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做份漂亮的年终总结报告-1


做份漂亮的年终总结报告-1
做总结报告的主力——Word 篇 一个公司的年终总结, 不仅要以简洁的文字全面反映公司一年来 的工作情况,而且要使用一定的图表来形象的显示公司的发展态势。 该先生选用的是 Word2002,利用模板、目录、表格、插入对象、主 题等功能轻松打造出了一份美观实用的年终总结报告。

一、玩转模板

事半功倍

Word 提供了极其丰富的文档“模板” (Template)供用户使用, 利用模板只要在原有模板基础上进行必要的修改, 将自己的总结报告 内容添加进去,就可以快速的创建美观的总结报告。 1、选择模板 启动 Word2002,单击“文件”菜单,选择“新建”命令,从弹 出的“新建文档”任务窗口中单击“通用模板”选项。 在弹出的“模板”窗口中选择某个模板分类,然后从其中选择比 较适合做总结报告的模板, “确定” 单击 按钮后即可打开相应的模板。 提示:第一次使用 Word 的“通用模板”选项时,可能需要插入 Office 的安装光盘予以安装。 2、编辑总结封页、正文 使用模板的方法比较简单, 只要将自己总结报告中的内容替换模 板中原有内容,然后进行必要的修改即可。具体操作方法如下: 1)将“现代型报告”模板封页上的信息,如“××集团”“× 、 ×公司营销计划” ,替换为自己的公司信息,将不需要的信息予以删
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除。 2)将年终总结的正文复制到“模板”的正文中。一般情况下, “模板”的正文内容是关于如何使用模板的,大家可以做参考。为了 美化总结报告,必须重新设置正文格式。使用鼠标选定需要修改格式 的段落,比如标题“一、勇于开拓——2003 年主要工作概况” ,单击 “格式”菜单,选择“样式和格式”命令,然后在弹出的“样式和格 式”任务窗格中的“选择要应用的格式”列表框中选择相应的格式, 如“标题 1” ,同样方法为其他的段落或者标题选择相应的格式。 3、修改样式、图形 如果需要对某个段落的格式进行修改, 比如按照一般要求将总结 “正文”的“首行缩进”设置为 2 个字符,修改方法如下:将插入点 移到正文中的某个部分,然后单击“样式和格式”任务窗格中的“正 文文字”格式右边的下拉箭头,从弹出的菜单中选择“修改”命令, 在弹出的“修改样式”窗口中单击“格式”按钮,在随后弹出的命令 中选择“段落” ,最后从“段落”设置窗口中,将“首行缩进”设置 为 2 个字符,依次单击“确定”按钮即可。 为了增强文档的美观,在原有“现代型报告”模板的封页和正文 中插入一些图形。需要修改这些图形时,单击“视图”菜单,然后将 视图状态切换到“页面视图” ,使用鼠标右击需要修改的图形,从弹 出的快捷菜单中选择“编辑图片”“设置图片格式”等命令。也可以 、 单击“插入”菜单,选择“图片” ,将其他图片插入到总结中。

二、应用目录

主题,一目了然
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对于内容较多、结构复杂的年度总结,必须要考虑到查阅的便利 性。在总结报告的封面和总标题下面都插入目录,让浏览者对报告的 大致内容一目了然。 编辑目录较为简单的方法是使用内置的大纲级别格式或标题样 式,也可以采用自己标记的条目编制目录。由于前面所编辑的年终总 结已经为各级标题设置了标题样式, 因此只要按照以下方法操作就可 以插入目录。 将插入点移到总结报告封面需要插入目录的位置,单击“插入” 菜单,选择“引用”命令,然后单击“索引和目录”命令。在弹出的 “索引和目录”窗口中设置目录的格式、显示级别等项目,单击“确 定”按钮即可。 需要修改目录中的字体格式、更新目录时,使用鼠标选定目录, 然后右击鼠标,从弹出的快捷菜单中选择“字体”“更新域”命令即 、 可。 本年终工作总结报告需要存放在公司的局域网上供查阅。 而为总 结应用“主题”后,不仅文档色彩丰富,而且可以非常方便的通过 Web 以及 Word 的 Web 版式视图进行阅读。 单击“格式”菜单,选择“主题”命令,从弹出的“主题”窗口 的“请选择主题”列表框中,选择自己喜欢的主题,比如“边缘” 、 “古典”“砂岩”等,然后单击“确定”按钮即可。 、 如果需要对选择的主题做进一步的修改的话, 可以单击窗口中的 “样式库”按钮应用新的模板。需要注意的是:应用主题后的效果,
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只有在“Web 版式视图”状态下才可以看到。

三、修饰表格
插入到年终总结中的各种表格,格式各异,直接使用实在有碍观 瞻,所以修饰表格是个重要的步骤。 一般情况下插入到年终总结的表格样式比较单调, 可以通过为表 格应用格式的方法,为年终总结的数据添加一些色彩。 使用鼠标选定插入的电子表格,右击鼠标,从弹出的快捷菜单中 选择“表格自动套用格式”命令,在弹出的“表格自动套用格式”窗 口中,选择一种表格样式类型,选中下面的“将特殊格式应用于”中 的“标题行”复选框,这样表格中的标题将会应用特殊格式。 当自动套用的表格格式不适合自己需要时,比如“标题行”的字 体、颜色等,则单击“修改”按钮,在弹出的“修改样式”窗口中, 从“格式应用于”右边的列表框中选择“标题行” ,然后再按照自己 的需要设置字体、颜色、边框样式,最后依次单击“确定”“应用” 、 按钮即可。

四、用数据说话
——插入 Exceol 表格、Access 数据库 在年终总结中,能说明公司业绩的数据是必不可少的,在总结中 使用了大量 Excel 电子表格、Access 数据库等中的数据资料。应如 何做呢? 1、插入数据与源数据形影不离
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在 Word 中插入 Excel 电子表格的方法,一般有两种:一种是采 用插入文件的方法,另外一种是直接选择 Excel 电子表格相应的数据 区域,通过复制的方法粘贴到 Word 中,但是在很多情况下,需要让 Excel 工作表与 Word 同步更新,以便在编辑的过程中随时修改数据。 下面来看看如何将 Excel 工作表嵌入到 Word 中。 使用 Word 插入对象的方法,可以快速的将 Excel 工作表嵌入到 Word 文档中。单击“插入”菜单,选择“对象”命令,在弹出的“对 象”窗口中单击“由文件创建”选项卡,然后单击“浏览”按钮,搜 索到需要插入的工作表文件,单击“确定”按钮即可将工作表插入到 总结中。如果将窗口中的“链接到文件”复选框选中,则插入的工作 表会随着源工作表的变化而更新。 需要编辑插入的 Excel 工作表时, 选定插入的工作表, 右击鼠标, 从弹出的快捷菜单中选择“链接到工作表对象”命令,然后选择“编 辑”命令,就可以对工作表进行任意编辑了。 2、插入 Access 数据库 在年终总结报告中,可以非常方便的插入 Access 数据库中的资 料,而且可以实现查询等功能,比如“科技公司 2003 年行政费用支 出表.mdb”作为附件插入到年终报告总结中。 1)将光标移到需要插入数据库的位置,单击“视图”菜单,选 择“工具栏”命令,然后单击“数据库”命令,将会弹出数据库工具 栏。 2)单击工具栏中的“插入数据库”按钮,在弹出的“数据库”
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窗口中,单击“获取数据”按钮,从弹出的“选取数据源”对话框中 选择相应的数据源,比如“科技公司 2003 年行政费用支出表.mdb” , 单击“打开”按钮,然后选择相应的数据表格,单击“确定”按钮。 3)单击“数据库”窗口中的“查询选项”按钮,在弹出的窗口 中选择查询条件,包括“筛选纪录”“排序纪录”等,单击“确定” 、 按钮;单击“表格自动套用格式”按钮,从弹出的表格格式列表中选 择一种样式,单击“确定”按钮。 4)单击“插入数据”按钮,然后在弹出的“插入数据”窗口中 进行必要的设置,单击“确定”按钮即可将数据库中需要的数据表插 入到总结报告中。

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