 再写行数字。 (2) R1C1 引用样式。R 代表 Row,是“行”的意思;C 代表 Column,是“列”的意思。在 R1C1 引用样式 中,用 R 加行数字和 C 加列数字来表示单元格的位置。 ? 单元格地址代表的数值。它是由该单元格所在的行标记和列标记所构成,其列标记为字母 A,B,C? (大小写均可) ,行标记为数字 1,2,3?,那么 A2 表示第 A 列的第 2 行单元格,如图所示。例如在 公式中输入“=B2+C7” ,则表示表格中第 B 列第 2 行单元格数值与第 C 列第 7 行单元格数值之和。 ? 单元格地址代表数值范围。它是由第一个单元格地址和最后一个单元格地址组成,并且在两个单元格 之间用冒号分开,如果需要引用的单元格相连为一个矩形区域,则不必一一罗列单元格,此时可表示 为“首单元格:尾单元格” 。例如:公式“=SUM(A1:B2) ”表示以 A1 单元格为开始,以 B2 单元 格为结束的矩形区域中所有单元格之和,效果等同于公式“=SUM(A1,A2,B1,B2);又如,求 ” A1,B2 及 A3 之和,公式为“=SUM(A1,B2,A3) ”或“=A1+B2+A3” 。 ? 有两种方法可表示整行或整列。如第 2 行可表示为“A2:E2”或“2:2” ;同理第 2 列可表示为“B1: B5”或“B:B” 。需要注意的是,用“2:2”表示行,当表格中添加一列后,计算将包括新增的列; 而用“A2:E2”表示一行时,当表格中添加一列后,计算只包括新表格的 A2,B2,C2,D2 以及 E2 等 5 个单元格。整列的引用同理。 在 Excel 中, 不但可以引用同一工作表的单元格 (内部引用) 还能引用同一工作簿中不同工作表的单元格, , 也能引用不同工作簿中的单元格(外部引用) 。例如, “=[Book1][Sheet1]!$A$1-[Book2][Sheet2]!$B$1” ,该式中, [Book1]和 [Book2]是两个不同工作簿的名称, [Sheet1] 和[Sheet2]是分别属于两个工作簿的工作表的名称, $A$1 和$B$1 表示单元格的绝对引用。

4.6.2
?

绝对引用与相对引用

相对引用的意义是指单元格引用会随公式所在单元格的位置变更而改变。例如前面介绍的公式复制, 复制后公式的引用地址发生改变。 相对引用的样式是用字母表示列, 用数字表示行, 公式 如: “=5*A1” , 就是使用的相对引用。 ? 绝对引用是指引用特定位置的单元格。如果公式中的引用是绝对引用,那么复制后的公式引用不会改 变。绝对引用的样式是在列字母和行数字之前加上“$” ,例如:$A$2、$B$5 都是绝对引用。如果用 户在复制公式时,不希望公式中的引用随之改变,就要用到绝对引用。 下面的例子可以加强理解相对引用与绝对引用的区别。 ? 假若在一个工作表中,其 A1 和 A2 单元格的数值分别为 25 和 78,在 B1 和 B2 单元格中的数值分别 为 35 和 22。 ? 此时,在 A3 中输入公式“=SUM(A1,A2),公式使用相对引用,按 Enter 键后 A3 显示“103” ” ,如 图 4-57(a)所示。 ? 在 A4 中输入公式“=SUM($A$1,$A$2),公式使用绝对引用,按 Enter 键后 A4 中显示“103” ” ,如 图 4-57(b)所示。

(a) 图 4-57 相对引用和绝对引用

(b)

? ?

把 A3、A4 单元格中的公式分别复制到 B3 和 B4 单元格中,每次复制后按 Enter 键。 此时, 发现 B3 中显示 “57” 选中 B3 单元格, , 编辑栏中显示 “=SUM (B1, ” 而 B4 中显示 B2), “103” 。 单击 B4,编辑栏中显示“=SUM($A$1,$A$2),这就是使用相对引用和绝对引用的不同结果,如 ” 图 4-58 所示。

图 4-58

复制公式后相对引用和绝对引用的不同结果

4.6.3

混合引用

混合引用是指相对引用和绝对引用同时进行,如相对引用行绝对引用列,或相对引用列绝对引用行等。在 混合引用时,相对引用的单元格地址发生变化,绝对引用的单元格地址保持不变,如下表 4-2。 表 4-2 单元格引用示例
单元格 A3 $A$3 $A3 A$3 含 义

相对引用列相对引用行 绝对引用列绝对引用行 绝对引用列相对引用行 相对引用列绝对引用行

4.7 公式与函数的应用
在 Excel 中使用公式可以对单元格中的数据进行加、减、乘、除等运算,也可以对工作表中的数据进行更 加复杂的运算。函数是一些预定义的公式,通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序结构执行计算。

4.7.1

运算符

1. 公式的运算符 Excel 的运算符包括以下几类:

? ? ? ?

算术运算符:用于基本数学运算,有加(+) 、减(-) 、乘(*) 、除(/) 。 比较运算符:用于比较两个数值的大小关系。 文本运算符:用于将多个文本连接成组合文本。 引用运算符:用于将不同的单元格区域合并运算。 表 4-3 常用运算符
类型 算 术 运 算 符 比 较 运 算 符 文 本 运 算 符 运算符 + * / ^ = > < >= <= <> 含 义 示 例 执 行 结 果 求 E1 和 E2 单元格值的和 E1 单元格的值减去 E2 单元格的值 E1 和 E2 单元格值的乘积 E1 单元格除以 E2 单元格的值 E1 单元格值的 3 次方 结果为真返回 True, 结果为假返回 False 结果为真返回 True, 结果为假返回 False 结果为真返回 True, 结果为假返回 False 结果为真返回 True, 结果为假返回 False 结果为真返回 True, 结果为假返回 False 结果为真返回 True, 结果为假返回 False

加法运算 减法运算 乘法运算 除法运算 乘幂运算 等于 大于 小于 大于等于 小于等于 不等于 将两个文本值连

E1+E2 E1-E2 E1*E2 E1/E2 E1^3 E1=E2 E1>E2 E1<E2 E1>=E2 E1<=E2 E1< >E2

&

接起来产生一个连续 的文本值 区域运算符,产生两

“知识” “目标” &

“知识目标”

: 引 用 运 算 符

个引用之间的所有单 元格的引用 联合运算符,将

D2:D10

引用的单元格范围是 D2~D10



多个引用合并为一个 引用。 交叉运算符,产

SUM(D2:D8, H2:H8)

引用的单元格范围是 D2~D8 和 H2~H8

(空格)

生两个引用共有的单 元格的引用。

SUM(E2:E6, A5:F5)

引用的单元格为 E5

2. 运算符的优先级 如果公式中同时用到多个运算符,Excel 将按引用运算符→算术运算符→文本运算符→比较运算符的顺序 进行运算。如果公式中包含相同优先级的运算符,Excel 将根据公式中运算符的特定顺序从左到右计算公式, 结果单元格中的内容称为返回值。 Excel 中的公式通常以等号(=)开始,用于表明之后的字符为公式。等号之后是需要进行计算的元素(操 作数) ,各操作数之间以运算符分隔。 1) 运算符优先级 公式中同时用到多个运算符,顺序进行运算。同级运算符从左到右计算。冒号(:、逗号(, ) )和空格的优 先级最高,其他运算符优先级见表。

表 4-4 运算符优先级 运算符
: (冒号) (单个空格)(逗号) , - % ^ *和/ +和- & = < > <= >= <>

说明
引用运算符 负号(如-1) 百分号 乘方 乘和除 加和减 连接两个文本字符串(连接) 比较运算符

优 先 级 逐 级 降 低

2) 使用括号 用括号以改变求值的顺序,成为公式中先计算的部分。使用方法同一般数学运算。

4.7.2

公式的使用

公式是对工作表中数值执行计算的等式,以等号“=”开始。如要计算 5 乘以 3,公式就为“=5*3” 。公 式通常由函数、单元格引用、运算符和常量等所有内容或其中某项内容组成,如图 4-59 所示。
运算符 函数

单元格引用 图 4-59

常量 公式的组成

1. 公式的编辑 可以在单元格中输入公式,同时还可以对公式进行修改、复制等操作。 1) 输入公式 用户可以在单元格或者编辑栏中输入公式。 (1) 选中需要显示公式计算结果的单元格。 (2) 在单元格或者编辑栏中输入“=” 。 (3) 在等号后面输入公式,输入的公式会同时在编辑栏和单元格中出现。 (4) 输入完毕后,按 Enter 键进行确认。 例如: 如果 H3 单元格的值为 “D3+E3+F3+G3” 的值, 那么就在 H3 单元格中输入相应 “=D3+E3+F3+G3” , 如图 4-60 所示。

图 4-60

使用公式计算

在输入过程中,如果在编辑栏中输入了运算符“=”号以后,可以继续在编辑栏中输入相应的单元格名称, 也可以直接用鼠标选取相应的单元格,输入完毕后,按回车健,即可在该单元格中得到各个单元格的求和结果, 如图 4-61 所示。

图 4-61

使用公式求和

2) 修改公式 用户如果在输入公式的过程中发现错误,可以通过编辑栏或者单元格修改公式,修改完毕后,按 Enter 键 进行确认。 3) 显示公式 默认情况下,在 Excel 的单元格中不显示实际的公式,而是显示计算的结果,但只要选定单元格,在编辑 栏上即可看到公式。 用户可以通过如下设置在单元格中显示公式: (1) 选择【工具】→【选项】命令,打开【选项】对话框,如图 4-62 所示。

图 4-62

【选项】对话框

(2) 在【视图】选项卡中的【窗口选项】组合框中选中【公式】复选框,单击【确定】按钮,此时在单元 格中显示的就是计算公式本身了。 4) 复制公式 (1) 用户选中需要复制的公式所在单元格。 (2) 选择【编辑】→【复制】命令,或者使用 Ctrl+C 组合键。 (3) 选择需要粘贴公式的单元格。

(4) 选择【编辑】→【粘贴】命令,或者使用 Ctrl+V 组合键,完成公式的复制。 2. 数据更新后公式计算的结果 当单元格所引用的数据发生变化时,使用公式的单元格就会重新计算结果。例如,将 F3 中单元格的数据由 73 改为 85,H3 单元格中的数据就会变为 312,结果如图 4-63 所示。

图 4-63

数据更新后的计算结果

如果数据量不是很大,自动更新是有好处的,但是如果一个单元格数据的改变,引起多个单元格数据的更 新,就会使 Excel 的运行速度变慢。如果想手动进行更新,可以选择【工具】→【选项】命令,打开【选项】 对话框,并切换到【重新计算】选项卡,在【计算】选项组中,选中【手动重算】单选按钮,然后单击【确定】 按钮即可。

小贴士:如果选中【保存前自动重算】复选框,那么,保存前会将所有数据重新计算再保存,如果在编辑过程中想重 新计算,则单击【重算所有文档】或者【重算所有文档】

3. 公式中的错误信息 在进行公式计算的时候,很可能由于公式的错误导致计算结果出现某些意外的数值。 表 4-5 常见的错误值
错误值 ##### #DIV/0! #N/A #NAME? #NULL #NUM! #REP #VALUE! 错误的原因 单元格的列宽不够,或者是使用了负的日期或负的时间 除数为 0 函数或公式中没有可用的数值 Excel 不能识别公式中的文本 使用了不正确的单元格或单元格区域进行运算 公式或函数中使用了无效数字 单元格引用无效 使用的参数或操作数类型错误

4.7.3

函数的使用

函数是 Excel 预定义的内置公式,与直接使用公式进行计算相比较,使用函数进行计算的速度更快,同时 也减少了输入上的错误。例如,求单元格 D2 到 G2 中的数字之和,如果用公式计算是“=D2+E2+F2+G2” ,而 用函数可以简化为“=SUM(D2:G2)。 ”

函数名称

参数

参数工具提示

图 4-64

函数的组成

同公式一样,函数的结构也是从“=”开始,然后是函数名称和用括号括起来的参数,,如图 4-64 所示。 参数可以是数字、文本、逻辑值、数组、错误值或单元格引用,也可以是常量、公式或函数。指定的参数都必 须为有效参数值。函数可用于执行简单或复杂的计算。 在键入函数时,会显示一个带有语法和参数的工具提示。例如,键入“=SUM(”时,就会显示如图所示 的工具提示。工具提示只在使用内置函数时出现。 Excel 提供了 10 类近 300 个函数,涉及运算、统计和管理等多学科和多领域。单击 按钮可打开【插入函 数】对话框。引用函数以等号(=)开始,后面紧跟函数名称和左括号,然后以逗号分隔输入该函数的参数, 最后是右括号。如图所示为应用求和函数的实例。 1. 函数的参数类型 函数的参数是函数的重要组成部分。 ? 数字:是函数和公式中使用最多的,例如 59、-37、0 等都是数字。 ? 文本:是函数和公式中经常使用的,如“电子表格文件”“BCD”等都是文本,函数中作为参数的文 、 本最多不能超过 253 个字符。 ? 逻辑值:逻辑值有 True(真)和 False(假) ,也可以是产生逻辑值的语句,如 8<5,会产生 False 值。 ? 单元格的引用:主要是指对单元格地址的引用,如 F2、G2 等。 ? 错误值:当输入错误时会在单元格中显示出来,如#NULL、#NUM! 、#REF 等。 2. 常用的函数 Excel 内置的工作表函数包括财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、数据库函数、外 部函数、工程函数、逻辑函数、文本与数据函数等。在表中给出了一些 Excel 经常用到的函数及其说明。 表 4-6 Excel 常用函数 函数名称
SUM AVERAGE COUNT MAX MIN ROUND ABS COLUMN ROW DATE PI SECODE




计算参数的总和





=SUM(D2:G2)

=AVERAGE(D2:D17) 计算参数的平均值 =COUNT(D2:G7) =MAX(F2:F16) =MIN(F2:F16) 计算给出参数范围内的数字个数 返回参数区域内的最大值 返回参数区域内的最小值

=ROUND(2,123,2) 返回某个数字按指定位数进行四舍五入后的数字 =ABS(E2) =COLUMN(H5) =ROW(F5) =DATE(1988,2,3) =PI() =SECODE(B1) 返回给定参数的绝对值 返回给定参数所在列的列号 返回给定参数所在行的列号 返回代表特定日期的序列号 返回数字 3.14159265358979,即数学常量π ,精确到小数点后 14 位 返回时间值的秒数,范围在 1~59 之间

小贴士:公式中元素之间必须用逗号将两个元素隔开,Excel 才可以正确对公式进行计算。如果在公式中删除元素,逗 号可删可不删。

3. 函数的输入 函数的输入方法有两种,手工输入和使用向导输入。 1)手工输入 对于简单的函数,用户可以使用手工输入的方法。手工输入的方法同输入公式的方法一样,在编辑栏或者 单元格输入“=”后输入函数语句,按 Enter 键即可。 2)使用向导输入 对于比较复杂的计算或者参数较多的函数,可以使用向导来进行函数的输入,方法如下: (1) 首先选定要输入函数的单元格。 (2) 选择【插入】→【函数】命令,或者单击编辑栏中的【插入函数】按钮 ,打开【插入函数】对 话框,如图 4-65 所示。

图 4-65 【插入函数】对话框

(3) 在【搜索函数】文本框中输入需要搜索的函数的名称或描述,单击【转到】按钮,就可以根据用户 的输入转到相关函数。 同样, 用户也可以在 【选择类别】 下拉列表框中选择需要的类别, 然后在 【选 择函数】列表中选择自己需要的函数。选择好函数后单击【确定】按钮,出现【函数参数】对话框, 如图 4-66 所示(这里以 SUM 函数为例) 。

图 4-66

【函数参数】对话框

(4) 在参数框中输入数据或者单元格的引用范围。 输入或者修改的参数都会在编辑栏和选定的单元格中 显示出来,可以通过显示来检测输入的正确与否。 (5) 输入完毕后,单击【确定】按钮,就会在选定的单元格中显示计算结果。 4. 自动求和 由于求和是最常用的公式之一,所以 Excel 在标准工具栏中专门提供了快捷的【自动求和】按钮 这个函数的使用变得更加简单快捷。下面以自动求和为例说明该按钮的使用方法。 (1) 在需要求和的一组数旁边选择一个空白单元格,如 F1。 (2) 单击常用工具栏上的 按钮,此时该单元格中会出现求和公式。Excel 根据第一步中选定的需要 ,使

求和的单元格设置,作了一个求和方式的估计。 (3) 从键盘输入范围的标记,也可以直接用鼠标操作,按鼠标左键拖动,看到拖动过程中有一闪烁的虚 线方框即是选中的范围,同时结果单元格中的范围标记也随之改变,如图 4-67(a)所示。 (4) 选定范围后,释放鼠标按回车键或单击编辑栏的【输入】按钮 ,结果即可在 F1 单元格中显示出 来,如图 4-67(b)所示。

(a) 图 4-67 自动求和

(b)

4.7.4

公式和函数的自动填充

自动填充功能也适用于公式和函数。如图 4-68 所示,对 D16 应用了 AVERAGE 函数后,将鼠标指针移到 单元格的右下角的填充控制点 上,鼠标指针变成 形状,按住鼠标拖动到 G16,则会自动对拖动过的单元格 使用 AVERAGE 函数, 其引用范围为相对引用, 若单元格中的数据发生变化时, 每个计算结果也都会自动调整, 并且当一些单行或列筛选后,计算结果会忽略该单元格中的内容。

图 4-68

函数的自动填充

4.8

数据管理与分析

在 Excel 中,数据文件一般称为数据表,也可以称为数据清单。数据清单采用二维结构的表格,由行和列 构成,如图就是一个简单的数据表。Excel 不仅具有数据计算的能力,同时还能够通过数据表来添加、修改和 删除数据,而且还能够对数据表进行排序、筛选、汇总等操作。

4.7.5

数据表(数据清单)

Excel 提供了一系列的功能,可以方便地管理和分析数据表中的数据,但同时应该注意,在使用数据表时 必须按照下列原则在数据表中输入数据。 ? 不要在同一个工作表中建立过多的数据表。 ? 数据表中的数据与工作表中的其他数据之间至少要留出一行或一列空白单元格。 ? 数据表中不要存在空白的行或列。 ? 在数据表中的第一行创建列标题。 1. 建立数据表 创建数据表的普通方法是先建立一个表格,再逐条输入数据表中的数据,但这样做非常繁琐,同时也容易 出现错误,因此 Excel 提供了记录单的方法来完成数据表的创建。记录单能自动将输入的数据添加到数据表中, 一人记录单只显示数据表中一条完整的记录。 (1) 在工作表中的第一行建立每一列的标题。 (2) 选定第一条记录的单元格,选择【数据】→【记录单】命令,打开【记录单】对话框,如图 4-69 所示。

图 4-69

数据输入表单

(3) 对话框中一个编辑框对应着数据表中的一个字段,输入完数据后,单击【新建】按钮,即可将文本 框数据一一对应地添加到数据表中。 2. 编辑数据表中的数据 修改和删除数据表中的数据可以在数据表中直接操作。同样用户也可以使用记录单对数据表中的数据进行 修改和删除,方法如下: (1) 打开一个数据表。 (2) 选定数据表中数据区域,选择【数据】→【记录单】命令,如图 4-70 所示。

图 4-70

记录单

(3) 通过修改记录单编辑框中的记录对数据表进行修改, 如果需要撤消对记录所作的修改, 可以单击 “还 原”按钮,如果确定修改,则在修改后单击【新建】按钮,即可完成对数据的修改。 如果用户需要对数据进行删除,只需找到需要删除的记录,单击【删除】按钮,此时将弹出警告对话框, 单击【确定】按钮,即可完成对选定记录的删除。 3. 增加数据表中的记录 向数据表中增加记录的方法有两种:一是直接在工作表的数据区输入新记录;二是通过记录单增加记录。 通过记录单增加记录的操作步骤如下。 (1) 选择【数据】→【记录单】命令。 (2) 在打开的记录单对话框中, 单击 【新建】 按钮, 屏幕上将出现一个新记录的记录单, Tab 键 按 (Shift + Tab 组合键)依次输入各项。 (3) 所有的记录添加完毕后,单击【关闭】按钮。这时,在数据表中将显示新记录。

小贴士:记录单中的公式是不能输入或修改的,第一条记录的公式必须在工作表中输入,在记录单中新增的记录会自 动显示公式计算结果。

4. 删除数据表中的记录 在记录单中,选中要删除的记录,单击【删除】按钮,确认后再单击【关闭】按钮即可删除记录。 5. 查找数据表中的内容 在记录单对话框中单击【上一条】按钮或者【下一条】按钮可以按顺序查找数据表中的记录。但是如果数 据表中记录过于繁多,那么按顺序查找将是一个很困难的事情,这里可以采用条件查询的方法对数据表进行快 速查阅,具体步骤如下: (1) 在记录单中单击【条件】按钮,出现一个清空编辑框的记录单,如图 4-71 所示。

图 4-71

记录单

(2) 只要在编辑框中输入需要查询的条件,单击【下一条】按钮,将显示满足用户输入条件的记录,如果 查到的记录有很多条,那么可以通过【上一条】按钮或者【下一条】按钮按顺序查阅记录。 在条件查询的过程中,记录单的对话框中【条件】按钮变成了【表单】按钮,如果想放弃查询,可以单击 【表单】按钮,即可退出查询返回到记录单对话框中。

4.7.6

数据的排序

新建立的数据表是按输入的先后顺序排列的,我们可以利用数据表的排序功能对其进行重新排序。数据排 序即按照一定的规则对数据进行整理和排列,排序后可以对数据做进一步处理。

1.简单排序
若只需按数据表中的某一列对数据表中的行数据进行排序, 最简单的方法是利用常用工具栏上的 【升序】 按钮或【降序】 按钮。操作步骤如下: (1) 单击数据表中要排序列中的任一单元格(例如,要对“性别”进行降序排列,则单击“年龄”列中 的任一单元格) 。 (2) 单击常用工具栏中的【升序】按钮 升序排序,或单击【降序】 排序后,数据表将按照指定的排序次序重新排列,如图 4-72 所示。 按钮降序排序。

图 4-72

重新排序后的结果

2.组合排序
当排序的字段出现相同值时,可以使用 Excel 提供的组合排序功能,操作步骤如下。 (1) 在需要排序的数据表中,单击任一单元格。 (2) 选择【数据】→【排序】命令,Excel 会自动选择整个记录区域,并弹出【排序】对话框,如图 4-73 所示。

图 4-73

【排序】对话框

(3) 在【主要关键字】下拉列表框中,选择排序的主关键字(如【计算机应用】,选择该下拉列表框右 ) 边的排序顺序(如【降序】。 ) (4) 在【次要关键字】下拉列表框中指定要排序的列(如【性别】,并指定排序顺序(如【升序】。 ) ) (5) 在【第三关键字】下拉列表框中指定要排序的列(如【学号】,并指定排序顺序(如【升序】。如 ) ) 果数据表最上面的行中含有列标志行,则选中【有标题行】单选按钮,这样可使选取的排序范围不 包括标题行;如果数据表中最上面的行中没有标题行,则选中【无标题行】单选按钮,这样可使第 一行包含在排序范围中。 (6) 单击【确定】按钮完成排序操作。如图 4-74 所示。

图 4-74

【排序】内容选定后的对话框

4.7.7

数据的筛选

数据的筛选是将数据表中满足条件的记录显示出来,不满足条件的记录暂时隐藏起来。Excel 中数据的筛 选分为自动筛选和高级筛选。其中自动筛选是根据简单条件进行的数据筛选,而高级筛选是根据复杂条件进行

的数据筛选。

1.自动筛选
对数据进行自动筛选的具体操作方法如下: (1) 打开需要进行数据筛选的工作表。 (2) 选择【数据】→【筛选】→【自动筛选】命令,则自动筛选箭头 题的右侧,如图 4-75 所示。

显示在筛选区域第一行的列标

图 4-75

执行【自动筛选】命令

(3) 单击任意字段名旁的箭头 ,弹出下拉列表框,根据需要选择筛选条件,如单击“姓名”旁边的 箭头 按钮,在下拉列表框中选择“文丽”选项后,此时工作表中只显示姓名为“文丽”的各科 成绩,如图 4-76 所示。

图 4-76

自动筛选结果

2.取消筛选
若要取消某列中的筛选条件,可单击该列旁边的筛选箭头,并在下拉列表框中单击【全部】 。 若要取消数据表中所有列的筛选条件,以显示所有的数据行,可以选择【数据】→【选择】→【全部显示】 命令。 若要取消自动筛选操作,则选择【数据】→【筛选】→【自动筛选】命令。这时,列标题旁的筛选箭头消 失,全部记录行将被显示。

3.高级筛选
下面介绍两种高级筛选的应用。 1) 对最大或最小数据进行筛选 例如:要对数学成绩前三名的学生进行筛选,操作步骤如下: (1) 选择【数据】→【筛选】→【自动筛选】命令。 (2) 单击【数学】字段右边的下拉箭头,从弹出菜单中选择【前 10 个】 ,就会显示如图 4-77 所示的对 话框。 (3) 在左边的下拉列表框中,选择【最大】或【最小】选项,在中间的框中,输入显示的项数,例如设

置显示最大或最小的“3 项” ,然后单击【确定】按钮后,其结果如图 4-78 所示。

图 4-77

设置筛选条件

图 4-78

最小或最大数据的筛选结果

小贴士:当需要为筛选添加其他标准时,有【与】和【或】两个单选按钮,选择【与】单选按钮表示两个筛选标准都 必须为真;选择【或】单选按钮表示其中一个标准为真即可。然后在下面的下拉列表中用同样的方法选择运 算符和值,单击【确定】按钮即可。如图 4-79 所示。

图 4-79

【与】和【或】单选按钮

2) 依照条件进行自定义筛选 对数据进行高级筛选的具体操作方法如下: (1) 打开需要进行数据筛选的工作表。 (2) 在工作表中的任意空白单元格中输入要筛选的字段名称,如“计算机应用” ,在下面的单元格中输 入筛选的条件,如“>90” ,如图 4-80 所示。

图 4-80

输入文本

(3) 选择【数据】→【筛选】→【高级筛选】命令,弹出【高级筛选】对话框,如图 4-81 所示。

图 4-81

【高级筛选】对话框

(4) 在【列表区域】文本框中输入需要进行筛选的单元格区域,在【条件区域】文本框中输入需要进行 筛选的条件单元格区域,如图 4-82 所示。

图 4-82

设置【高级筛选】对话框

(5) 单击【确定】按钮,完成高级筛选,此时工作表中只显示计算机应用成绩大于 90 分的学生及成绩, 如图 4-83 所示。

图 4-83

筛选结果

4.7.8

数据的分类汇总

数据的分类汇总就是在数据表中已经排序的基础上将相同类别的数据进行归类。利用分类汇总可以增加数 据的可读性,而且提供了进一步的数据分析功能。 在实际工作中往往需要对一系列数据进行小计或合计, 这里使用 Excel 的分类总会很方便。 现在我们对 “班 级”字段进行分类汇总,其操作步骤如下: (1) 对分类字段“班级”进行排序。 (2) 选中数据,选择【数据】→【分类汇总】命令,打开【分类汇总】对话框,如图 4-84 所示。

图 4-84

【分类汇总】对话框

(3) 在【分类字段】下拉列表框中选择需要分类汇总的字段名称(如“班级”。 ) (4) 在【汇总方式】下拉列表框中选择一种汇总方式(如“求平均值”,Excel 提供了求和、计数、平 ) 均值、最大值等 11 个常用的函数供用户选择。 (5) 在【选定汇总项】列表框中选择需要分类汇总的字段名称(如“计算机应用”。 ) (6) 选中【替换当前分类汇总】复选框,则新的分类汇总数据会替换数据表中的原有数据。 (7) 选中【每组数据分页】复选框,则每类数据在打印时分页显示。 (8) 选中【汇总结果显示在数据下方】复选框,会将分类汇总的结果插入在分类数据的下方,否则将分 类汇总结果插入在数据的上方。 (9) 单击【全部删除】按钮会将现有数据表中的分类汇总全部删除。 (10) 单击【确定】按钮,其结果如图 4-85 所示。

图 4-85

【分类汇总】结果

在分类汇总后,会在结果工作表的左边自动产生分级显示级别符号,其中 1、2、3 等数字为级别编号, “+、 —”为细化数据符号。单击级别编号中的数字可以对数据进行相应级别的显示;单击细化数据符号“+”将显 示本级细化的数据;单击细化数据符号“—”将隐藏本级细化的数据。

如果要取消分类汇总,可重复上述操作,在打开的【分类汇总】对话框中单击【全部删除】按钮。 分类汇总的数据将会自动更新,也就是说,如果修改了原始数据,则汇总结果将自动随之更新。

4.7.9

数据的合并计算

在实际工作中,有时会遇到需要将几张工作表中相同的数据信息进行合并计算,例如,您需要汇总统计某 地区各中学高考上线人数,可使用合并计算将这些数据合并到一个工作表中,如图 4-86 所示。

图 4-86

需要合并计算的数据信息

具体操作步骤如下: (1) 单击合并计算数据后的单元格。 (2) 选择【数据】→【合并计算】命令,打开【合并计算】对话框,如图 4-87 所示。只要没有预先选 中【创建连至源数据的链接】复选框,就可更改合并计算。如果该复选框已选中,请单击【关闭】 , 然后重建合并计算。

图 4-87 【合并计算】对话框

(3) 在【合并计算】对话框中选择要进行合并计算的【函数】 。 (4) 为合并计算添加源数据区域,单击【引用位置】框,键入区域的名称或选中该区域,单击【添加】 按钮,将引用位置中的数据区域移到【所有引用位置】所有引用位置中,如图 4-88 所示(新的源 区域必须在相同位置有数据或在合并计算的其他区域有与这些数据匹配的列标志) 若要删除“所有 。 引用位置”框的引用数据,选择要删除的源区域,单击【删除】按钮。

图 4-88

添加【引用位置】对话框

(5) 单击【确定】按钮,即得合并计算后的数据结果,如图 4-89 所示。

图 4-89

添加【引用位置】对话框

小贴士:包含行标或列标

在“合并计算”对话框的“标签位置”选项框中,请确认选中了“首行”或“最左列”复选框,或

二者全部选中。另外,也应确保在源区域中包含相应的标志。

4.7.10

数据透视表和数据透视图

数据透视表是从已存在的工作表中创建一个新的交互式的表格,利用它可以快速地合并和比较大量数据。 用户可以自行设置行与列的关系,查看源数据的不同汇总情况,还可以根据需要显示区域的明细数据。使用数 据透视表最大的优点就是不论对数据透视表进行何种操作都不会影响原始数据的内容。 如图 4-90 所示是一个典 型的数据透视表。

图 4-90 数据透视表

1. 创建数据透视表 下面通过一个例子来具体讲述数据透视表的创建过程。将图 4-91 的数据表中的 A2:D23 区域中的数据制 作成以日期、姓名、班级、迟到为字段的数据透视表。 (1) 建立如图所示的工作表,并输入相关数据。

图 4-91

数据信息表

(2) 选择【数据】→【数据透视表和数据透视图】命令,打开【数据透视表和数据透视图向导-3 步骤 之 1】对话框,如图 4-92 所示。

图 4-92 【数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之 1】对话框

(3) 在对话框中选择待分析的数据源类型,选择【Microsoft Office Excel 数据列表或数据库】单选框, 同时选定【数据透视表】单选框,单击【下一步】按钮,出现【数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之 2】对话框,如图 4-93 所示。

图 4-93 【数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之 2】对话框

(4) 在【选定区域】文本框中,输入数据源的区域,在本例中选择区域$A$2:$D$23,如图 4-94 所示。 单击【下一步】按钮,出现【数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之 3】对话框。

图 4-94

添加【选定区域】

(5) 在该对话框中可以选择数据透视表显示的位置, 如果选择在新的工作表中建立数据透视表, 则选中 【新建工作表】 单选按钮; 如果是在数据源所在的工作表中建立数据透视表, 则选中 【现有工作表】 单选按钮,然后在下面的文本框中选择新建数据透视表的位置地址,如图 4-95 所示。

图 4-95 【数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之 3】对话框

(6) 设计数据透视表的版式(有两种方法) 。一种是在向导中设置表的布局;另一种是在屏幕上设置数 据透视图的版式。下面分别介绍这两种方法。 a) 介绍在向导中设置表的布局 ? 在【数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之 3】对话框中单击【布局】按钮,出现【数据透视 表和数据透视图向导-布局】对话框,如图 4-96 所示。

图 4-96 【数据透视表和数据透视图向导-布局】对话框

? 在这个对话框的右边列出了所有的字段名称,用户可以用鼠标将需要汇总的字段拖入左侧的 相应区域中,这样就会在数据透视表中显示需要进行计算的数据,本例中将“班级”字段拖 入到【页】区域,将“姓名”字段拖入到【列】区域,将“日期”字段拖入到【行】区域, 将“迟到”字段拖入到【数据】区域,如图 4-97 所示。

图 4-97 填充【布局】对话框

? 单击【确定】按钮,返回【数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之 3】对话框,单击【完成】 按钮,完成创建数据透视表,结果如图 4-98 所示。

图 4-98

创建的数据透视表

b) 在屏幕上设置数据透视图的版式 用户可以在【数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之 3】对话框中直接单击【完成】按钮,在屏幕上出现 如图 4-99 所示的版式。

图 4-99

屏幕上设置数据透视图

用户可以从【数据透视表字段列表】窗格中,将字段名称拖入到相应的区域,或者选择字段后,在【数据 透视表字段列表】窗格中下面的下拉列表中选择相应的区域,然后单击【添加到】按钮,一样可以完成数据透 视表。

2. 编辑数据透视表
如果用户创建数据透视表后需要对数据透视表进行修改等操作,那么就需要使用【数据透视表】工具栏, 如图 4-100 所示。
始终显示项目 设置报告格式 隐藏明细数据 刷新数据 显示/隐藏 字段列表

“数据透视表”菜单

图表向导

显示明细数据

字段设置 在汇总中包含隐藏项

图 4-100 【数据透视表】工具栏

? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

【数据透视表】菜单:提供了一系列的菜单命令可以对数据透视表进行各种操作。 【设置报告格式】按钮:显示“自动套用格式”对话框,可以选择内置的自动套用格式应用于数据透 视表中。 【图表向导】按钮:从当前的数据透视表中创建数据透视图。 【隐藏明细数据】按钮:在数据透视表隐藏明细数据。 【显示明细数据】按钮:在数据透视表中显示所选单元格的明细数据。 【刷新数据】按钮:如果更改了源数据,则需要刷新在数据透视表中的数据,以便保持与源数据的同 步更新。 【在汇总中包含隐藏项】按钮:在汇总的时候包括隐藏项。 【始终显示项目】按钮:始终显示数据透视表中的项目。 【字段设置】按钮:用户可以更改数据透视表中所选字段的设置。 【显示/隐藏字段列表】按钮:显示或者隐藏数据透视表中的“字段列表”对话框。

小贴士:如果【数据透视表】工具栏在当前屏幕中看不到,可以执行【视图】→【工具栏】→【数据透视表】菜单命 令来显示。

在 Excel 中如果想更改数据透视表的布局,可以通过在工作表中用鼠标拖动字段按钮或者字段的标题,将 其移动到相应的目的地来完成。也可以通过在“数据透视表”工具栏中执行【数据透视表】→【数据透视表向 导】命令,打开【数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之 3】对话框,单击【布局】按钮,重新设置布局。

3. 设置数据透视表格式
可以使用内置的自动套用格式对数据透视表进行格式化,使相应的数据透视表看起来更加美观,便于数据 的查看。 选定数据透视表,单击【数据透视表】工具栏中的【设置报告格式】按钮,打开【自动套用格式】对话框, 如图 4-101 所示,选择需要应用的样式,单击【确定】按钮,即可完成对数据透视表的格式套用。

图 4-101

【自动套用格式】对话框

4.9 数据图表
将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示,可以更好地使所处理的数据以更加直观、生动、清晰地显 示不同数据间的差异,更好地显示出发展趋势和分布状况,便于用户更好地理解各种数据之间的相互关系。 当工作表中的数据发生变化时,图表中对应项的数据也自动更新。Excel 中图表分为内嵌图表和独立图表 两种。内嵌图表与数据源放置在同一张工作表中,是工作表中的一个图表对象,可以放置在工作表中的任意位 置,与工作表一起保存和打印;独立图表是独立的图表工作表,打印时与数据分开打印。

4.9.1

图表基础

图表一般由数据系列、网格线、分类名称、图例、坐标轴、标题等几部分组成,如图 4-102 所示。
网格线 标题

分类名称 图例

坐标轴 分类名称 图 4-102 图表组成

数据系列

4.9.2

创建图表

图表具有较好的视觉效果,可方便用户查看数据的差异、图案和预测趋势。同时当工作表区域的数据发生 变化时,图表中对应的数据也自动更新,可以同步显示数据。Excel 提供了约 100 种不同格式的图表,其中包 括二维图表和三维图表。利用图表向导工具,用户只要按照向导所指示的步骤进行,就可以建立所需的图表。 Excel 中的数据图表有两种放置方式,一种是嵌入图,即将数据和图表同时显示在一张工作表中;另外一 种是将图表单独放置在一张工作表中。不管使用哪种放置方式,数据与图表之间的关系是分不开的。

下面以某商场家电销售业绩表为例,如图 4-103 所示,介绍建立图表的操作过程。

图 4-103 某商场家电销售业绩表

为上表创建图表的操作步骤如下: (1) 选择要创建图表所需要的数据区域。此处选择 A1:F6 单元格区域。 (2) 单击【插入】→【图表】命令(或单击常用工具栏上的【图表】按钮 ) ,弹出【图表向导—4 步 骤之 1—图表类型】对话框,在该对话框中选择适当的图表类型,以便能够清晰地反映各数据之间 的关系,在【标准类型】选项卡中选择要创建的图表类型,如“柱形图”中的“簇状柱形图” ,如 图 4-104 所示,此时可以预览图表的效果。

图 4-104

【图表向导】对话框

(3) 在【数据区域】选项卡中指定图表的数据区域,并指明数据系列为行或列;在【系列】选项卡中, 可以指定系列的“名称”“值”的位置,以及分类(X)轴的标志。如图 4-105 所示。 、

图 4-105

图表向导步骤 2

(4) 单击【下一步】按钮,打开【图表向导—4 步骤之 3—图表选项】对话框。在该对话框中设置图表 中的各个组成元素,在【标题】选项卡中,分别输入图表标题、分类(X)轴及分类(Y)轴的标 题。其他几个选项卡中的选项暂不作改变。如图 4-106 所示。

图 4-106

图表向导步骤 3

(5) 单击【下一步】按钮,打开【图表向导—4 步骤之 4—图表位置】对话框,选中【作为其中的对象 插入】单选按钮,然后在下拉列表框中选择要插入其中的工作表。如图 4-107 所示。

图 4-107

图表向导步骤 4

(6) 单击【完成】按钮,完成图表的创建,创建好的图表如图 4-108 所示。

图 4-108 创建的图表效果

在新的工作表中创建图表的方法和上述方法类似,只是在进行到【图表向导—4 步骤之 4—图表位置】 ,选 中【作为新工作表插入】单选按钮,Excel 将自动插入一张图表工作表。

4.9.3

修饰图表

图表创建完成后,一般情况下 Excel 会自动打开【图表】工具栏,如图 4-109 所示。如果插入图表后,没 有打开该工具栏,可以单击【视图】→【工具栏】→【图表】命令打开。通过【图表】工具栏可以对图表进行 修改或编辑。例如制作图表标题、向图表中添加文本,设置图表选项、删除数据系列、移动和复制图表等。

图 4-109

【图表】工具栏

在 Excel 中,工作表中的图表源数据与图表之间存在着链接关系,修改任何一方的数据,另一方也随之改 变。因此,当修改了工作表中的数据后,不必重新创建图表,图表会随之调整以反映源数据的变化。 1. 图表中的项目选择 在介绍编辑图表的组成部分之前,先介绍如何正确选中要修改的部分。 激活图表后,从【图表】工具栏的【图表对象】下拉列表框中,可以看到该图表中的每个组成部分,从这 里可以选择图表的各个组成部分。如图 4-110 所示。

图 4-110

选中图表的不同部分

2. 图表区域的修饰 用户如果需要修饰图表区域,可按如下步骤进行操作: (1) 选择需要修饰的图表。 (2) 单击【图表】工具栏中的【图表区格式】按钮 ,弹出【图表区格式】对话框,如图 4-111 所示。

图 4-111

打开【图表区格式】对话框

(3) 在该对话框中设置图表的图案、字体等属性,设置完成后,单击【确定】按钮。

小贴士:双击图表区也会弹出【图表区格式】对话框。

3. 图表对象的修饰 1) 图表标题的修饰 如果用户需要修饰图表的标题,在图表标题上双击,弹出【图表标题格式】对话框,如图 4-112 所示。在 该对话框中对图表的底纹、字体以及对齐等内容进行设置,然后单击【确定】按钮。

图 4-112

【图表标题格式】对话框

2) 图表坐标轴的修饰 修饰图表坐标轴的方法为:在图表坐标轴上双击,弹出【坐标轴格式】对话框,如图 4-113 所示。在该对 话框中对图表的坐标轴进行相关的格式设置,然后单击【确定】按钮。

图 4-113

【坐标轴格式】对话框

3) 图表数据系列的修饰 修饰图表数据系列的方法为:在图表中双击任意数据系列区域,弹出【数据系列格式】对话框,如图 4-114 所示。在该对话框中对图表的数据系列进行相关的格式设置,然后单击【确定】按钮。

图 4-114

【数据系列格式】对话框

4) 图表图例的修饰 修饰图表图例的方法为:在图表中双击图例,弹出【图例格式】对话框,如图 4-115 所示。在该对话框中 对图表的图例进行相关的格式设置,然后单击【确定】按钮。

图 4-115 【图例格式】对话框

4.9.4

编辑图表

1. 设置图表选项 制作好一个图表后,可以更改图表标题,操作步骤如下: (1) 选中该图表,选择【图表】→【图表选项】命令,打开【图表选项】对话框。 (2) 切换到【标题】选项卡,在【图表标题】文本框中输入该图表的标题,如输入“学生成绩汇总表” 。 在【分类(X)轴】文本框中输入 X 轴的名称,同样在【数值(Y)轴】文本框中输入一个名称或 者不输入,如图 4-116 所示。

图 4-116 【图表选项】对话框

图 4-117 添加了标题与轴向名称的图表

(3) 单击【确定】按钮,就可以在图表中添加如图表标题,如图 4-117 所示。 (4) 切换到【坐标轴】选项卡,如图 4-118 所示。在这里设置图表中如何显示坐标轴,如果取消【分类 (X)轴】复选框,结果分类(X)轴不见了。如果取消【数值(Y)轴】复选框,结果数值(Y) 轴消失,当然也就看不到 Y 轴上的数值刻度了。如果选中【时间刻度】单选按钮,不管 X 轴数据 的实际意义,一律在 X 轴标注时间。
小贴士:在【数据标志】选项卡中可以设置数据的标志方式,如图 4-119 所示,数据标志显示在数据系列的上方。在

该选项卡中设置要显示哪些数据标签,如在表中显示【值】标志。

图 4-118

设置图表坐标轴的显示方式

图 4-119

设置数据的标志方式

2. 改变图表大小 在图表上的任意位置单击都可以激活图表。要想改变图表大小,可以在图表绘图区的边框上单击,就会显 示出控制点,将鼠标指针移到控制点附近,鼠标指针变成双箭头形状,这时按下鼠标左键并拖动可以改变图表 的大小。在拖动过程中,有虚线指示如果此时释放鼠标左键所显示的图表轮廓,如图 4-120 所示。

图 4-120

改变图表大小

3. 移动和复制图表 要移动图表的位置,只需在图表范围内任意空白位置按下鼠标左键并拖动,就可以移动图表,在鼠标的拖 动过程中,有虚线指示的移动位置的图表轮廓。如果按住 Ctrl 键拖动图表时,可以将图表复制到新位置。 如 图 4-121 所示。

图 4-121 移动图表

4. 设置图表区 图表区是包含图表所有其他部分的一个对象,可以把它理解为图表的背景。对于图表来说,图表区通常就 是指整个图表。 在图表的空白处双击(或选择【格式】→【图表区】命令) ,就会打开【图表区格式】对话框,该对话框有 3 个选项卡,分别是【图案】【字体】和【属性】 、 。 在【图案】选项卡中,可以设置图表区的边框与区域颜色。在设置边框时,可以设置框线的样式、颜色和 粗细等。设置区域的颜色可以是【自动】 (白色)【无】颜色,如图 4-122 所示,也可以在颜色列表中选择任意 、 一种颜色。切换到【字体】选项卡,可以设置图表区中的字体,如图 4-123 所示。

图 4-122

设置图表的颜色

图 4-123

设置图表的字体

4.9.5

改变图表类型

对于大部分二维图表,既可以改变整张图表的图表类型,也可以改变某一数据系列的图表类型。选中图表, 单击【图表】工具栏中的【图表类型】按钮旁的箭头,可以选择新的图表类型,如图 4-124 所示。

图 4-124

改变图表类型

若要更新单个数据系列的图表类型,应先单击该数据系列,其他操作与上述相同。

4.9.6

更改图表中的数据

1. 图表中数据的修改 创建图表时,图表与图表源数据区域之间建立了联系。当源数据区域中的单元格数据发生变化时,图表中 对应的数据将会自动更新。 在图表上同样可以修改数据点的值。在图表上单击要更改的数据点标志,拖动标志在数值轴方向移动,拖 动时会有一个小窗口指示当前拖动位置的值,拖动到所需位置后放开鼠标。 如果要更改工作表中的部分数据,并且希望在已制作好的图表中描绘出增加或删除部分数据,可以按照下 面的方法进行操作。 (1) 单击工作表中要更改的数据,即增加或删除部分的数据,如图 4-125 所示。

图 4-125

增加一行数据

(2) 选择【图表】→【源数据】命令,切换到【数据区域】选项卡,如图 4-126 所示。

图 4-126

【数据区域】选项卡

(3) 按下 Ctrl(或 Shift)键,在工作表中用鼠标重新选择需要的数据源。 (4) 选好后单击【确定】按钮即可重新生成图表。

小贴士:要增加数据,可以先在工作表中输入需要的数据,然后使用上述的方法重新选择数据源;要删除数据,可以 在重新选择不需要的单元格后,再在工作表中删除即可。

2. 向图表中添加数据 向图表中添加数据的操作步骤如下: (1) 在工作表相应的单元格中输入新的数据,如图 4-127 所示。

图 4-127

添加数据

(2) 在图表的图表区域中单击鼠标,此时与已建立图表相关的源数据区域会被框住。 (3) 用鼠标拖动数据区域的角控制点使其包含新的数据系列, 释放鼠标, 这时新的数据系列已被添加到 图表中。 3. 从图表中删除数据 如果从工作表中删除数据,图表将自动更新。 如果在图表中单击要的数据系列,然后按 Delete 键,那么图表中该数据系列将被删除,而工作表中的数据 并未被删除。

4.9.7

应用趋势线

有时需要分析一系列数据的发展趋势,可以用趋势线进行预测分析。在 Excel 中,可以用图表生成趋势线, 并根据实际数据对数据的发展趋势进行模拟。趋势线对于科学分析非常重要,通过它能非常直观地看出一系列 数据的发展方向。 生成趋势线的操作步骤如下: (1) 选择要添加趋势线的数据系列。 (2) 选择【图表】→【添加趋势线】命令,打开【添加趋势线】对话框,如图 4-128 所示。在【类型】 选项卡中选择一种趋势线预测/回归分析类型。 (3) 单击【选项】标签,切换到【选项】选项卡,从中设置趋势线名称和预测周期,如图 4-129 所示。 (4) 单击【确定】按钮即可生成趋势线。 如果要删除图表中的趋势线,可在选中要删除的趋势线后按下 Delete 键。
小贴士:只能在二维面积图、条形图、折线图和气泡图等平面图形中为数据系列添加趋势线,而不能在三维立体图、 雷达图、饼图和圆环图中添加趋势线。

图 4-128

【添加趋势线】对话框

图 4-129

【选项】选项卡

4.10 工作表打印设置
在打印电子表格前需要做一些必要的设置,如页面设置、打印设置等。

4.10.1

页面设置

页面设置包括设置要打印的工作表的打印方向、设置要打印工作表的页面宽度和高度、设置打印纸张的大 小、打印质量和打印页码等。下面介绍上述选项的设置。 1. 页面设置 (1) 选择【文件】→【页面设置】命令,打开【页面设置】对话框,如图 4-130 所示。

图 4-130

【页面设置】对话框

(2) 在【页面】选项卡中可以设置纸张方向、 【纸张大小】【打印质量】等。在【方向】选项框中,可 、 以进行【纵向】和【横向】选择。 (3) 在【缩放】选项卡中可以设置 10%到 400%的效果打印,其中 100%为正常打印尺寸。在【调整为】 增量框中,可以设置要打印的工作表的宽度和高度。 (4) 在【页面】选项卡的最下方,可以对打印纸张的大小和打印质量进行设置。在【纸张大小】下拉 列表框中,可选择打印纸的类型。在【打印质量】列表框中,有几种打印质量供选择,可以根据 实际情况选择要打印的质量。在【起始页码】选项框中,可以为首页指定页号,这对使打印内容 成为具有连续页码的文件和一部分是很有用的。

小贴士:在【缩放比例】和【调整为】两个增量框中,只能选择其中一种方式对工作表的打印方式进行设置。

2. 设置页边距 在【页面设置】选项框中的【页边距】选项卡中,可以调整文档到页边的距离值,并且还可以设置页眉和 页脚距页边的值;在【居中方式】框中可以设置文档的居中方式。具体操作方法如下: (1) 单击【页边距】选项卡,在【上】【下】【左】【右】4 个增量框中,分别可以设置上、下、左、右 、 、 、 4 个方向距页边的距离。其中【页眉】和【页脚】增量框是用来设置文档中页眉和页脚距打印后页边 的距离的,如图 4-131 所示。

图 4-131

【页边距】选项卡

小贴士:当我们调整页边距的时候,在预览框中将出现一条实线,显示当前调整的选项。 注 意:页眉与页脚的设置应小于对应的边缘,否则页眉或页脚可以覆盖打印输出。

(2) 在【居中方式】选项框中,可以选择打印文档的居中方式。可以选择【水平居中】或者【垂直居中】 ; 还可以将两种方式全部选中。在调整居中方式的同时,可以在【居中方式】选项卡中的预览框中预览 设置后的效果。 3. 设置页眉与页脚 页眉和页脚是打印工作表时用于显示一些说明的特定格式文字。页眉被打印在每一页的顶端,用于标明名 称和标题等内容。页脚被打印在一页的底部,一般用于标明页号和打印日期、时间等。值得注意的是,页眉和 页脚并不是实际工作表中的一部分,而属于打印页上的一部分,并且为打印页单独分配空间。具体操作方法如 下: (1) 在【页面设置】选项框中单击【页眉/页脚】选项卡。在【页眉】和【页脚】两个下拉列表框中,如 图所示,Excel 提供了一些预定义的页眉和页脚格式。可以在其中选择一种适合自己要打印的工作表 的页眉和页脚格式,如图 4-132 所示。

图 4-132

【页眉】预定义格式

(2) 除了利用 Excel 提供的内部预定义的页眉页脚格式外,还可以自定义页眉和页脚的格式。单击【自定 义页眉】或【自定义页脚】按钮,如图 4-133 所示。在【页眉】对话框中, 【左】【中】【右】三个 、 、 文本框是用来显示各项页眉格式内容的, 其内容分别显示在本页的左上角、 正上方和右上角 3 个方向, 可以在其中进行编辑和修改。

字体按钮 页码按钮 总页数按钮 日期按钮 时间按钮 文件夹按钮 图 4-133 文件名按钮

格式设置按钮 插入图片按钮 工作表按钮

【页眉】对话框

图中按钮的功能分别为: ? 【字体】按钮:用来更改字体格式,包括字体、字形、字号、下划线以及特殊效果等。 ? 【页码】按钮:用来在页眉或页脚中插入页码、添加或删除工作表时,会自动更新页码。 ? 【总页数】按钮:用来在当前工作表中插入总页码,添加或删除工作表时,Excel 会自动更新页码。 ? 【日期】按钮:用来插入日期,可以是当前日期也可以是制作日期等。 ? 【时间】按钮:用来插入时间,时间可以是任何时间。 ? 【文件名】按钮:用来插入当前工作簿的文件名。 ? 【工作表名称】按钮:用来插入当前工作表的名称。 ? 【背景】按钮:用来设置工作表的背景。 ? 【背景图片格式设置】按钮:对插入的背景图片进行格式设置。 各按钮的使用方法是,选定要添加页眉或页脚的编辑框,即【左】【中】【右】三个文本框,然后单击相 、 、 应的按钮即可。当要修改部分页眉或页脚注释的时候,首先要选中需要修改的部分,然后利用键盘直接输入就 可以了。

小贴士:定义在页眉和页脚中的&是一个代码符号,在打印时不被打印出来。如果要将其打印出来,则输入两个&符 号就可以了。

4. 设置打印工作表 在【页面设置】选项框中单击【工作表】选项卡,可以对打印区域和一些打印格式进行设置;此外,还可 以在此选项卡中设置要打印的工作表标题。具体操作方法如下: (1) 单击【工作表】选项卡,在【打印区域】框中,可以利用其输入框右侧的折叠填充柄 按钮来选 取工作表中的打印区域。在【打印标题】框中还可以为要打印的工作表宝座一个行标题和列标题, 如图 4-134 所示。

图 4-134

【工作表】选项卡

(2) 在【打印】框中可以为要打印的文档修饰打印效果,如添加网格线、设置单色和按草稿方式打印、 添加行号和列标等。此外,还可以在【批注】列表框中设置在工作表中添加的批注在打印后的位 置,如在【工作表末尾】或【同工作表中显示的位置相同】 ,如图 4-135 所示。

图 4-135

【批注】列表框

(3) 在【打印顺序】选项框中,可以设置打印顺序,例如,是先打印行后打印列,还是先打印列后打 印行。打印效果可以通过右侧的预览框查看。在设置完毕后,单击【打印】按钮,就可以进行打 印了。

4.10.2

设置打印区域

打印工作表时,Excel 首先检查工作表中是否有设置好的打印区域。如果有,将只打印此区域的内容;如 果没有,则打印整个工作表的已使用区域。因此,如果只想打印工作表中的部分区域,应将此区域设置为打印 区域。设置打印区域的操作步骤如下。 ? 选定要打印的区域。 ? 选择【文件】→【打印区域】→【设置打印区域】命令,如图 4-136 所示。

图 4-136

【设置打印区域】命令

如果设置的打印区域是多个不连续的单元格区域,在打印时,不连续的各打印区域将打印在不同的页上。 ? 取消工作表打印区域的方法是选择【文件】→【打印区域】→【取消打印区域】命令。

4.10.3

打印预览

1. 设置打印预览窗口 以下几种方法可以进行打印预览。 ? 在常用工具栏中单击【打印预览】按钮 。 ? 选择【文件】→【打印区域】命令。 ? 在【页面设置】对话框中,单击【打印预览】按钮。 ? 在【打印内容】对话框中,单击【预览】按钮。 通过上述方法,都可切换到打印预览窗口,如图 4-137 所示。在窗口底部的状态栏上显示了打印页面的当 前页号和总页数,中间是当前页的预览情况。

图 4-137 打印预览窗口

预览窗口上部有一排按钮,其中【上一页】和【下一页】按钮,用于在前后页面间翻动。用户也可以拖动 窗口右侧的滚动条在多个页面间快速查看,当拖动滚动条时,在窗口底部的状态栏上将显示滚动到的页号。 2. 缩放页面显示 单击打印预览窗口中的【缩放】按钮可以在全页视图和放大视图之间切换。 “缩放” 功能并不影响实际打印时的大小。 当鼠标位于预览窗口中工作表上的任何区域时, 其形状变为 , 此时单击鼠标也可以使工作表在全页视图和放大视图之间切换。 3. 调整页边距、页眉/页脚位置和数据列宽度 单击打印预览窗口中的【页边距】按钮,可以显示和隐藏用于调整页距、页眉/页脚位置以及数据列宽的控 制柄。其中虚线指示了页边距及页眉/页脚的位置。 当显示控制柄时,可以用鼠标拖动控制柄来改变页边距、页眉页脚的位置及调整列宽。 当在控制柄上单击鼠标,在窗口底部的状态栏上会显示出页边距、页眉页脚或数据列宽的值。 4. 切换视图 在打印预览窗口中,单击【分页预览】按钮,可以关闭打印预览窗口,切换到分页预览视图,在分页预览 视图中可以调整当前工作表的分页符。还可以调整打印区域的大小以及编辑工作表。 在分页预览视图中,当单击【打印预览】按钮 时, 【分页预览】变为【普通视图】按钮。单击【普通视 图】按钮,将关闭打印预览窗口,切换到普通视图。如果单击【关闭】按钮,则关闭打印预览窗口,并返回活 动工作表到以前的显示状态。

4.10.4

打印

预览打印效果后,如果对页面设置及内容等满意,就可以通过打印机将工作表打印出来。 1. 简单打印 打印工作表最简单的办法是:直接单击常用工具栏中的【打印】按钮 。这时,将按照默认设置,或在【页 面设置】对话框中的设置打印当前工作表。 如果已事先设置好打印的各种选项,可直接单击【打印】按钮 打印。

2. 设置打印选项 通常在打印工作表之前,需要进行一些适当的设置,然后利用“打印预览”功能预览打印的效果,然后再 次调整工作表或打印设置,直到对打印预览的效果满意,再进行真正的打印。设置打印选项的操作步骤如下: (1) 选择【文件】→【打印】命令,弹出【打印内容】对话框,如图 4-138 所示。

图 4-138

【打印内容】对话框

(2) 从【名称】下拉列表框中选择打印机,在其下显示当前打印机的信息。单击【属性】按钮,可以 设置该打印机的属性。 (3) 在【打印范围】选项组中选中【全部】单选按钮,将打印全部文档。选中【页】单选按钮,可打 印指定的页。在【从】微调框中输入要打印页面范围的起始页码,在【到】微调框中输入要打印 页面范围的终止页码。 (4) 在【打印内容】选项组中选中【选定区域】单选按钮,将只打印工作表中选定的区域和对象;选 中【整个工作簿】单选按钮将打印当前工作簿中包含数据的任何工作表,如果工作表中有打印区 域,则只打印该区域;选中【选定工作表】单选按钮,将打印选定的工作表,每张工作表都从新 的一页开始打印。 (5) 在【打印份数】微调框中指定打印份数。当打印份数多于 1 时,可以选中【逐份打印】复选框, 这样文件将一份一份地打印,即打印完一份完整的文档后,才打印下一份。 (6) 单击【确定】按钮,开始打印文档。

4.10.5

使用人工分页

对于某些内容比较长的工作表文档来说,Excel 可以自动处理分页符,在分页符处将文档分页。当需要将 文件强制分页时,可使用人工分页来插入一人分页符。 在默认状态下,工作表中的分页符是不显示的。要在工作表中显示分页符,单击【工具】→【选项】命令, 在弹出的【选项】对话框中单击【视图】选项卡,在【窗口选项】选项框中将【自动分页符】复选框选中,单 击【确定】按钮,如图 4-139 所示。

图 4-139

【选项】对话框

在插入分页符之前,首先要选定开始新页的单元格。定位选择 E8 单元格,单击【插入】→【分页符】命 令,就在所选单元格的左上方插入了一个分页符。 使用分页预览视图模式显示插入分页符后的效果, 如图 4-140 所示。在此视图模式下可以清楚地看清插入分页符后,可再拖动分页符进行调整。

图 4-140

插入分页符后的分页预览效果

删除分页符的非常简单。插入人工分页符后,在【插入】→【分页符】选项将变为【删除分页符】命令。 单击【插入】→【删除分页符】命令,就可以将插入的人工分页符删除。

4.11
4.11.1 基本操作题

综合实例

例 1.制作课程表如图 4-141 所示。

图 4-141

课程表效果

例 2.根据如图 4-142 所示创建表格,并按以下要求进行数据格式设置及数据处理。

图 4-142

原始数据信息表

(1) 设置工作表行、列,如图 4-143 所示。 ? 将表格向右移一列。 ? 将“纽约”3 列与“伦敦”3 列互换位置。

图 4-143

设置工作表行、列的效果

(2) 设置单元格格式,如图 4-144 所示。 ? 标题格式:字体为“仿宋” ,字号为“18” ,字形为“粗体” ;跨列居中;底纹:灰-25%;(℃ ” “ ) 字号:12。 ? 表格中的数据单元格区域设置为数值格式,保留 1 位小数,右对齐; “城市”一行中各城市名分别 跨列居中,表格第一列和“取值”一行文字居中。 ? 底纹设置: “城市”行为浅黄色。

图 4-144

设置单元格格式

(3) 设置表格边框线,按图 4-145 所示为表格设置相应的边框格式。

图 4-145

设置边框

(4) 定义单元格名字。将数据区单元格的名称定义为“实测气温” ,如图 4-146 所示。

图 4-146

定义单元格名字

(5) 计算各城市的平均气温,填入相应的单元格中。 (6) 利用条件格式将平均气温低于 0℃ 的单元格底纹设为蓝色,将平均气温高于 20℃ 的单元格底纹设为 红色。 (7) 添加批注。为“北京”一栏下“平均”列中的“26.0”单元格添加批注“最高” 。 (8) 重新命名工作表。将 Sheet1 工作表重命名为“城市气温” ,如图 4-147 所示。

图 4-147

设置(5)-(8)的效果

(9) 建立图表。选中创建图所需要的 4 个城市平均气温数据;创建一个三维簇状柱形图并加上相应的标 题及坐标轴的标题,如图 4-148 所示。

图 4-148

图表

(10) 保存文件。将文件另存到你所创建的文件夹中,文件名“世界气温统计表” 。

4.11.2

综合操作题

例 3.制作如图 4-149 所示的学生成绩表,要求用函数计算平均分、最高分、总分和名次。然后进行统计、 排序、筛选、分类汇总及数据透视表等分析。并对表中的数据进行有效性设置和条件设置等。

图 4-149

数据信息表

具体要求: (1) 运用函数或公式:计算每位同学的平均分、总分和名次,并算出第门课程的最高分和最低分、总 人数,填入到相应的单元格中,如图 4-150 所示。

图 4-150

函数公式运用结果

(2) 排序:按照“平均分”“高等数学”“计算机基础”的顺序排序并选择降序,如图 4-151 所示。 、 、

图 4-151

排序的结果

(3) 自动筛选:筛选出“平均分大于且等于 85 分”的学生人员,如图 4-152 所示。

图 4-152

自动筛选的结果

(4) 分类汇总:对“班级”进行平均值的分类汇总,如图 4-153 所示。

图 4-153

分类汇总的结果

(5) 设置条件格式: 设置 60 分以下的单元格底纹为红色, “缺考” 者的单元格底纹为绿色, 如图 4-154 所示。

图 4-154

条件格式设置的结果

4.11.3

模拟运算表

运用 PMT 函数,利用模拟运算表对单变量数据分析,通过“年利率”的变化计算“月偿还额”的变化结 果。具体操作方法如下: (1) 按如图 4-155 所示输入内容,并命名为“贷款还款.xls” 。

图 4-155

贷款还款.xls 工作表

(2) 选择“月偿还额”列下的单元格,单击【插入】→【函数】命令,在【插入函数】对话框中,选 择类别“财务”中的“PMT”函数,在【函数参数】对话框中填入各参数的信息,如图 4-156 所 示。

图 4-156

函数调用与函数参数设置

(3) 单击【确定】按钮,另外设置单元格的数据为货币型,如图 4-157 所示。

图 4-157

应用 PMT 函数的结果

(4) 选择单元格区域 D4:E8,单击【数据】→【模拟运算表】命令,在【模拟运算表】对话框中,选 择【输入引用列的单元格】 ,引用单元格 C5 的值,如图 4-158 所示。

图 4-158

模拟运算表

(5) 单击【确定】按钮,即得由原利率 5.50%变为 6%、6.5%、7%、7.5%、8%后的“月偿还额”的值, 如图 4-159 所示。

图 4-159

运行模拟运算表

本章小结
Microsoft Excel 是 Microsoft 公司出品的 Office 系列办公软件中的一个组件。Excel 是当前功能强大、技术 先进、使用方便灵活的电子表格软件。它有工作簿、工作表和单元格 3 个基本对象。工作簿是 Excel 中用于处 理和保存工作数据的文件,是 Excel 中存储数据的基本单位。工作表是工作簿的一部分,是 Excel 中用来处理 和存储数据的主要文档,也称为电子表格。在 Excel 中一个工作簿最多可以有 255 个工作表。单元格是工作表 中的长方形小格子, Excel 中最小的操作单位。 是 Excel 中所有的操作都是通过这些基本对象来实现的, 通过 对 它们进行编辑和格式化可以创建出美观的电子表格。在 Excel 中,用户可以使用公式和函数实现复杂的数据运 算,对大量的数据进行数据排序、筛选,创建数据透视表,对数据进行图表化,直观形象地进行数据分析和预 测数据的未来趋势。所有这些操作都离不开单元格,工作表这些基本对象,熟练使用这些对象将有助于用户深 刻理解和使用 Excel。

本章习题
一、填空题 1.工作簿是指在 Excel 2003 环境中用来存储并处理数据的文件,它是由若干个____________组成的。 2.在 Excel 中,所有数据的输入及计算都是在 ____________ 中完成的。 3.在 Excel 中,默认工作表的名称为 ____________ 。 4.在 Excel 中,一个工作薄默认包含了独立的 ____________ 页工作表。 5.在 Excel 中,工作薄名称放置在窗口顶端的 ____________ 中,默认的工作薄名称为 ____________ 。 6.在 Excel 中,一个工作表上一行一列的交叉处称之为 ____________ 。 7.在 Excel 中,一页工作表包含了 ____________ 个单元格。 8.在 Excel 中,单元格引用位置的表示方法为 ____________ 。 9.在 Excel 中,若活动单元格在 F 列 4 行,其引用的位置以 ____________ 表示。 10.在 Excel 中,除采用直接输入连续数字的方式外,还可以使用 ____________ 进行输入。 11.在 Excel 中,输入到单元格中的数值,默认的格式为 ____________ 。 12.Excel 中的文字连接符号为 ____________ 。 13.在 Excel 中,如果输入分数,则需在数值前加上 ____________ 。 14.Excel 具有两种工作表窗口,即 ____________ 和 ____________ 。 15.Excel 中引用绝对单元格,需在工作表地址前加上 ____________ 符号。 16.在 Excel 中,引用地址有 ____________ 、____________ 、和 ____________ 三种表示方法。 17.在 Excel 提供的 4 类运算符中,优先级最高的是 ____________ 。 18.在 Excel 提供的 4 类运算符中,优先级最低的是 ____________ 。

19.如果在 Excel 中要对数据进行分类汇总,则首先要对分类字段进行____________。 20.在 Excel 的某个单元格中输入汉字或英文字母时,默认的对齐方式是____________。 21.工具栏的 按钮的作用是对工作表数据进行____________ 。 22.在 Excel 工作表中的单元格 C5 中有公式“=$B3+C2” ,将 C5 单元格的公式复制 D7 单元格内,则 D7 单元格内的公式是____________ 。 二、选择题 1.Excel 文件的扩展名是 ________ 。 A.doc B.xls C.exe D.prg 2.在 Excel 菜单中,如果命令选项后面有三角符号,表示选择这个命令时 ________ 出现。 A.有级联菜单 B.有快捷菜单 C.有对话框 D.什么也没有 3.当鼠标指向 Excel 工作表的工作区时,鼠标指针为 ________ 。 A.空心“十”字型 B. “I”型 C.箭头形 D.手形 4.当鼠标指向 Excel 工作表的菜单栏时,鼠标指针为 ________ 。 A.空心“十”字型 B. 型 “I C.箭头形 D.手形 5.在 Excel 中,选中多个不连续的单元格区域的方法是用 ________ 键配合鼠标操作。 A.Alt B.Ctrl C.Shift D.Del 6.每个工作簿可包含 ________ 个工作表。 A.1 B.2 C.16 D.多 7.在 Excel 2003 中使用【保存】命令得到的文件格式是( ) 。 A.*.wav B.*.xls C.*.doc D.*.ppt 8.在 Excel 中,如把数值作为文字,输入时需 ________ 。 A.给数值加“ ” B.在数值前加’ C.给数值加‘ ’ D.在数值前加“ 9.Excel 工具按钮 ________ 。 A.只有利用鼠标才能使用 B.利用鼠标和快捷键都能使用 C.只有利用快捷键能使用 D.任何时候都有效 10.在 Excel 中打印的内容不可以是( ) 。 A.选定区域 B.整个工作簿 C.选定工作表 D.Word 文档 11.在 Excel 中,编辑栏的名称栏显示为 B13,则表示( ) 。 A.第 2 列,第 13 行 B.第 2 列,第 1 行 C.第 13 列,第 2 行 D.第 13 列,第 13 行 12.在 Excel 菜单中,如果命令选项后面有“.. .”符号,表示选择这个命令时将 ________出现。 A.有子菜单 B.有快捷菜单 C.有对话框 D.什么也没有 13.以下( )的工作适合使用 Excel。 A.制作一封信 B.制作一人公告 C.制作一个工资表 D.制作一个门票 14.要在 Excel 中输入分数, ( ) 。 A.先输入分数内容,然后再通过【单元格格式】对话框将其设置为分数格式 B.直接输入即可 C.先将单元格设置为分数的格式,然后再输入分数内容 D.无法实现 15. 【排序】对话框中有( )个关键字的栏。 A.1 B.2 C.3 D.4

16.在某一列有 0、1、2、3??15 共 16 个数据,单击【自动筛选】按钮后的下拉箭头,如果选择下拉列 表中的“9” ,则( ) 。 A.16 个数据只剩下 9 个数据 B.16 个数据只剩下 7 个数据 C.16 个数据只剩下“9”个数据 D.16 个数据全部消失 17.Excel 工作表的编辑栏中的公式栏用来编辑 ________ 。 A.活动单元格中的数据和公式 B.单元格中的数据和公式 C.单元格的地址 D.单元格的名字 18.Excel 工作表行号和列标交叉处框的作用是 _________ 。 A.没作用 B.选中行号 C.选中列标 D.选中整个工作表 19.Excel 编辑栏中的“X”表示 ________ 。 A.公式栏中的编辑有效,且接收 B.公式栏中的编辑无效,不接收 C.不允许接收数学公式 D.无意义 20.Excel 编辑栏中的“=”表示 ________ 。 A.公式栏中的编辑有效,且接收 B.公式栏中的编辑无效,不接收 C.不允许接收数学公式 D.允许接收数学公式 21.Excel 编辑栏中的“√”表示 ________ 。 A.公式栏中的编辑有效,且接收 B.公式栏中的编辑无效,不接收 C.不允许接收数学公式 D.允许接收数学公式 22.在 Excel 中,复制一个工作表的方法是选中要复制的工作表,按住 ________ 键拖动鼠标到复制的位 置,松开鼠标即可。 A.Shift B.Ctrl C.Alt D.Shift + Ctrl 23.在 Excel 中,快捷键 Ctfi + PgDn 用来选择 ________ 。 A.下一个工作表 B.上一个工作表 C.向上滚动一屏 D.向下滚动一屏 24.在 Excel 公式栏中输入数据后,按 ________ 键,实现在当前活动单元格内换行。 A.Alt + Enter B.Ctrl + Enter C.Del + Enter D. Shift + Enter 25.在 Excel 公式栏中输入数据后,按 ________ 键,实现在当前所有活动单元格内填充相同内容。 A.Alt + Enter B.Ctrl + Enter C.Del + Enter D.Shift + Enter 26.如果 Excel 单元格中的公式出错,单元格将显示错误值,该值以 ________ 开头, A.@ B.# C. $ D. % 27.在编辑 Excel 工作表时,如输入分数应先输入 ________ ,再输入分数。 A.数字、空格 B.字母、0 C. 0.空格 D.空格、0 28.在 Excel 2003 中, 【页面设置】对话框中【页面】选项卡的页面方向有( )种。 A.纵向和垂直 B.纵向和横向 C.横向和垂直 D.垂直和平行 三、判断题 1.Excel 中的多重范围单元格是由若干段要求相连的单范围的单元格组成的。 2.Excel 中的单元格可用来存储文字、公式、函数及逻辑值等数据。 3.在 Excel 中,如果输入正确的分数格式,则不会将其当成日期。 4.Excel 中,只能在单元格内编辑输入的数据。 5.Excel 规定在同一工作薄中不能引用其他表。 6.Excel 规定单元格或单元格范围的名字的第一个字符必须是字母或文字。 7.Excel 中使用记录命令,可建立任何文件。 ( ( ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) ) )

8.Excel 中使用公式的主要目的是为了节省内存。

(

)

9.在 Excel 中,每个单元格都具有对应的参考坐标,称为单元格引用位置,其表示方法为行号加上列标。 ( 10.Excel 中公式必须用等号开头,然后再键入其他的文字、数值、运算符、函数等。 11.设置 Excel 选项只能采用鼠标操作。 12.Excel 的输入是在指定的工作表的具体单元格上进行的。 13.Excel 能依据用户在单元格内输入的第一个字符串判定该字符串的模式为数字或标记。 14.在 Excel 中,标记可作为记录说明、标题等,并能执行数据运算。 15.在 Excel 中,所选的单元格范围不能超出当前屏幕范围。 16.Excel 默认工作表的所有单元格皆为锁定状态。 17.Excel 中的清除操作只是将单元格的内容清除,而单元格本身仍然存在。 18.Excel 中的删除操作只是将单元格的内容删除,而单元格本身仍然存在。 19.在 Excel 工作中最多可设置 16 张工作表。 20.在 Windows 环境下可将其他软件的图片嵌入到 Excel 中。 ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) )

第 4 章 电子表格 Excel 制作的应用 .............................................................................................................................. 1 4.1 Excel 基础知识 ............................................................................................................................................... 1 4.1.1 Excel 概述 .......................................................................................................................................... 1 1. 强大的列表功能 ................................................................................................................................ 1 2. 数据计算功能 .................................................................................................................................... 1 3. 数据分析统计功能 ............................................................................................................................ 1 4. 数据图表功能 .................................................................................................................................... 1 5. XML 支持........................................................................................................................................... 1 4.1.2 Excel 的窗口组成 .............................................................................................................................. 1 4.1.3 Excel 基本对象 .................................................................................................................................. 3 1. 工作簿 ................................................................................................................................................ 3 2. 工作表 ................................................................................................................................................ 3 3. 单元格 ................................................................................................................................................ 3 4. 单元格区域 ........................................................................................................................................ 3 4.2 Excel 基本操作技巧 ....................................................................................................................................... 3 4.2.1 选定单元格 ........................................................................................................................................ 3 1. 选定一个单元格 ................................................................................................................................ 3 2. 选定连续的多个单元格..................................................................................................................... 4 3. 选定非连续的多个单元格................................................................................................................. 4 4. 选定整行单元格 ................................................................................................................................ 4 5. 选定整列单元格 ................................................................................................................................ 4 6. 选定全部单元格 ................................................................................................................................ 4 4.2.2 移动、复制与粘贴单元格数据 ........................................................................................................ 5 1. 移动单元格数据 ................................................................................................................................ 5 2. 复制并粘贴单元格 ............................................................................................................................ 5 4.2.3 插入和删除单元格 ............................................................................................................................ 6 1. 插入单元格 ........................................................................................................................................ 6 2. 插入行、列 ........................................................................................................................................ 7 3. 删除单元格 ........................................................................................................................................ 7 4. 删除行和列 ........................................................................................................................................ 7 4.2.4 合并居中单元格 ................................................................................................................................ 8 4.2.5 调整列宽、行高 ................................................................................................................................ 8 1. 使用对话框调整列宽与行高............................................................................................................. 8 2. 使用鼠标调整列宽或行高................................................................................................................. 8 3. 调整最适合的列宽与行高................................................................................................................. 9 4.2.6 查找和替换 ........................................................................................................................................ 9 1. 查找 .................................................................................................................................................... 9 2. 替换 .................................................................................................................................................. 10 4.2.7 修改与删除数据 .............................................................................................................................. 10 1. 修改单元格数据 .............................................................................................................................. 10 2. 删除单元格数据 .............................................................................................................................. 10 4.3 工作表数据的输入 ........................................................................................................................................ 11 4.3.1 数据与数据类型 .............................................................................................................................. 11 1. 文字型 .............................................................................................................................................. 11

2. 数值型 .............................................................................................................................................. 11 3. 日期和时间型 .................................................................................................................................. 11 4. 逻辑型 .............................................................................................................................................. 11 5. 公式型 .............................................................................................................................................. 12 6. 普通型 .............................................................................................................................................. 12 4.3.2 输入基本的数据 .............................................................................................................................. 12 1. 输入字符型数据 .............................................................................................................................. 12 2. 输入数值型数据 .............................................................................................................................. 12 3. 输入时间和日期型数据................................................................................................................... 12 4. 输入逻辑型数据 .............................................................................................................................. 13 5. 输入特殊符号 .................................................................................................................................. 13 4.3.3 自动填充数据 .................................................................................................................................. 14 1. 填充重复数据 .................................................................................................................................. 14 2. 填充有规律的数字、日期和其他项目........................................................................................... 14 3. 创建自定义填充序列 ...................................................................................................................... 14 4. 使用序列进行填充 .......................................................................................................................... 15 4.3.4 设置数据有效性 .............................................................................................................................. 16 1. 添加批注 .......................................................................................................................................... 16 2. 设置数据有效性 .............................................................................................................................. 16 4.3.5 导入外部数据 .................................................................................................................................. 18 4.4 工作表的格式化 .............................................................................................................................................. 20 4.4.1 设置单元格格式 .............................................................................................................................. 20 1. 设置数字格式 .................................................................................................................................. 20 2. 设置对齐方式 .................................................................................................................................. 21 3. 设置字体 .......................................................................................................................................... 21 4. 设置边框 .......................................................................................................................................... 22 5. 设置图案 .......................................................................................................................................... 23 4.4.2 设置工作表的背景 .......................................................................................................................... 23 4.4.3 自动套用格式 .................................................................................................................................. 24 4.4.4 使用条件格式 .................................................................................................................................. 25 4.4.5 设置表格样式 .................................................................................................................................. 26 1. 复制格式 .......................................................................................................................................... 26 2. 修改或删除样式 .............................................................................................................................. 27 4.5 管理工作表 ...................................................................................................................................................... 27 4.5.1 在多个工作表之间切换 .................................................................................................................. 27 4.5.2 新建和重命名工作表 ...................................................................................................................... 28 1. 新建工作表 ...................................................................................................................................... 28 2. 重命名工作表 .................................................................................................................................. 28 4.5.3 移动、复制和删除工作表 .............................................................................................................. 29 4.5.4 保护工作表和工作簿 ...................................................................................................................... 30 1. 保护工作表 ...................................................................................................................................... 30 2. 密码的设置 ...................................................................................................................................... 30 3. 保护工作簿 ...................................................................................................................................... 31 4.6 单元格引用 ....................................................................................................................................................... 31

4.6.1 单元格引用简介 .............................................................................................................................. 31 1. 引用的作用 ...................................................................................................................................... 31 2. 引用的样式 ...................................................................................................................................... 32 4.6.2 绝对引用与相对引用 ...................................................................................................................... 32 4.6.3 混合引用 .......................................................................................................................................... 33 4.7 公式与函数的应用 ........................................................................................................................................... 33 4.7.1 运算符 .............................................................................................................................................. 33 1. 公式的运算符 .................................................................................................................................. 33 2. 运算符的优先级 .............................................................................................................................. 34 4.7.2 公式的使用 ...................................................................................................................................... 35 1. 公式的编辑 ...................................................................................................................................... 35 2. 数据更新后公式计算的结果........................................................................................................... 37 3. 公式中的错误信息 .......................................................................................................................... 37 4.7.3 函数的使用 ...................................................................................................................................... 37 1. 函数的参数类型 .............................................................................................................................. 38 2. 常用的函数 ...................................................................................................................................... 38 3. 函数的输入 ...................................................................................................................................... 39 4. 自动求和 .......................................................................................................................................... 40 4.7.4 公式和函数的自动填充 .................................................................................................................. 40 4.8 数据管理与分析 ............................................................................................................................................. 41 4.7.5 数据表(数据清单) ...................................................................................................................... 41 1. 建立数据表 ...................................................................................................................................... 41 2. 编辑数据表中的数据 ...................................................................................................................... 41 3. 增加数据表中的记录 ...................................................................................................................... 42 4. 删除数据表中的记录 ...................................................................................................................... 42 5. 查找数据表中的内容 ...................................................................................................................... 42 4.7.6 数据的排序 ...................................................................................................................................... 43 1. 简单排序 .......................................................................................................................................... 43 2. 组合排序 .......................................................................................................................................... 44 4.7.7 数据的筛选 ...................................................................................................................................... 44 1. 自动筛选 .......................................................................................................................................... 45 2. 取消筛选 .......................................................................................................................................... 45 3. 高级筛选 .......................................................................................................................................... 45 4.7.8 数据的分类汇总 .............................................................................................................................. 48 4.7.9 数据的合并计算 .............................................................................................................................. 49 4.7.10 数据透视表和数据透视图 .............................................................................................................. 51 1. 创建数据透视表 .............................................................................................................................. 51 2. 编辑数据透视表 .............................................................................................................................. 55 3. 设置数据透视表格式 ...................................................................................................................... 55 4.9 数据图表 ........................................................................................................................................................... 56 4.9.1 图表基础 .......................................................................................................................................... 56 4.9.2 创建图表 .......................................................................................................................................... 56 4.9.3 修饰图表 .......................................................................................................................................... 59 1. 图表中的项目选择 .......................................................................................................................... 59

2. 图表区域的修饰 .............................................................................................................................. 59 3. 图表对象的修饰 .............................................................................................................................. 60 4.9.4 编辑图表 .......................................................................................................................................... 62 1. 设置图表选项 .................................................................................................................................. 62 2. 改变图表大小 .................................................................................................................................. 63 3. 移动和复制图表 .............................................................................................................................. 63 4. 设置图表区 ...................................................................................................................................... 64 4.9.5 改变图表类型 .................................................................................................................................. 64 4.9.6 更改图表中的数据 .......................................................................................................................... 65 1. 图表中数据的修改 .......................................................................................................................... 65 2. 向图表中添加数据 .......................................................................................................................... 66 3. 从图表中删除数据 .......................................................................................................................... 67 4.9.7 应用趋势线 ...................................................................................................................................... 67 4.10 工作表打印设置 .............................................................................................................................................. 67 4.10.1 页面设置 .......................................................................................................................................... 68 1. 页面设置 .......................................................................................................................................... 68 2. 设置页边距 ...................................................................................................................................... 68 3. 设置页眉与页脚 .............................................................................................................................. 69 4. 设置打印工作表 .............................................................................................................................. 70 4.10.2 设置打印区域 .................................................................................................................................. 71 4.10.3 打印预览 .......................................................................................................................................... 72 1. 设置打印预览窗口 .......................................................................................................................... 72 2. 缩放页面显示 .................................................................................................................................. 73 3. 调整页边距、页眉/页脚位置和数据列宽度.................................................................................. 73 4. 切换视图 .......................................................................................................................................... 73 4.10.4 打印 .................................................................................................................................................. 73 1. 简单打印 .......................................................................................................................................... 73 2. 设置打印选项 .................................................................................................................................. 74 4.10.5 使用人工分页 .................................................................................................................................. 74 4.11 综合实例 ....................................................................................................................................................... 75 4.11.1 基本操作题 ...................................................................................................................................... 75 4.11.2 综合操作题 ...................................................................................................................................... 79 4.11.3 模拟运算表 ...................................................................................................................................... 82 本章小结 .................................................................................................................................................................. 84 本章习题 .................................................................................................................................................................. 84


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