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第七单元 采购管理
本单元内容
1 作用 2 业务 3 运作流程 4 效益 5 与其他业务子系统的关系

2020/2/5

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1 作用
(1)采购管理是供应链的重要环节
采购管理是严把质量的第一关
采购管理是成本控制的第一关
(2)适时、适量、适质、适价地完成采购 任务,为生产部门提供生产所需要的原材 料。
(3)想方设法降低采购成本,同时必须考 虑物料的库存成本。

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2 业务概述
接受物料需求或采购指示 选择供应商 下达订单 订单跟踪 验收货物

接受物料需求或采购指示

下达订单

订单跟踪

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选择供应商 (3要素)
验收货物
3

3 运作(在ERP系统中的实现)

建立供应商资源 生产采购计划 询价及洽谈 生成用款计划 下达订单 采购订单跟催 来料验收 结账与费用核算 采购订单结清 基础数据维护

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4

供应商 管理

供应商

送货

下单
订单 管理

收货 管理

由MRP生成 采购

采购

结算

计划

部门

管理

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用款计划

财务 与客户结算 部门

仓库 部门
5

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6

Order

Invoice
?

7

发票校验

MRP
1 决定采购需求

6

收货/库存管理

用友 物料管理

2 比较采购货源

5 采购订单跟踪
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3
Order
4 采购订单处理

选择供应商
7

采购申请 采购订单

采购文件类型
采购申请
询价

询价
?

采购订单

报价

报价
A

报价
?B

合同
批准订单

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采购文件类型
采购申请 询价 报价 采购订单 合同

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采购申请

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建立采购申请
MRP
消耗统计数据 库存管理 预测 确定订货数量和交货日期
采购申请 数量 需求日期

手工 (由用户部门)

部门1

部门2

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采购申请
对某种物料的需求 内部使用文件 可以自动或手动地转化为采购订单 授权采购组织在指定时间内购买指定数量
的物料 采购申请需经上级批准

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采购申请包括:
物料 地点 时间 数量 财务

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13

询价

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询价

物料 A

询价包括:
物料价格 送货时间 其它贸易条款

物料 B
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供应商 A
供应商 B
供应商 C
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供应商评估

供应商的总分

加权 主标准分

价格

质量

交货

服务

加权 次标准分

价格 水平

价格 历史

质量 准时 可靠性 交货

数量

发运 可靠性 创新 须知

客户服务

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报价单及其作用
报价单是由一个供应商对一个企业采购部门 关于满足对提供物料或履行服务条款的出 价。
报价单作用:采购员可以使用价格比较清单 对报价单的价格和条件进行对比分析,以 确定最优惠的报价单,数据可自动存储在 采购信息记录中,同时可以生成对报价不 满意的供货商的回绝信。

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定价条件
定价条件

价格
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额外收费 和折扣
毛 /净 价 格 的 百 分 比 或 绝对数量 货物成本 现金折扣
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采购订单

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什么是采购订单?

采购订单是具有法律效应的外部文件,它代表与

供应商之间的一个正式且经批准的采购业务

它包括:

- 供应商

- 物料

- 数量

- 价格

- 要求送货时间 - 贸易条款

- 付款条款

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采购订单处理

无参考

采购申请

询价/报价

合同

供应商 一次性供应商
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订单历史 采购订单

价格 %

条件

1

$

信息记录

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4 效益
(1)提高采购工作效率 (2)流程改革带来的效益 (3)较少文件流转,提高处
理信息的效率 (4)提高业务人员素质 (5)提高基础管理工作水平

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5 与其他业务子系统的关系

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弱势采购
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弱势采购,不得不引起重视的一部分
☆什么是弱势采购?

由于一些特殊的弱势原因,不能达到通常的采购

合同目标或买方的某些要求卖方无法满足:

价格维持降低;

交货始终稳定; 质量持续合格; 付款按照买方要求……

影响正常运作和产 品竞争力

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弱势采购-现象
弱势采购的现象或表层原因:
▲卖方市场产品或市场紧缺料; ▲买方的量太少,卖方不感兴趣; ▲买方技术/质量要求太高; ▲卖方即将淘汰的技术/产品; ▲紧急采购/要求的交货期卖方难以满足; ▲只有一个供应商,且供应商有专利保护; ▲其他可能的原因……

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弱势采购-现象
问题表现在采购部门,根源出在:
▲产品设计控制; ▲市场的把握度; ▲产品/材料计划的准确性/冗余度; ▲与供应商的合作关系; ▲采购风险管理; ▲……

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弱势采购-采购使命

采购的使命/企业的期望值----

基础

采购≠买东西!

增值

◎服务中心:

行为

提供专业的服务,保障生产经营的正常运作;

◎成本中心:

核心

持续降低整体拥有成本,直接增强产品竞争力;

◎监督管理中心:

制定实施供应商策略,参与资金规划,确保企业可持续发展;

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弱势采购-基本原则 三原则! ▲消除弱势采购存在的基础; ▲加强内部一体化风险预防; ▲突出采购部门的功能。

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弱势采购-实践
如何消除潜在风险? 产品设计部门 ▲最大限度选择通用器件、材料; ▲根据产品定位适用性原则选择器件、材料; ▲避免唯一/单一供应商; ▲避免使用专利产品;

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弱势采购-实践
如何消除潜在风险? 产品设计部门
▲供应商的早期介入; ▲与供应商签订长期协议; ▲问题出现前的设计改进或认可新器件/材料 ▲其他……。

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弱势采购-实践
如何消除潜在风险? 供应链管理部门
▲建立市场---销售预测---销售订单---产品计划快速反应机制; ▲采取多种方式提高预测的准确度; ▲加强计划的内部交流; ▲权衡衡库存成本与缺货风险成本;适当备货; ▲缺料应急预案; ▲问题材料重点监控; ▲其他……

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弱势采购-实践
如何消除潜在风险? 采购部门
▲项目研发阶段的早期介入供应商选择; ▲市场走势与需求计划分析与内部沟通; ▲集中数量购买; ▲通过电子商务平台进行采购; ▲委托主要供应商附带供应; ▲寻求代理商的服务; ▲掌握现货市场信息;

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弱势采购-实践
如何消除潜在风险? 采购部门
▲规范供应商选择标准; ▲与所有供应商保持良好的关系; ▲与所有供应商定期进行供货计划沟通; ▲降低供应商的销售费用; ▲增强供应商对本公司的信心; ▲摸清并协助解决供应商的难处/问题; ▲适当放宽付款、交货方式等合同条件;

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弱势采购-实践
如何消除潜在风险? 采购部门
▲作为成本中心,弱势采购应受到重视; ▲重要材料请公司上层直接协调; ▲树立“销售”订单的思想; ▲提高采购人员的专业能力; ▲其他……。

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弱势采购-实践
如何消除潜在风险? 必要流程或其他流程应包含的内容:
▲“紧急采购”; ▲“让步放行”; ▲“前期采购管理”; ▲“采购风险识别”; ▲“库存预警”; ▲ ……。

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思考:
建立了供应商合作伙伴关系后,怎样维护保 障合作关系的健康发展?
在制造业的实际工作中我们经常发现一种 “奇怪”的现象:库存水平越高,物料发 生短缺的频率就越高!也就是生产部门经 常抱怨采购供应部门时所说的:该来的不 来,不该来的都来了!怎么理解采购与库 存的关系。

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